Modelo de livro banco no Excel

Modelo de livro banco no Excel

Controlar o dinheiro da empresa não termina quando a venda ou a compra é registrada. A conta bancária tem movimento próprio: transferências recebidas, pagamentos a fornecedores, tarifas, notas de débito e notas de crédito que o banco aplica sem avisar. Se esse movimento não for anotado em um só lugar, o saldo dos livros termina diferente do saldo do extrato e ninguém sabe em que ponto os dois se separaram.

Este modelo de livro banco no Excel reúne o movimento de uma conta bancária em uma planilha com saldo corrido automático: você informa a data, o documento, o histórico e o valor na coluna de depósito ou de retirada, e o modelo calcula o saldo resultante em cada linha.

O que é um livro banco e para quem serve

O livro banco é o registro próprio de uma conta bancária. Não é o extrato enviado pelo banco nem a conciliação bancária: é a versão da empresa, escrita a partir dos seus próprios documentos, com o mesmo movimento que depois é comparado com o extrato. Cada linha corresponde a um movimento, com data, número de documento, histórico e terceiro.

É mantido um arquivo por conta. Se a empresa tem uma conta corrente em um banco e uma conta poupança em outro, o mais organizado é uma cópia do modelo para cada uma, com o cabeçalho preenchido com o nome do banco, o número da conta e a moeda. Assim o saldo de cada conta é lido separadamente e os movimentos de origens diferentes não se misturam.

Serve para qualquer negócio que receba ou pague por banco: lojas, oficinas, consultórios, escritórios de serviços, transportadoras. Também serve em casa, quando se quer saber quanto sobrou na conta depois dos pagamentos do mês. Não é preciso ser contador para preencher: é preciso anotar todos os dias e não deixar o fechamento para o fim do mês.

A conta bancária se movimenta por motivos que nem sempre chegam com um documento na mão. Uma tarifa de manutenção, a cobrança de uma parcela, um rendimento da poupança ou uma nota de ajuste aparecem direto no extrato. Esses são os movimentos que mais se esquecem e que depois obrigam a procurar a diferença. O livro banco foi pensado justamente para anotá-los: o modelo tem uma coluna de observações para explicar do que se trata cada nota.

Em que se diferencia do livro caixa

O livro caixa registra o dinheiro que entra e sai fisicamente, o valor contado no fechamento do dia. O livro banco registra o dinheiro que passa pela conta, sem cédulas nem moedas no meio. São dois livros distintos e convém não misturá-los: uma venda recebida com cartão não entra no caixa, entra no banco; um saque no caixa eletrônico aparece como retirada no banco e como entrada na caixa. Se os dois livros forem mantidos separados, as transferências entre um e outro ficam claras; se forem misturados, o saldo do caixa e o do banco se confundem e a conferência do dia não fecha.

O que este arquivo não é

O modelo é uma ferramenta de controle interno. Não é um livro oficial nem um documento fiscal, e não substitui os registros que cada empresa deva manter por sua conta. Seu valor está na ordem: um movimento por linha, com o seu comprovante e o saldo à vista.

O que o modelo inclui

O modelo está pronto para ser usado no mesmo dia do download. Veja o que ele traz:

O resumo por mês mostra de relance em que meses entrou mais dinheiro e em que meses saiu mais, sem revisar linha por linha. É útil para comparar com o orçamento e para explicar variações de um mês para o outro.

Colunas da planilha

Oito colunas sustentam todo o registro. São estas e assim se usam:

A coluna de saldo nunca é digitada. Se alguém a escrever à mão, a linha deixa de reagir e o saldo corrido se rompe. O mesmo acontece se uma linha for apagada com o botão de excluir: convém conferir se a fórmula da linha seguinte continua tomando o saldo anterior.

Como o saldo é calculado, com um exemplo

O saldo de cada linha resulta do saldo anterior mais o depósito menos a retirada. A primeira linha toma o saldo inicial do cabeçalho. Vejamos uma conta com saldo inicial de 3.000.000, três movimentos em setembro e o resultado em cada passo.

O primeiro movimento soma 1.500.000 ao saldo inicial de 3.000.000 e deixa 4.500.000. O segundo subtrai 800.000 e deixa 3.700.000. O terceiro subtrai 20.000 e deixa 3.680.000. No pé, os depósitos somam 1.500.000, as retiradas somam 820.000 e o saldo final coincide com o saldo da última linha: 3.680.000. Essa coincidência é o primeiro sinal de que o registro está bem feito. Se o saldo final do bloco de fechamento não coincidir com o da última linha, há uma linha sem data ou uma fórmula apagada, e vale procurá-la antes de continuar.

Passo a passo para começar

1. Baixe o modelo e salve com o nome do banco e o número da conta, para não confundir com o de outra conta.
2. Preencha o cabeçalho: nome do banco, número da conta, moeda e saldo inicial. O saldo inicial vem do extrato no dia em que o registro começa; se a conta é nova, escreva zero.
3. Anote cada movimento do dia em uma linha. Um movimento por linha, sem agrupar vários pagamentos em uma única linha: se forem agrupados, depois não será possível cruzar cada um com o seu comprovante.
4. Registre também o que não tem comprovante próprio: tarifas, notas de ajuste, rendimentos. Vão em linha própria, com a observação que explique do que se trata.
5. Confira ao fim do dia se o saldo da última linha faz sentido em relação ao que mostra o internet banking. Não é preciso que coincidam ao centavo todos os dias, mas uma diferença grande se investiga de imediato.
6. No fechamento do mês, use a planilha de resumo para revisar os doze meses e anote a data de fechamento e o saldo final no bloco de fechamento.

Dicas e erros comuns

• Não apague nem insira linhas no meio do registro: apagar uma linha rompe o saldo corrido das seguintes. Se sobrar uma linha, deixe-a vazia.
• Não escreva o número do documento como texto com zeros à esquerda inventados; use o número real do comprovante ou da transferência, tal como aparece.
• Separe os pagamentos agrupados. Se um fornecedor cobra três faturas em uma única transferência, convém uma linha por fatura com o mesmo número de transferência no campo do documento; assim fica claro o que foi pago.
• Anote os movimentos no mesmo dia. Deixar o registro para o fim do mês transforma o fechamento em uma busca de papéis e sempre aparece uma linha que ninguém lembra.
• Cuide da data. Uma data escrita como texto não entra no resumo por mês e o mês fica com menos movimento do que o real. Escreva a data na ordem de dia, mês e ano.
• Use a coluna de observações. É a que depois explica uma tarifa estranha, um ajuste ou uma nota que o banco aplicou sem avisar.

Quando vale a pena passar para um software

Enquanto o movimento da conta puder ser revisado na tela e o fechamento do mês for feito em uma tarde, a planilha dá conta. A hora de mudar chega quando existem várias contas bancárias, vários usuários lançando ao mesmo tempo ou um volume de movimentos que já não se consegue revisar. Chega também quando o livro banco precisa ser cruzado com a contabilidade e com a carteira de recebíveis, porque aí a planilha começa a duplicar um trabalho que um sistema faz sozinho.

Um bom ponto de partida é uma ferramenta já pensada para o registro contábil, e não apenas para guardar linhas. Kardex Tauro é um exemplo desse tipo de ferramenta: permite manter contas, movimentos e saldos em um só lugar e consultar o que passou por cada conta sem abrir o arquivo de cada mês.

De todo modo, a planilha continua útil como respaldo e como ferramenta de aprendizado. Muitos negócios começam com o modelo, aprendem a ordem do registro e só depois procuram um sistema. O importante é não parar de anotar.

Em resumo

Um livro banco organizado não evita as diferenças com o banco, mas faz com que sejam encontradas a tempo. Um movimento por linha, a data e o documento sempre à mão, e o saldo conferido todos os dias bastam para que o fechamento do mês deixe de ser um problema. Quando o registro crescer, o Kardex Tauro pode receber esse mesmo movimento sem perder a ordem.