Modelo de análise ABC de produtos em Excel

Modelo de análise ABC de produtos em Excel

Na maioria dos pequenos negócios, uma parte reduzida do catálogo responde por quase todo o faturamento. Esse desequilíbrio é a base da análise ABC: ordenar os produtos por receita e distribuí-los em três classes para decidir onde concentrar a atenção. Este modelo faz esse trabalho em uma única planilha. Você digita as unidades vendidas e o preço unitário de cada produto, e a planilha calcula a receita, a participação de cada item no total, o acumulado e a classe correspondente, sem tabela dinâmica e sem escrever uma fórmula por linha.

A classificação serve para decidir, não para enfeitar relatório. Um produto de classe A é revisado com mais frequência: o estoque é acompanhado, o preço é negociado com o fornecedor e a falta do item vira problema. Um produto de classe C não é abandonado, mas pode ser comprado com menos urgência e mantido em nível mais baixo. Com a lista ordenada, a compra deixa de depender da memória de quem atende no balcão e passa a se apoiar em um número que qualquer pessoa pode conferir.

Baixar o modelo em Excel

A planilha não impõe nenhuma regra de negócio. Os dois cortes que separam uma classe da outra são células editáveis no cabeçalho: por padrão a classe A vai até 80 por cento da receita acumulada e a classe B até 95 por cento, de modo que o restante fica em C. Se o catálogo for muito curto, muito longo ou muito sazonal, esses valores são alterados e a tabela inteira se reclassifica sozinha. As seções a seguir mostram o que o arquivo contém, como usá-lo, o que significa cada coluna e quais erros evitar antes de agir com a lista na mão.

O que é e o que resolve

A análise ABC prioriza um catálogo com um critério que se pode medir. Os produtos são ordenados da maior para a menor receita, calcula-se quanto cada um representa do total e essa participação é somada linha por linha. Quando o acumulado alcança o primeiro corte, o que ficou acima é classe A; no segundo, o que ficou no meio é classe B; o resto é classe C. Nada é arbitrário: a ordem é dada pelo dinheiro que cada produto traz no período.

O que ela responde é uma pergunta bem prática: de tudo o que vendemos, quais poucos itens merecem a maior parte do tempo? Em uma papelaria, por exemplo, a resma e o toner podem pesar mais do que vinte referências menores juntas. Sem esse dado, o esforço se espalha por igual e os produtos que sustentam o mês ficam sem acompanhamento. Ele não calcula lucro, não desconta custos nem projeta demanda: trabalha com receita, unidades vezes preço, e com a participação de cada produto nela.

Os blocos da planilha

O arquivo tem duas abas. A aba «ABC» é a de trabalho; a aba «Instrucoes» repete em texto o que cada bloco faz e resolve dúvidas sem sair do arquivo. Dentro da aba «ABC» as informações estão separadas em cinco blocos, lidos de cima para baixo.

O cabeçalho reúne os quatro dados que valem para toda a análise. A tabela de produtos ocupa o centro, com oito linhas de exemplo e vinte e duas vazias que já trazem a fórmula, então ao digitar unidades e preço o resto aparece sozinho. Abaixo estão os totais e o resumo por classe, que é o que se olha primeiro.

As colunas e o que cada uma significa

São oito colunas, das quais três são digitadas e cinco são calculadas. Saber qual é qual evita o erro mais comum: sobrescrever uma fórmula com um valor que depois não se atualiza quando as unidades mudam.

A participação e o acumulado ficam guardados como fração e aparecem com formato de porcentagem, então a planilha faz as contas com o valor completo e não com o número arredondado que se vê na tela. Essa diferença importa na hora do corte: um acumulado que fica um milésimo abaixo do limite é classificado de forma diferente de um que o alcança.

A classe não se digita à mão: quem calcula é uma fórmula que compara o acumulado da linha com o primeiro corte e, se o ultrapassar, com o segundo. Por isso, ao mudar um corte no cabeçalho, todas as classes se recalculam na hora e a tabela continua coerente. Se alguém digitar uma letra por cima da fórmula, aquela linha deixa de responder aos cortes e o resumo por classe começa a contar errado.

O exemplo que vem no arquivo

O arquivo chega preenchido com oito produtos de uma papelaria e receita total de 14.600.000, já ordenados da maior para a menor receita, que é a condição para o acumulado fazer sentido.

Os três primeiros produtos somam 10.400.000, o que equivale a 71,23 por cento da receita, e formam a classe A. O quarto e o quinto levam o acumulado a 82,19 e 90,41, ficam abaixo do segundo corte e formam a classe B com 2.800.000, ou 19,18 por cento. Os três últimos, com 1.400.000 e 9,59 por cento, são classe C. O acumulado percorre 32,88, 54,79, 71,23, 82,19, 90,41, 95,89, 98,63 e termina em 100,00, que é a prova de que a soma fechou.

A caneta movimenta o maior número de unidades, oitocentas, e mesmo assim cai na classe B porque o preço é baixo. É o argumento contra classificar por unidades, e o modelo o resolve sem discussão: o critério está na fórmula, não na opinião de quem analisa.

E há um aviso que a planilha não consegue dar sozinha: um produto pode ser classe A por receita e não ser por lucro. Se a margem é apertada, ele movimenta muito dinheiro e deixa pouco, e quando o de maior receita é também o de menor margem a compra não se decide apenas pela letra A.

Como usar, passo a passo

A ordem importa, sobretudo nos dois primeiros passos. Carregar produtos antes de revisar os cortes obriga a refazer o trabalho.

1. Baixe o arquivo e abra no Excel, no LibreOffice Calc ou no Google Sheets. As fórmulas funcionam nos três programas sem alteração.
2. Digite o nome da empresa e o período no cabeçalho. O período é texto livre: pode ser um mês, um trimestre ou uma campanha, desde que depois se lembre do que foi comparado.
3. Revise os dois cortes. Se o negócio usa os valores habituais, deixe em 80 e 95 por cento; se o catálogo é curto e você quer uma classe A mais rígida, baixe o primeiro.
4. Substitua os oito produtos do exemplo pelos seus, um por linha, com unidades vendidas e preço unitário. Não apague as linhas que sobram: deixe-as vazias e a fórmula não mostra nada.
5. Ordene a tabela da maior para a menor receita antes de ler as classes. Se os dados entrarem em outra ordem, o acumulado se forma igual, mas a classificação perde o sentido.
6. Leia o resumo por classe no fim: quantos produtos, quanta receita e que parte do total. É essa a foto que se leva para a reunião de compras.
7. Guarde uma cópia por período com o nome do mês no arquivo e deixe o modelo original limpo para o corte seguinte.

Com oito produtos leva minutos; com duzentos, uma tarde que costuma valer a pena.

Erros que vale evitar

A maioria das análises abandonadas falha não pela fórmula, mas pela forma como os dados foram lançados.

• Classificar por unidades vendidas em vez de por receita. O produto barato e de alto giro parece importante e recebe um acompanhamento que não lhe cabe.
• Não ordenar antes de classificar. O acumulado é uma soma corrida: com as linhas fora de ordem, os cortes caem em qualquer lugar.
• Digitar a classe à mão. Quando um corte ou um número muda, a letra fica velha e o resumo por classe deixa de bater com a tabela.
• Mudar os cortes no meio da análise: a comparação entre períodos se perde, porque um produto pode passar de A para B sem que nada tenha mudado.
• Misturar preço de tabela com preço de venda real na mesma tabela. A participação passa a ser calculada sobre uma base que não é homogênea e o resultado não significa nada.
• Deixar produtos sem movimento com receita zerada: não alteram o total, mas sujam a contagem do resumo e confundem a classe C.
• Ler a classe como se fosse medida de rentabilidade. Um produto de receita alta e margem baixa pode ser A na planilha e não ser A no lucro do negócio.

O arquivo abre no Excel, no LibreOffice Calc e no Google Sheets sem conversão. No Calc e no Sheets, confira o formato de número das colunas de receita, porque o separador de milhar segue a configuração regional; o valor não muda, só a exibição.

A planilha na tela

A captura abaixo mostra a aba «ABC» com o exemplo carregado, exatamente como ela aparece ao abrir o arquivo.

Na imagem distinguem-se os cinco blocos: a barra do título, o cabeçalho com empresa, período e os dois cortes, a tabela de oito produtos com a linha de totais e o resumo por classe. As colunas de receita usam o separador de milhar do idioma da planilha e a de classe já mostra as letras calculadas. A linha de totais fecha em 14.600.000 e o resumo divide essa cifra em 10.400.000, 2.800.000 e 1.400.000: se não baterem com seus dados, há uma linha fora do intervalo da soma.

Fechamento

Um catálogo ordenado por receita parece óbvio até ser feito. O modelo não decide por você: coloca o número onde ele pode ser visto e deixa a decisão com quem conhece o negócio, com participação e acumulado calculados do mesmo jeito sempre.

Se a análise se repete todo mês, o valor se multiplica: os produtos que mudam de classe contam uma história sobre preços, sortimento ou concorrência que nenhuma outra planilha mostra com tanta clareza.

Baixar o arquivo em Excel

Kardex Tauro publica este modelo como ferramenta de controle interno: os valores e os cortes são editáveis e o arquivo não calcula impostos nem substitui um demonstrativo contábil.