Modelo de controle de ativos fixos no Excel: download grátis

Modelo de controle de ativos fixos no Excel: download grátis

Um ativo fixo é um bem durável que o seu negócio usa para operar e que mantém a sua utilidade por mais de um período contábil: um computador, uma mesa, uma impressora, uma cadeira ergonômica, uma máquina de produção, uma prateleira, uma ferramenta ou um veículo de entrega. Diferente do papel, da tinta ou do serviço de internet, que se consomem no dia a dia, esses bens permanecem na empresa durante anos e, na maioria dos casos, representam um investimento importante de dinheiro. Por isso eles merecem um controle próprio: sem um registro organizado, você não sabe com certeza o que o seu negócio tem, onde cada bem está, quem é o responsável por ele, quanto custou, em que estado se encontra e desde quando. Essa falta de informação vira prejuízo silencioso: equipamentos que se perdem, compras duplicadas porque ninguém lembra que já existe um igual, bens que se deterioram em um depósito esquecido e diferenças que só aparecem na hora de segurar o patrimônio do negócio ou de responder a uma auditoria.

Neste artigo eu explico o que conta como ativo fixo e o que não conta, quais dados um controle confiável deve ter e quais são os erros mais comuns na gestão desses bens, com um exemplo resolvido para você ver o resultado. Você também pode baixar grátis o modelo de controle de ativos fixos no Excel: um arquivo pronto para usar com a planilha Ativos Fixos, uma lista com filtros preparada para cem bens, listas suspensas de categoria e de estado, o total do custo de aquisição e uma folha de instruções com um exemplo resolvido. Basta abrir o arquivo, preencher os seus dados e manter tudo atualizado.

O que o modelo de controle de ativos fixos inclui

O modelo é um arquivo do Excel com duas planilhas. A primeira, chamada Ativos Fixos, é o controle principal: uma lista com filtros em que cada linha corresponde a um bem do seu negócio. A segunda é uma folha de instruções que explica como preencher cada coluna, com um exemplo resolvido que você pode conferir antes de começar. Isto é o que você encontra dentro do arquivo:

O que é um ativo fixo e o que não é

A regra prática para decidir se um bem entra neste modelo tem duas partes. Primeira: o bem deve durar mais de um período contábil, ou seja, a vida útil dele deve passar de um ano. Segunda: ele deve ser usado na operação do negócio, e não estar destinado à venda. O computador em que você trabalha todos os dias, a cadeira da recepção, a máquina que produz ou o veículo que faz as entregas são ativos fixos. Já os gastos do dia a dia não são: o papel que se imprime e se consome, a tinta, a conta de luz, o aluguel ou o reparo simples de um equipamento viram despesa do período e não devem aparecer neste controle, porque a vida útil deles não chega a um ano nem representam um bem que permanece na empresa. Esta é a diferença em um relance:

Uma nota honesta sobre a depreciação: este modelo registra o custo de aquisição e o estado de cada bem, mas não calcula a depreciação. Esse cálculo depende da vida útil, do método e dos limites que a norma contábil ou tributária de cada país estabelece, e às vezes das políticas internas de cada empresa. Por isso o modelo deixa a depreciação de fora e recomenda fazer esse cálculo em uma tabela à parte, com o apoio do seu contador, em vez de inventar aqui uma regra que pode não valer para o seu caso. Com o registro organizado do custo, da data e da categoria de cada bem, o seu contador tem tudo o que precisa para fazer esse cálculo corretamente.

Exemplo resolvido: cinco ativos registrados

Para você ver como fica um controle bem feito, imagine um escritório pequeno que comprou os primeiros ativos durante o ano. Ao preencher o modelo, a planilha Ativos Fixos ficaria assim. Repare em dois detalhes: a impressora está em reparo mas continua na lista, porque o bem ainda existe e precisa poder ser rastreado, e a cadeira está em depósito, porque foi comprada como reposição e ainda não tem um posto de trabalho definido. Os valores aparecem na moeda local:

Em cinco linhas ficou resumida uma parte importante do patrimônio desse negócio: o que ele tem, desde quando, quem responde por cada bem e quanto custou. Com essa mesma lista, a dona do escritório pode responder em minutos quanto somam os ativos, o que está em depósito ou qual equipamento está em reparo e desde quando, sem procurar papéis nem depender da memória de ninguém.

Como usar o modelo passo a passo

O controle de ativos fixos não é complicado, mas funciona quando você segue uma ordem. Estes são os passos que eu recomendo:

1. Crie um código único e coloque uma etiqueta física. Antes de registrar um bem, atribua um código como AF-001 e escreva esse mesmo código em uma etiqueta que você fixa no ativo. O código é a ponte entre o bem físico e a linha do modelo: quando qualquer pessoa vir a etiqueta, ela pode procurar o código na lista e conhecer o histórico completo.

2. Faça a entrada com o documento de apoio. Quando um bem novo chegar, preencha a linha inteira no mesmo dia: descrição, categoria, localização, responsável, data da compra, fornecedor, custo e estado. Guarde junto com o arquivo a nota fiscal ou o recibo que respalda a entrada; sem esse documento, o valor e a data registrados não têm como ser comprovados.

3. Mantenha as mudanças em dia. Se um ativo mudar de responsável, for transferido para outra unidade ou entrar em reparo, atualize a linha na hora e não semanas depois. As listas suspensas do modelo existem justamente para que o estado fique sempre escrito com as mesmas palavras e os filtros continuem funcionando.

4. Autorize as baixas. Nenhum bem deve sair da lista sem autorização: quando um item é vendido, se perde ou é baixado por desgaste, marque o estado como Baixado, explique o motivo nas observações e deixe a linha no lugar. O histórico completo vale mais do que uma lista curta e limpa.

5. Confira contra o inventário físico. Pelo menos uma vez por ano, percorra o escritório ou o depósito com a lista impressa e confirme que cada bem etiquetado existe e está no estado registrado. Essa revisão transforma o modelo em um controle de verdade e não em um documento de enfeite.

Erros comuns no controle de ativos fixos

Ainda que o modelo resolva a estrutura, o resultado depende do uso. Estes são os erros que mais se repetem nos pequenos negócios:

Registrar sem códigos. Se a lista diz computador, computador e computador, ninguém sabe qual é qual. Sem código único e sem etiqueta física, o controle perde a utilidade logo no primeiro dia.

Deixar ativos sem responsável. Um bem que não tem uma pessoa ou um cargo definido acaba abandonado: ninguém o reclama, ninguém responde por ele e ninguém percebe quando ele quebra ou desaparece.

Não conferir contra o inventário físico. A planilha pode estar perfeita enquanto a realidade é outra. Se você não fizer uma contagem física pelo menos uma vez por ano, as diferenças se acumulam em silêncio até virarem prejuízo real.

Registrar sem documento de apoio. Anotar o custo de memória transforma o controle em uma simples lista de intenções: sem nota fiscal nem recibo, não há como comprovar quando o bem foi comprado nem quanto custou.

Misturar gastos do dia com ativos fixos. Incluir papelaria, serviços ou reparos simples infla o total do custo de aquisição e desorganiza a informação que o seu contador vai precisar depois.

Ativos fixos e controle com software

O modelo é uma excelente ferramenta enquanto o número de bens é administrável e o negócio tem uma única unidade ou poucos responsáveis. Quando crescem os escritórios, os equipamentos e as movimentações, manter um arquivo do Excel em dia começa a exigir mais disciplina do que qualquer pessoa consegue sustentar sozinha. Nesse ponto, muitas empresas dão o salto para um sistema em que o controle não depende mais de uma planilha que viaja de computador em computador.

Uma opção honesta é o Kardex Tauro, um sistema de inventário geral em que você também pode registrar esses bens com código, categoria e estado, junto com o restante dos itens que o seu negócio controla, com movimentações e responsáveis registrados em um só lugar. O modelo deste artigo é um excelente primeiro passo para organizar os seus ativos fixos hoje mesmo, e o software aparece quando você quiser levar esse mesmo controle a outro nível com os seus outros inventários incluídos.

Baixe o modelo, atribua os códigos, fixe as etiquetas e defina um responsável para cada bem. Com o controle em dia, o seu negócio vai saber sempre o que tem, onde está e quanto vale.