Modelo de caixa pequeno no Excel: download grátis

Modelo de caixa pequeno no Excel: download grátis

Em quase todo negócio aparecem despesas pequenas de um dia para o outro: acaba a tinta da impressora, é preciso pagar uma entrega urgente, comprar café para a sala de espera, conseguir embalagens para um pedido ou cobrir o estacionamento do veículo de entrega. Emitir uma fatura completa ou fazer uma transferência bancária para cada um desses valores seria lento e pouco prático, por isso muitas empresas mantêm um caixa pequeno: um fundo fixo de dinheiro em espécie que a administração destina exclusivamente para esse tipo de despesa miúda do dia a dia e que é reposto sempre que fica abaixo do nível combinado. O mecanismo é simples, mas se esse dinheiro não for controlado, ele pode sumir sem deixar rastro e virar dor de cabeça na hora de fechar as contas do mês.

O controle de caixa pequeno consiste em registrar cada saída: quem recebeu o dinheiro, quanto, em que data, por qual motivo e com qual vale ou recibo isso foi comprovado. O modelo de caixa pequeno no Excel que você pode baixar grátis neste artigo automatiza esse registro: você define o valor do fundo e o limite a partir do qual quer solicitar o reembolso, anota cada despesa em uma tabela preparada com duzentas linhas e a planilha calcula sozinha o total gasto, o reembolso a solicitar e o saldo disponível. Ele faz parte da coleção de modelos gratuitos do Kardex Tauro, criados para você administrar um negócio pequeno sem complicação.

O que o modelo de controle de caixa pequeno inclui

O arquivo para download é um livro do Excel com duas folhas: a folha principal, chamada Caixa Pequeno, onde o fundo é administrado, e uma folha de Instruções que explica cada célula e mostra como usar o arquivo com um exemplo. Não há macros nem fórmulas para você escrever: apenas células para os seus dados e células que a planilha calcula sozinha. Isto é o que você encontra ao abrir o arquivo:

Além disso, a folha de Instruções lembra uma regra que não admite exceções: toda despesa de caixa pequeno exige seu vale ou recibo e, sem esse comprovante, a despesa não é reembolsada. É essa regra que mantém o fundo organizado por mais linhas que sejam preenchidas.

Como funciona o fundo fixo de caixa pequeno

O caixa pequeno funciona com um ciclo de três momentos que se repete sem parar: gasta-se, comprova-se e reembolsa-se. Primeiro, a administração define um valor fixo em espécie e nomeia um responsável, normalmente a pessoa que recebe o dinheiro, guarda-o sob chave e o entrega mediante solicitação. Quando alguém precisa pagar uma despesa pequena, o responsável entrega o valor e exige em troca um vale assinado ou o recibo do fornecedor; sem um dos dois, o dinheiro não sai do fundo.

Segundo, cada saída é registrada no mesmo dia na tabela de despesas do modelo: anota-se a data, o número do vale ou recibo, o motivo, o beneficiário, a área a que a despesa pertence e o valor. Os comprovantes são arquivados em ordem consecutiva, em um envelope ou pasta usada somente para o caixa pequeno, para que cada centavo possa ser mostrado sempre que alguém pedir. Se a despesa não tem comprovante, ela simplesmente não é reembolsável: essa é a regra que evita os abusos.

Terceiro, quando o saldo disponível chega ao limite definido, a planilha mostra Solicitar reembolso e é hora de repor o fundo: o responsável monta uma relação das despesas com seus comprovantes, apresenta-a à administração ou à contabilidade e recebe de volta, em espécie, exatamente o total gasto. Com esse reembolso o fundo volta ao valor original e o ciclo recomeça.

No meio do ciclo é prudente fazer contagens periódicas: contar o dinheiro físico que resta no fundo, somar os vales e recibos ainda não reembolsados e comparar o resultado com o valor do fundo. Se os dois números coincidem, está tudo em ordem; se não coincidem, há uma diferença para menos ou para mais que precisa ser explicada na hora. O modelo facilita essa contagem porque mostra o saldo esperado instantaneamente.

Exemplo de caixa pequeno no Excel

Suponha um negócio com um fundo de caixa pequeno de 200.000 e um limite de 50.000 para solicitar o reembolso. Durante a primeira semana do mês, estas cinco despesas são registradas:

Na semana, foram gastos 67.000. Se subtrairmos esse total do fundo definido, o saldo disponível é 133.000, um valor ainda confortável diante do limite de 50.000, então a situação do fundo continua mostrando OK e não é preciso pedir reposição. Se na semana seguinte o negócio continuasse gastando até deixar o saldo em 50.000 ou menos, a planilha passaria a mostrar Solicitar reembolso: nesse momento apresenta-se a relação de despesas com seus comprovantes e pede-se a reposição do total gasto para que o fundo volte a ficar em 200.000.

Como usar o modelo passo a passo

Colocar o controle de caixa pequeno em funcionamento leva menos de dez minutos. A ordem recomendada é esta:

1. Defina o fundo: digite na célula Fundo definido o valor em espécie que a administração destina, por exemplo 200.000.
2. Defina o limite: digite na célula dele o saldo a partir do qual você quer repor o fundo, por exemplo 50.000.
3. Entregue ao responsável um talonário ou caderno de vales numerados, para que cada saída fique identificada com seu número consecutivo.
4. Registre cada despesa no mesmo dia em que ela ocorre: data, número do vale ou recibo, motivo, beneficiário, área e valor.
5. Confira a situação do fundo antes de autorizar novos pagamentos: se mostrar Solicitar reembolso, primeiro reponha o caixa.
6. Solicite o reembolso quando for o caso: reúna os vales e recibos, monte a relação de despesas e receba o dinheiro que deixa o fundo no valor original.
7. Faça uma contagem pelo menos uma vez por semana: conte o dinheiro físico e compare com o saldo que a planilha mostra.
8. Arquive os comprovantes por mês e guarde uma cópia do registro, impressa ou no arquivo, para os fechamentos contábeis.

Erros comuns no controle de caixa pequeno

Mesmo sendo um mecanismo simples, os mesmos descuidos se repetem em muitos negócios. Conhecê-los ajuda a evitá-los:

Despesas sem vale nem recibo. É o erro mais grave: quando o dinheiro sai sem comprovante, não há como provar em que foi gasto nem como reembolsá-lo. A regra de ouro é que sem comprovante não há reembolso, e o responsável deve exigir o vale ou recibo antes de entregar um único centavo.

Um único responsável sem supervisão. Quando uma só pessoa recebe, entrega e registra o dinheiro e ninguém confere o trabalho dela, diferenças ou irregularidades podem passar anos sem ser notadas. É prudente que outra pessoa, diferente do responsável, faça contagens periódicas e revise a relação de despesas.

Não fazer contagens. Se o dinheiro só é contado quando o fundo acaba, as diferenças são descobertas tarde e é impossível saber quando nem por que aconteceram. Uma contagem semanal de dez minutos evita surpresas no fim do mês.

Usar o caixa pequeno para o que não é. Pagar despesas grandes, compras que precisam ser faturadas ou gastos pessoais com o fundo descaracteriza o mecanismo e bagunça a contabilidade. O caixa pequeno serve apenas para despesas miúdas, autorizadas e devidamente comprovadas.

Caixa pequeno e controle de despesas com software

O modelo no Excel é um excelente ponto de partida, mas quando o negócio cresce, é importante que cada saída do caixa pequeno fique conectada ao restante das informações financeiras. É aí que entra o Kardex Tauro: um software de gestão pensado para negócios pequenos no qual você registra despesas e saídas de caixa de forma rastreável. Cada movimento fica associado à sua data, ao seu responsável e ao seu comprovante, e a qualquer momento você pode consultar quanto foi gasto, em quê e quem autorizou, sem depender de planilhas que são arquivadas e esquecidas.

Você não precisa escolher entre um e outro: o modelo ajuda a organizar o dia a dia do dinheiro miúdo e o software consolida a história completa das despesas do negócio. Muitos administradores começam com o formato no Excel e migram para o software quando o volume de operações justifica, levando já organizados os registros que o modelo os ajudou a construir.

O caixa pequeno não precisa ser uma caixa-preta. Com um fundo definido, vales numerados, comprovantes arquivados, contagens periódicas e um registro em dia, o dinheiro miúdo do negócio fica transparente: qualquer pessoa pode ver de onde saiu cada centavo e para onde foi. Essa transparência, que parece um detalhe menor, protege o responsável, a administração e o negócio inteiro.

Baixe o modelo, defina o seu fundo e comece hoje mesmo a controlar o caixa pequeno com um registro claro e automático.