Modelo de nota de débito no Excel: download grátis

Modelo de nota de débito no Excel: download grátis

Existem cobranças que só aparecem depois que a venda já foi faturada. O cliente atrasou e é preciso cobrar juros de mora, o banco descontou tarifas de uma transferência devolvida, o frete ficou de fora ou foram prestados serviços extras que ninguém tinha orçado. A fatura original não pode ser reescrita, e anotar a diferença à mão numa cópia é má ideia: um mês depois ninguém lembra o que foi acrescentado nem quando.

Este modelo de nota de débito no Excel registra esses valores numa única página: número, data, moeda, documento afetado, motivo da lista, forma de pagamento, emitente e terceiro, as linhas da cobrança, subtotal automático, imposto como célula editável, total do documento e valor em letras.

O que é uma nota de débito e para quem serve

Uma nota de débito é um documento de escritório que aumenta o valor de uma venda já faturada. Não substitui a fatura nem a corrige: soma-se a ela. Por isso é arquivada junto ao documento original, entregue ao cliente com numeração própria e guardada na mesma pasta do cliente. É o documento irmão da nota de crédito: a nota de crédito diminui o valor de uma venda e a nota de débito aumenta. Quando uma devolução foi resolvida com uma nota de crédito e depois aparece uma cobrança nova, essa cobrança é resolvida com uma nota de débito, e as duas peças ficam no mesmo processo.

Serve para qualquer negócio que venda a prazo e precise cobrar algo depois de emitir a fatura: distribuidoras que cobram frete, oficinas que acrescentam peças não previstas, prestadores de serviço que faturam horas adicionais, locadores que cobram juros de mora, lojas de material que ajustam diferenças de peso ou de medida. Também serve para o pequeno negócio que não tem um sistema para gerar essas notas e as monta no Excel, porque o modelo já traz a estrutura pronta e só precisa ser preenchido.

O campo que não pode ficar em branco

O campo do documento afetado é o coração deste modelo. Nele se escreve o número do documento cujo valor está sendo aumentado: a fatura, a venda ou o documento equivalente. Sem esse dado a nota fica no ar: aparece uma cobrança sem origem, o cliente não reconhece do que se trata e a conciliação posterior vira um quebra-cabeça de ligações e mensagens. Uma nota de débito sem documento afetado não é uma nota, é um recibo solto.

Vale escrevê-lo exatamente como aparece no documento original, com as mesmas letras e os mesmos dígitos, para que a conferência seja direta. Se a fatura afetada tem várias parcelas ou vários itens, anota-se o documento completo e o detalhe vai nas linhas da nota;

Um bom hábito de escritório é numerar as notas numa série separada da das faturas e manter um registro simples de saída, com a data, o terceiro e o documento afetado. Assim, quando o cliente pergunta por uma cobrança, a busca é imediata. Também vale decidir de antemão quem assina e em que ordem, porque uma nota assinada apenas por quem a preparou tem menos peso do que uma que passou por revisão.

O que o modelo inclui

O documento inteiro cabe em uma página e cada bloco tem uma função clara dentro da cobrança:

Colunas da planilha

A planilha de detalhe tem cinco colunas e apenas uma delas se calcula sozinha:

Como o total é calculado: o exemplo completo

Um caso típico mostra como a nota é montada de cima para baixo. A nota de débito número 5 de 30/09 é emitida por juros de mora sobre a fatura F-1045, e o detalhe fica assim:

A soma dos subtotais dá 120.000 e esse é o subtotal geral. Neste exemplo não se cobra imposto, então a célula do imposto fica em zero e o total do documento é 120.000, valor que também se escreve em letras. Se houvesse imposto, ele seria digitado na própria célula e o total se moveria sozinho. Os valores das linhas nunca são digitados duas vezes: o subtotal é montado com quantidade por valor unitário e o total com o subtotal geral mais o imposto digitado.

Esse encadeamento é o que torna a planilha útil. Se alguém corrige um valor unitário, o subtotal da linha, o subtotal geral e o total se ajustam de uma vez, e só resta escrever de novo o valor em letras. O único número que o modelo não adivinha é o imposto, porque ele depende do negócio e do conceito cobrado;

Repare ainda na ordem das linhas do exemplo: vão da mais antiga para a mais recente. Essa ordem natural facilita a conferência com os extratos do cliente e deixa evidente que se está cobrando o período completo e não uma parte dele. Se um mês ficou sem cobrar, a ausência salta aos olhos de imediato.

Como preencher a nota passo a passo

1. Escreva o número da nota e a data. Use uma numeração própria, seguida e sem saltos, para que nenhuma nota se repita.
2. Marque a moeda e anote o documento afetado: a fatura ou a venda cujo valor você está aumentando.
3. Escolha o motivo da lista, por exemplo juros de mora, gastos de cobrança, frete ou serviços adicionais, e indique a forma de pagamento.
4. Preencha emitente e terceiro com os nomes e as identificações, tal como aparecem na fatura original.
5. Descreva cada cobrança nas doze linhas de detalhe, com sua quantidade e seu valor unitário, e deixe o subtotal da linha se calcular sozinho.
6. Confira o subtotal geral, digite o imposto se houver, verifique o total, copie o valor em letras, anote as observações e recolha as três assinaturas.

Dicas e erros comuns

• Escreva o motivo com palavras concretas. Um rótulo vago não diz nada; juros de mora com mês e ano dizem tudo.
• Não misture conceitos numa mesma linha. Juros e gastos de cobrança vão em linhas separadas para que o cliente possa revisar cada cobrança.
• Cuide da data de competência. Os juros correm desde o dia do vencimento, não desde o dia em que você lembrou da cobrança.
• Nunca reutilize um número. Uma nota duplicada no arquivo é o erro que mais tempo faz perder depois.
• Não apague nem sobrescreva a fatura original para embutir o ajuste. A nota de débito vive separada e é arquivada junto ao documento afetado.
• Tenha claro que assinar a nota não a transforma em documento oficial. Este modelo é uma ferramenta de controle interno e de cobrança e não substitui nenhum documento exigido por uma autoridade.
• Anote nas observações a referência do comprovante da cobrança, por exemplo o número da carta de cobrança ou do e-mail enviado. Esse detalhe evita discussões quando o cliente pede o embasamento dos juros.
• Use uma única moeda por nota. Se a cobrança chega em moedas diferentes, emita uma nota para cada uma e evite conversões escritas à mão.

Quando vale passar para um software

O modelo em Excel funciona bem enquanto as notas são poucas e alguém as arquiva com cuidado. Quando o negócio começa a emiti-las todos os meses, quando várias pessoas cobram ou quando o volume cresce, a planilha deixa de bastar: falta o histórico por cliente, fica difícil ver quais notas continuam em aberto e o arquivo se enche de versões diferentes. Nesse ponto o controle se perde, não pelo modelo, mas pela desorganização.

O passo natural é levar isso para um sistema que guarde a fatura, a nota e o saldo do cliente no mesmo lugar. O Kardex Tauro trabalha com vendas, carteira e documentos ligados entre si, de modo que a nota de débito é criada a partir da fatura afetada e o saldo se atualiza sem digitar nada de novo. Mesmo assim, vale começar pelo modelo: entender a estrutura de uma nota de débito é o passo anterior para configurar bem qualquer sistema. O Kardex Tauro não vem substituir o seu critério, vem tirar o trabalho repetitivo.

Baixe o modelo, preencha uma nota de teste com o exemplo deste guia e compare o resultado com a sua fatura. Se o subtotal e o total fecharem de primeira, você já tem o controle na mão.