Modelo de custo de produção e vendas no Excel

Modelo de custo de produção e vendas no Excel

Num negócio que compra e revende, o custo do que foi vendido quase se lê na fatura do fornecedor. Num negócio que transforma matéria-prima, não: o que foi comprado não é o que foi consumido, porque uma parte ficou no estoque, e o que foi fabricado também não é o que foi vendido, porque há produtos acabados esperando comprador. É nessa diferença que vive o custo de produção e vendas.

Este modelo de custo de produção e vendas no Excel monta todo o percurso numa única planilha de linhas fixas: matérias-primas, mão de obra direta, custos indiretos, custo de produção do período e custo de produção e vendas, com as células calculadas já resolvidas e uma conferência final contra o custo das vendas da demonstração do resultado.

O que é o custo de produção e vendas

É o demonstrativo que explica como se formou o custo do que foi vendido no período. Não é um relatório de estoque nem uma lista de compras: é a ponte entre o que entrou no almoxarifado, o que foi transformado na fábrica e o que saiu para a venda. Seu último total é um único número, e esse número tem um destino exato: a linha de custo das vendas da demonstração do resultado.

Precisa dele qualquer negócio que fabrique ou transforme: padarias, confecções, fábricas de móveis, indústrias de alimentos, gráficas. Também precisa o comércio que embala ou mistura produtos antes de vender, porque aí comprar e vender deixam de ser o mesmo movimento. Serve para três coisas práticas: avaliar bem o estoque final, saber se o preço de venda cobre o custo de fabricar e enxergar cedo as diferenças entre o que diz o estoque e o que diz a contabilidade.

O percurso do custo, da matéria-prima ao que foi vendido

O demonstrativo se lê de cima para baixo. Primeiro as matérias-primas: o estoque inicial mais as compras menos o estoque final dão o consumo, isto é, o que de fato foi gasto. Depois a mão de obra direta e os custos indiretos, que se somam a esse consumo para chegar ao custo de produção do período. E no fim os produtos acabados: o que já estava fabricado no início, mais o que foi fabricado, menos o que ficou sem vender, dão o custo de produção e vendas.

Numa linha: matéria-prima até o consumo, consumo até o custo de produção, e custo de produção até o que foi vendido. Cada passo desconta o que ficou no estoque, e por isso o demonstrativo não termina no que foi comprado nem no que foi fabricado, mas no que saiu.

O que a planilha inclui

O item fica na coluna A e o valor na coluna C. Algumas linhas são digitadas e outras se calculam sozinhas. Esta é a lista completa, na ordem em que aparece.

Os quatro números grandes do demonstrativo não se digitam: se calculam. O que se digita são os saldos de estoque, as compras, a mão de obra, as quatro linhas de custos indiretos e os produtos acabados.

O exemplo numérico, passo a passo

Este é o caso resolvido que acompanha o modelo, com os números na mesma ordem do demonstrativo.

A conferência fecha porque o último total do demonstrativo e o custo das vendas já registrado são o mesmo número. Quando não coincidem, a planilha avisa e mostra a diferença, que é onde costumam aparecer os problemas de estoque: material recebido e não registrado, saídas sem documento de suporte e contagens que não foram lançadas na contabilidade. Esse aviso não resolve o problema, mas diz quanto ele vale e onde procurar.

Por que o estoque final se desconta

É a confusão mais comum. Se foram comprados 2.400.000 de matéria-prima e sobraram 600.000 no estoque no fechamento, esses 600.000 não foram consumidos: continuam ali, prontos para o período seguinte. Cobrá-los como custo do que foi vendido seria carregar no mês uma despesa que ainda não aconteceu. Por isso o estoque final se desconta: o que não foi consumido ficou no estoque e passa a ser custo do período em que for usado.

O estoque inicial, ao contrário, soma: essa matéria-prima foi paga antes e é agora que se consome.

Por que o produto que ficou sem vender também se desconta

O mês termina e há produtos acabados que ninguém comprou. Eles já custaram matéria-prima, mão de obra e serviços, mas ainda não geraram receita. Se ficassem dentro do custo das vendas, a demonstração do resultado mostraria um custo sem a sua receita e a margem apareceria afundada sem motivo. Por isso os produtos acabados finais se descontam do custo de produção: o que ficou no estoque é separado e se transforma em custo do período em que for vendido.

Os dois descontos são a mesma ideia aplicada duas vezes: uma no estoque de matéria-prima e outra no de produtos acabados. O que não saiu não se desconta contra as vendas do mês.

Deste demonstrativo para a demonstração do resultado

O último total deste demonstrativo alimenta a linha de custo das vendas da demonstração do resultado, e essa linha transforma a receita de vendas em lucro bruto. Se o total está errado, a margem também fica errada.

A conferência contra o custo das vendas

A última linha da planilha cruza o total calculado com o custo das vendas já registrado na contabilidade. Se os dois números coincidem, o demonstrativo fecha. Se não coincidem, a planilha avisa e mostra a diferença, que é onde costumam nascer os problemas de estoque: material recebido e não registrado, saídas sem suporte e contagens que não passaram para a contabilidade. Esse aviso não resolve o problema, mas diz quanto ele vale e onde procurar.

A mão de obra e os custos indiretos

A mão de obra direta é o custo das pessoas que trabalham diretamente no produto: a linha de produção, o operador da fábrica, quem monta e quem embala. Se essas horas forem lançadas em despesas administrativas, o custo de produção sai incompleto e o lucro bruto parece melhor do que é.

Os custos indiretos são tudo o que se precisa para produzir sem estar no produto em si. O modelo traz quatro linhas: materiais indiretos, mão de obra indireta, aluguel e serviços, e depreciação e outros. No exemplo somam 1.200.000, e esse total entra no custo de produção junto com o consumo e a mão de obra.

Como preencher, passo a passo

1. Faça a contagem física dos dois estoques antes de abrir o arquivo: o demonstrativo não adivinha estoque, ele o recebe.
2. Digite o estoque inicial de matérias-primas exatamente como fechou no período anterior, para que os dois períodos se liguem sem buracos.
3. Registre as compras do período, inclusive as que chegaram no último dia e ainda não tinham sido faturadas.
4. Digite a mão de obra direta e as quatro linhas de custos indiretos, cada uma na sua linha, sem forçar agrupamentos.
5. Carregue os produtos acabados inicial e final, os dois saldos que fecham o percurso, e revise o custo de produção do período.
6. Leve o último total para a linha de conferência e deixe a planilha dizer se fecha com o custo das vendas. Se não fechar, corrija o estoque ou o suporte antes de seguir.

Dicas e erros comuns

• Não misture a compra com o consumo. A compra do mês pode ser o dobro do consumo se o preço estava bom, e isso não dobra o custo do que foi vendido.
• Conte os dois estoques no mesmo dia: uma contagem de matéria-prima no dia 28 e outra de produtos acabados no dia 3 não descrevem o mesmo período.
• Guarde o suporte de cada saída de estoque e separe as perdas do que foi vendido: o que se estragou entra como prejuízo, não como custo das vendas.
• Não ajuste o total na mão para fechar com a contabilidade. Se a conferência não fecha, há algo para lançar, e tapar isso hoje é encontrar o dobro amanhã.
• Revise o critério de rateio dos custos indiretos e aplique o mesmo todos os meses: mudar o critério no meio do ano faz o custo dar saltos sem que nada real tenha mudado.
• Tenha claro que este demonstrativo é uma ferramenta de controle interno e de análise de custos: não substitui a demonstração do resultado, não substitui um documento oficial e não substitui o critério do contador.

Quando vale passar para um software

O modelo funciona muito bem enquanto o negócio fabrica poucos produtos e uma só pessoa alimenta o custo. Quando o catálogo cresce, quando há várias ordens de produção abertas ao mesmo tempo ou quando o estoque se move todos os dias, a planilha fica curta: o estoque é digitado na mão e ninguém vê o custo na hora.

O passo natural é levar o custo para um sistema que o calcule à medida que o estoque se move. O Kardex Tauro trabalha com kardex valorizado, ordens de produção e custo das vendas ligados entre si, de modo que o consumo de matéria-prima e os produtos acabados se atualizam a cada movimento. Mesmo assim, vale começar pelo modelo: entender o percurso do custo é o passo anterior para configurar bem qualquer sistema.

Baixe o demonstrativo, monte-o com o exemplo verificado deste guia e compare o resultado com o custo das vendas que você já tem registrado. Este demonstrativo se apoia no modelo de custo das vendas e no de estoques, onde são anotadas as contagens que aqui viram números.