Modelo de contas a receber no Excel: carteira e vencimentos

Modelo de contas a receber no Excel: carteira e vencimentos

Vender a prazo é uma das decisões mais comuns e, ao mesmo tempo, mais delicadas de um negócio pequeno. Quando você entrega a mercadoria e aceita receber depois, a venda já está feita no papel, mas o dinheiro ainda não chegou ao caixa; entre esses dois momentos aparece a carteira. Se ninguém controla quem deve, quanto deve e desde quando, o saldo vira uma névoa: os clientes grandes são lembrados, os pequenos são esquecidos e o negócio acaba parecendo lucrativo embora a conta bancária diga o contrário.

Este modelo de contas a receber no Excel serve para controlar a carteira documento por documento: os vencimentos, os pagamentos parciais, os dias de atraso e a situação de cada fatura, com o saldo calculado de forma automática. É, nada mais nada menos, o registro do dinheiro que os clientes devem a você. O arquivo é baixado, aberto e usado no mesmo dia, sem fórmulas para inventar nem colunas para montar à mão.

O que são as contas a receber e para quem serve este formato

As contas a receber são o conjunto de valores que os clientes ainda devem a você por faturas, notas de cobrança ou romaneios já entregues e ainda não quitados. Este formato serve para reuni-las em uma única planilha, ordenadas por cliente e por data de vencimento, de modo que você leia a carteira inteira em segundos e responda às três perguntas que aparecem todos os dias num negócio: quanto me devem no total, quanto disso já está vencido e quem deve ser cobrado primeiro.

Ele foi pensado para negócios que vendem a prazo de forma habitual: distribuidoras que deixam mercadoria com prazo de oito ou quinze dias, oficinas, lojas de ferragens, papelarias e prestadores de serviços que faturam para empresas e recebem no fim do mês; em geral, qualquer negócio em que a venda e o pagamento não acontecem no mesmo dia. Também serve quando o volume é pequeno: meia dúzia de faturas em aberto já justifica o controle, porque o problema da carteira quase nunca é o tamanho, mas a falta de memória.

Vale esclarecer desde o início uma diferença que costuma confundir. As contas a receber são o dinheiro que terceiros devem a você, e o formato deste artigo trata exatamente disso. O seu parente próximo, as contas a pagar, é o oposto: as obrigações que você tem com os seus fornecedores. São duas listas que vale a pena olhar juntas, mas não são a mesma lista nem seguem as mesmas regras, porque o cliente é cobrado e o fornecedor é pago.

O que o modelo inclui

O arquivo traz uma planilha pronta para preencher, com o cálculo já resolvido em todas as colunas que dependem dos dados digitados. Isto é o que você encontra ao abri-lo:

A planilha não tem macros nem senhas: é um arquivo comum de Excel, com fórmulas visíveis, que você adapta à sua operação sem depender de ninguém. Se precisar de mais de duzentas linhas, copie a última e arraste as fórmulas para baixo; se trabalhar com várias linhas de negócio, acrescente uma coluna de centro de custo e filtre por ela.

As colunas da planilha

Cada coluna tem uma função concreta e, na prática, três delas carregam o peso: o vencimento, o saldo e os dias vencidos. Esta é a lista completa:

Como funciona o cálculo, com um exemplo

Suponha que em cinco de setembro você emite a fatura 1045 e combina o pagamento para cinco de outubro. No dia vinte de outubro você faz o corte e revisa a carteira. Este é o caminho do documento:

Quinze dias de atraso significam quinze dias de dinheiro parado: mercadoria que saiu do seu depósito e ainda não virou caixa. Se você ainda tem três faturas vigentes no valor de 2.400.000, a carteira total fica em 3.400.000 e o vencido em 1.000.000, ou seja, perto de um terço da sua carteira está fora do prazo combinado. Esse dado, que cabe numa única linha, é o que muda a conversa: deixa de ser um palpite e passa a ser um número sobre o qual dá para agir.

Como preenchê-lo passo a passo

A ordem importa, porque cada coluna se apoia na anterior. Este é o fluxo recomendado:

1. Escreva a data de corte no cabeçalho. Os cálculos de dias vencidos e de situação dependem dela, então se você a deixar vazia a planilha perde a utilidade.
2. Registre cada documento com o seu cliente, número, data de emissão, vencimento e valor. Um documento, uma linha; nunca agrupe várias faturas numa só linha.
3. Anote cada pagamento na sua coluna e deixe o saldo se calcular sozinho. Se o cliente paga aos poucos, some os pagamentos na mesma célula e guarde o detalhe nas suas notas.
4. Leia a coluna de dias vencidos e a de situação. Marque os documentos vencidos e ordene-os do maior para o menor atraso.
5. Anote em Notas o que você já fez: a ligação, a data da visita, a promessa de pagamento e o acordo alcançado. Sem essa nota, a próxima cobrança começa do zero.
6. Atualize a planilha toda semana. Uma carteira revisada a cada quinze dias envelhece sozinha e acaba tratando igual quem atrasou cinco dias e quem atrasou três meses.

Dicas e erros comuns ao gerir a carteira

A maioria das carteiras que se tornam incobráveis não nasce de clientes de má-fé, mas de detalhes de manejo que se repetem. Estes são os mais frequentes:

• Cobrar contra a lembrança e não contra o documento: ligar sem o número da fatura à vista é a forma mais rápida de perder uma discussão com o cliente. Cobra-se contra o documento, com o seu número, a sua data e o seu saldo.
• Ligar todos os dias para todos: a carteira se trabalha por faixas de antiguidade. Os documentos vigentes são acompanhados, os vencidos até trinta dias são cobrados com firmeza e os que passam de trinta dias são escalados ou negociados por escrito.
• Deixar os pagamentos correr sem registro: quando o pagamento parcial não é anotado, o saldo parece maior do que é e o cliente perde a confiança na sua conta.
• Misturar a carteira com as contas a pagar: o fato de um fornecedor dever a você não o autoriza a esquecer o que você deve. São duas listas distintas e cada uma é tratada à parte.
• Não documentar os acordos de pagamento: um compromisso verbal de pagar na sexta, sem data anotada, é um compromisso que não existe.
• Olhar só o total: saber que devem muito a você não diz nada de útil. O que ajuda é saber quanto desse total está vencido e desde quando.

Quando vale a pena passar para um software de carteira

O modelo resolve muito bem o controle manual quando o volume é moderado, mas tem um limite claro: o arquivo vive apenas no computador de quem o mantém e nada liga automaticamente a fatura emitida ao pagamento recebido nem ao cliente que a assinou. Essa tarefa continua dependendo da disciplina das pessoas, e quando o negócio cresce a disciplina se torna o elo mais frágil da operação. Um sistema como Kardex Tauro assume a carteira desde a fatura: cada venda a prazo fica registrada com o seu vencimento, cada pagamento é descontado do saldo e cada cliente carrega o seu histórico de pagamentos, de modo que o relatório de carteira se monta sozinho e está sempre em dia.

Dito com franqueza: se você emite poucas faturas por mês, o modelo em Excel é suficiente e é o passo certo para começar a ter ordem. O software se justifica quando você quer que o dado não dependa de alguém digitá-lo, quando vários vendedores atendem o mesmo cliente ou quando você precisa saber, sem procurar, quanto dinheiro está fora do prazo.

A carteira é o dinheiro que já é seu mas que ainda está nas mãos de outro. Mantenha-a numa planilha ordenada, revise-a toda semana por faixas de antiguidade e cobra sempre com a fatura na mão. Baixe o modelo gratuitamente e comece hoje com o controle mais simples e mais rentável que existe: saber exatamente quem deve a você e desde quando.