Modelo de declaração de trabalho em Word

Modelo de declaração de trabalho em Word

A declaração de trabalho é o documento que a empresa entrega quando alguém precisa comprovar por escrito que trabalha ou trabalhou nela. Parece uma tarefa simples e é justamente por isso que costuma ser resolvida mal: escreve-se com pressa, no primeiro modelo que aparece, com dados incompletos ou com frases que dizem mais do que a empresa pode sustentar.

Quase nunca é o trabalhador que pede por vontade própria. O banco pede antes de aprovar um crédito, a universidade pede quando é preciso comprovar experiência, o consulado pede em um processo de visto, o locador pede para confirmar renda e a empresa nova pede ao verificar referências. Em todos esses casos, a declaração é o único documento que sai da empresa em direção a terceiros, e esse terceiro não conhece a operação interna: tem apenas o papel na mão para decidir.

Este modelo em Word traz o documento montado: o cabeçalho, o título centralizado, o parágrafo de declaração com os campos entre colchetes, a tabela com os dados do vínculo, o espaço para as funções exercidas, a declaração de emissão com cidade e data, a assinatura com nome, cargo e carimbo, a linha de cópia e o aviso final. Basta substituir os dados entre colchetes e ajustar o texto ao tom da empresa.

O que é uma declaração de trabalho e quem assina

A declaração de trabalho é uma constatação escrita e assinada em que a empresa afirma fatos concretos sobre o vínculo de uma pessoa: desde quando trabalha ou trabalhou, qual cargo ocupa ou ocupou, em que área e sob qual tipo de vínculo. Não é uma carta de recomendação nem uma avaliação de desempenho. A recomendação expressa uma opinião e é assinada por quem conhece a pessoa; a declaração expressa fatos e é assinada por quem pode consultá-los no registro de Recursos Humanos.

Por isso, quem assina naturalmente é a área de Recursos Humanos, embora em empresas pequenas assine o representante legal ou o gestor imediato. O importante não é o cargo de quem assina, mas a origem do dado: se a informação vem da pasta do trabalhador e dos registros da área, a declaração é defensável; se vem da memória de quem redige, qualquer diferença de datas ou de cargo termina em uma correção incômoda diante do terceiro que já tem o documento.

O documento é emitido a pedido do interessado. O trabalhador solicita a declaração, explica para que precisa dela e a empresa entrega; não se emite por iniciativa própria nem se envia a terceiros sem que o trabalhador tenha pedido. Também não serve como instrumento de pressão nem como prêmio: é uma tarefa de registro e é tratada da mesma forma para todos.

Há um detalhe que vale a pena cuidar: a data de emissão e um número de controle interno. Com esses dois dados, qualquer declaração entregue meses antes pode ser localizada no arquivo e comparada com o original, o que evita discussões quando alguém apresenta uma cópia alterada ou quando o banco devolve o documento pedindo uma versão atualizada.

Para que serve

Uma declaração de trabalho bem redigida resolve situações bem diferentes com o mesmo texto. Estes são os usos mais frequentes:

• Comprovar experiência em um processo seletivo: a empresa contratante quer ver datas, cargo e funções antes de avançar com o candidato.
• Solicitar crédito, financiamento ou cartão: a instituição financeira precisa confirmar o vínculo e o tempo de casa.
• Instruir processos de visto ou de imigração, em que o documento precisa ter data recente.
• Instruir pedidos acadêmicos: bolsas, mestrado, estágio ou comprovação de experiência profissional.
• Confirmar renda para um locador, uma escola ou qualquer terceiro que exija comprovação por escrito.
• Manter registro interno do tempo trabalhado quando alguém se desliga e pede a declaração no momento da entrega do cargo.

O que o modelo inclui

O modelo reproduz a estrutura real da declaração. Estes são os seus blocos e o que se escreve em cada um:

Dados trabalhistas são sensíveis: o que declarar e o que não declarar

O aviso que acompanha o modelo aponta para o ponto mais delicado do trabalho: emita apenas fatos verificáveis. Uma declaração que inclui opiniões, suspeitas ou informações desnecessárias pode prejudicar o trabalhador em um processo e expor a empresa a uma reclamação. A regra é simples: se o dado não está na pasta e não é necessário para o pedido, não se escreve.

Quando o pedido exige um dado adicional, como a remuneração, a saída correta não é negá-lo nem escrevê-lo de memória: retire o valor exato do registro e entregue o mesmo número que consta na pasta do trabalhador.

Quais dados você precisa antes de escrever

Antes de abrir o modelo, tenha estas informações à mão. Boa parte dos erros de uma declaração acontece por escrever sem elas:

• O nome completo do trabalhador e seu documento, escritos exatamente como no registro: uma letra ou um dígito de diferença obrigam a repetir o pedido.
• As datas exatas de admissão e, quando houver, de desligamento, com o tipo de vínculo e a jornada.
• O cargo atual, a área ou setor e, se a pessoa teve vários cargos, as informações de cada período.
• As funções principais do cargo, retiradas da descrição de cargo ou do contrato de trabalho.
• O nome, o cargo, o telefone e o e-mail de quem assina, com a confirmação de que essa pessoa pode emitir a declaração.
• O destino da cópia e o número de controle interno com que o documento ficará registrado no arquivo da área.

Como usar, passo a passo

1. Baixe o arquivo e abra no Word. Antes de escrever, salve uma cópia em branco: assim o modelo original fica guardado para a próxima vez.
2. Substitua o cabeçalho com os dados da empresa. Revise também o rodapé, que muitas vezes mantém os dados do exemplo do modelo, e a numeração de página, se o formato tiver.
3. Confira os dados do trabalhador direto no registro. Escreva o nome e o documento exatamente como aparecem na pasta, sem corrigi-los de memória.
4. Complete o parágrafo de declaração: escolha a opção que corresponde, trabalha atualmente ou trabalhou, e apague a que não se aplica. Deixe a data final apenas quando o desligamento já estiver registrado.
5. Preencha a tabela de dados do vínculo. Se a pessoa teve vários cargos no mesmo período, escreva o cargo atual e, se o pedido exigir, detalhe cada período no parágrafo de funções.
6. Escreva as funções exercidas. Se a descrição de cargo não estiver à mão, peça antes de redigir: inventar funções é a forma mais rápida de transformar um fato em problema.
7. Complete a declaração com a cidade e a data, acrescente o destino da cópia e defina o número de controle ou o código de documento usado no arquivo da área, para localizá-lo depois.
8. Assine e entregue: verifique se o nome e o cargo de quem assina estão completos, deixe o espaço do carimbo, passe o corretor ortográfico no nome do trabalhador, imprima, assine e salve o arquivo com o nome da pessoa e a data de emissão.

Erros frequentes antes de assinar

• Deixar colchetes sem substituir. O documento sai com a etiqueta do campo à vista e o terceiro devolve na hora.
• Usar dados desatualizados: uma mudança de cargo ou de área que não foi atualizada no formato faz a declaração dizer algo diferente do registro.
• Escrever demais. Adjetivos, elogios, comentários sobre o desempenho ou dados que ninguém pediu transformam um fato em opinião, e a empresa fica presa ao que escreveu.
• Errar o nome ou o documento do trabalhador. É um detalhe pequeno com consequências grandes: o documento deixa de identificar a pessoa.
• Assinar sem competência ou sem carimbo. A declaração deve sair com o nome e o cargo de quem responde pela informação que contém.
• Entregar sem registrar a emissão. Se não ficar anotado para quem foi entregue, quando e com qual número de controle, qualquer reclamação posterior é atendida às cegas.

Quando vale a pena passar para um sistema

Em uma empresa com poucos trabalhadores, este modelo resolve tudo: preenche-se em alguns minutos, assina-se e entrega-se. O problema não é o texto; ele aparece quando o modelo é preenchido às pressas e com informações que ninguém conferiu, porque o dado já não está em uma pasta organizada.

Quando a empresa cresce, a dificuldade deixa de ser a redação e passa a ser a informação: quantas pessoas estão vinculadas, desde quando, em qual cargo, com quais mudanças de área e quais declarações foram emitidas no mês passado. Aí o formato continua útil para escrever, mas a conferência vira a etapa lenta.

Um software de inventário e controle de pessoal como Kardex Tauro reúne os dados das pessoas e da operação em um único registro, de modo que a data de admissão, o cargo e as movimentações de área são consultados em um só lugar em vez de procurados em pastas. O modelo continua fazendo sentido: serve para redigir a declaração, enquanto o sistema confirma que o dado escrito é o dado registrado.

Este modelo é um guia geral de uso interno: emita apenas fatos verificáveis, submeta-o à revisão da sua assessoria trabalhista e guarde cópia de tudo o que for entregue.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.