Modelo de ponto de equilíbrio no Excel (com gráfico)

Modelo de ponto de equilíbrio no Excel (com gráfico)

Existem negócios que vendem bastante e mesmo assim não ganham: o que entra volta em mercadoria, em folha de pagamento e no aluguel, e ao fechar o mês o dono não sabe se o problema foi o preço, a quantidade vendida ou os custos que não acompanham as vendas. O ponto de equilíbrio responde a essa dúvida com um único número: quantas unidades é preciso vender para não perder nem ganhar.

Este modelo de ponto de equilíbrio no Excel calcula esse número com quatro dados que você já tem em mãos: o preço de venda, o custo variável unitário, os custos fixos do mês e o lucro que você quer ganhar. Ele traz o resultado automático, uma tabela de sensibilidade com onze quantidades e um gráfico de linhas onde as receitas e o custo total se cruzam. Basta digitar os seus números e ler o resultado na mesma planilha.

O que é o ponto de equilíbrio e para quem serve

O ponto de equilíbrio é a quantidade de unidades que precisa ser vendida para que as receitas cubram os custos exatamente. Nesse ponto não há prejuízo nem lucro: tudo foi pago e nada sobrou. Por isso a explicação é esta: é o piso do negócio, não a meta. A partir dessa quantidade, cada unidade a mais deixa uma parte de lucro; abaixo dela, cada unidade que falta deixa um buraco que alguém precisa tapar com caixa.

O formato serve ao dono de uma loja que quer saber quantos itens precisa vender; à oficina que quer saber quantos serviços precisa faturar para cobrir o aluguel e a folha; ao distribuidor que precisa conferir se o preço que está cobrando deixa margem; ao vendedor que quer entender por que um mês bom de vendas não virou lucro. Serve também ao contador ou ao consultor que precisa explicar numa reunião, com um gráfico na frente, por que baixar o preço sem baixar o custo não aumenta o lucro.

O arquivo foi pensado para uma linha de produto ou um serviço por vez, e não para o negócio inteiro misturado. Se você vende vários produtos com preços e custos diferentes, vale calcular o ponto de equilíbrio de cada um separadamente, porque uma média de margens esconde justamente o produto que não deixa nada.

Por que é preciso separar os custos fixos dos variáveis

O modelo só funciona se os custos estiverem classificados corretamente. Um custo variável muda a cada unidade vendida: a mercadoria, a embalagem, a comissão, o frete daquela venda. Se não vender, esse custo desaparece. Um custo fixo é pago do mesmo jeito, venda muito ou venda pouco: o aluguel, o salário do administrador, a internet, a segurança, a parcela do financiamento.

Essa separação é o coração do cálculo, porque os custos fixos são o valor que precisa ser coberto e a margem de cada venda é o tijolo com que se cobre. Se o aluguel entrar junto com os custos variáveis, a planilha vai dizer que cada venda é menos rentável do que é e o ponto de equilíbrio sairá inflado; se a mercadoria ficar como custo fixo, o resultado sairá rebaixado e a decisão será tomada sobre um número falso.

Quando um custo é misto, como a energia elétrica ou o celular do vendedor, separe-o: a parte que se paga mesmo sem vender fica como fixa e a parte que sobe com a produção fica como variável. Não é preciso uma precisão de contador; é preciso que o critério fique escrito e seja o mesmo todo mês, para que os números de um mês possam ser comparados com os do mês seguinte.

O que o modelo inclui

O arquivo é uma planilha .xlsx com duas abas: a de cálculo e a de instruções. Na primeira você digita quatro dados e o resto é calculado sozinho; na segunda ficam as orientações e um exemplo resolvido. O conteúdo é este:

As colunas e os campos da planilha

A planilha não tem centenas de colunas: tem os campos exatos para que ninguém se perca entre fórmulas. O cabeçalho leva o nome da empresa, o produto ou serviço e a moeda. Abaixo dele ficam os quatro dados de entrada, o bloco de resultados e, no fim, a tabela de sensibilidade com colunas próprias.

Como se calcula, com um exemplo numérico

A margem de contribuição é o que cada venda traz para cobrir os custos fixos e, depois, para deixar lucro. Ela é obtida subtraindo o custo variável do preço. Com essa margem em mãos, o ponto de equilíbrio em unidades é o total dos custos fixos dividido pela margem. O ponto de equilíbrio em valor é essa quantidade de unidades multiplicada pelo preço. E se você busca um lucro específico, a conta muda um pouco: custos fixos mais o lucro que você busca, dividido pela margem.

Vamos ao exemplo que o modelo traz: preço 10.000, custo variável 6.000 e custos fixos 2.000.000. A margem de contribuição fica em 4.000 por unidade, ou seja, quarenta por cento sobre o preço. Com custos fixos de 2.000.000 divididos por 4.000, o ponto de equilíbrio é de 500 unidades, que em valor são 5.000.000 de vendas. Tudo o que for vendido abaixo de 500 unidades deixa prejuízo; a partir da unidade 501, cada venda deixa 4.000 que vão primeiro para o lucro.

Como ler o gráfico e a tabela de sensibilidade

O gráfico cruza duas linhas: as receitas, que sobem a cada unidade vendida, e o custo total, que começa nos custos fixos e sobe mais devagar. Enquanto a linha das receitas fica por baixo, o negócio perde; quando as duas se cruzam, ele está exatamente no ponto de equilíbrio; à direita do cruzamento, a distância entre as duas linhas é o lucro do período.

A tabela de sensibilidade é esse mesmo gráfico em números: onze quantidades com as suas receitas, custos variáveis, custo total e lucro. No exemplo, com zero unidades o prejuízo é de 2.000.000; com 500 unidades o lucro é zero, porque é ali que as linhas se cruzam; com 1.000 unidades o lucro é 2.000.000. Vale procurar a linha em que o lucro deixa de ser negativo: essa linha é o seu piso.

Passo a passo

1. Baixe o arquivo e abra-o no Excel ou em uma planilha compatível.
2. Digite no cabeçalho a empresa, o produto ou serviço e a moeda.
3. Preencha o preço de venda unitário, o custo variável unitário e os custos fixos do mês. Se você persegue um lucro específico, escreva-o; se não, deixe em zero.
4. Leia o bloco de resultados: margem de contribuição, ponto de equilíbrio em unidades e ponto de equilíbrio em valor.
5. Percorra a tabela de sensibilidade e localize a linha em que o lucro deixa de ser negativo.
6. Mude o preço ou o custo variável e observe como o cruzamento se move no gráfico. Guarde uma cópia para cada cenário que quiser comparar.

Dicas e erros comuns

• O ponto de equilíbrio é o piso, não a meta. Vender exatamente essa quantidade não deixa lucro: apenas cobre os custos. Defina uma meta acima dele e calcule quantas unidades faltam para chegar lá.
• Separe fixo de variável com um critério escrito. Se o aluguel escorregar para os variáveis, o ponto de equilíbrio sai inflado; se a mercadoria escorregar para os fixos, sai rebaixado.
• Use o mesmo período em tudo. Preço e custo variável são por unidade; os custos fixos devem ser os do mesmo mês. Misturar um aluguel trimestral com vendas mensais desalinha o resultado.
• Revise o custo variável quando o fornecedor ou o frete mudar. Um custo velho produz uma margem velha e um ponto de equilíbrio que já não existe.
• Não esqueça os custos pagos todo mês mesmo quando não estão na nota: comissões fixas, parcelas de financiamento, segurança, software, honorários do contador.
• Olhe a margem sobre o preço, não só a margem em dinheiro. Dois produtos podem deixar 4.000 cada, mas se um é vendido a 8.000 e o outro a 20.000, o esforço de vender o primeiro é muito maior.

Quando passar para um software de estoque e vendas

O modelo resolve a conta, mas depende de alguém digitar o preço e o custo à mão. Quando o negócio cresce, o problema deixa de ser o cálculo e passa a ser de onde vêm os números. Se o custo variável é montado com o custo médio dos itens que saíram do estoque, e esse custo vive nas fichas do sistema, a planilha fica desconectada da realidade. É aí que o Kardex Tauro ajuda: as entradas, as saídas e o custo de cada item ficam em um só lugar, de modo que o dado de que você precisa para a conta já está calculado e não precisa ser caçado entre pastas.

O passo natural não é trocar a planilha de um dia para o outro, e sim parar de redigitar. Enquanto o volume é pequeno e o catálogo é curto, o modelo é suficiente e barato. Quando aparecem vários depósitos, vários vendedores ou centenas de referências, a pergunta pelo custo passa a ser diária e o trabalho manual já não se sustenta. Esse é o momento de olhar um software: quando o cálculo é fácil, mas conseguir o dado correto virou o trabalho.

Baixe o modelo, digite os seus três números e veja onde fica o seu piso. Esse número, sozinho, já muda a conversa do mês.