Modelo de custeio de produto no Excel

Modelo de custeio de produto no Excel

É comum que uma empresa pequena saiba por quanto vende e não saiba quanto custa produzir o que vende. O preço é definido copiando a concorrência, somando uma margem no olho ou repetindo o que se fazia no ano passado, e assim um produto pode dar lucro ou pode estar sendo vendido abaixo do próprio custo sem que ninguém perceba. Essa diferença aparece tarde, quando o dinheiro não fecha e já não se sabe com clareza qual produto sustenta o negócio e qual só dá trabalho.

Custeio de produto é colocar número no que custa cada unidade: o que se gastou em insumos, o que valeu a mão de obra, a parte dos custos indiretos que lhe corresponde e o que se perde por quebra ou desperdício. Este modelo de custeio de produto no Excel é um arquivo de trabalho com trinta produtos já preparados, com seus insumos, sua mão de obra, seus custos indiretos e seu desperdício, e com o custo do lote e o custo unitário calculados de forma automática.

O que é o custeio de produto e para quem serve

Custear é desmontar o produto nas partes que consomem dinheiro. Um caderno não custa apenas o papel: custa as folhas, a capa, a cola, os minutos de quem o monta, a luz da oficina e o caderno que saiu torto e foi jogado fora. Cada uma dessas partes tem um valor e todas juntas formam o custo. O modelo organiza essas partes em colunas para que o total não dependa da memória nem da última vez que alguém calculou algo à mão em um guardanapo.

Serve a qualquer negócio que transforme materiais em um produto e precise saber quanto custa cada unidade: padarias, ateliês de costura, pequenas fábricas de alimentos, marcenarias, gráficas, oficinas de calçados, produção de produtos de limpeza e artesanato. Serve também a quem compra para revender e monta combos ou apresentações, porque o mesmo exercício se faz com os produtos que são embalados juntos.

Não exige conhecimentos contábeis avançados. Basta saber o que foi comprado, quanto se pagou e quanto tempo levou para montar. O que exige é constância: um custo calculado uma vez e nunca mais revisto envelhece a cada mudança de preço do fornecedor, e um custo velho é quase tão perigoso quanto não ter custo.

O custo unitário é a base do preço

Vale separar duas coisas que costumam se confundir. O custo diz quanto vale produzir uma unidade; o preço é a decisão de quanto cobrar por ela. Entre os dois vive a margem. Se o custo está mal calculado, a margem é uma ilusão: pode-se vender muito, cobrar bem e ainda assim não sobrar nada, porque cada venda estava repondo o produto com prejuízo.

O desperdício é o que separa o custo teórico do custo real. Na lista de materiais tudo sai perfeito; na oficina quebra, estraga, vence, corta mal ou derrama. Distribuir essa perda entre as unidades boas, incluindo o desperdício no cálculo, é o que faz o custo unitário ser o que de fato sustenta o preço. Essa cifra é também o ponto onde nasce o custo das vendas: quando o produto é vendido, é isso que sai do estoque e entra na demonstração de resultados.

O que o modelo inclui

A planilha não traz cifras de exemplo obrigatórias: os produtos são preenchidos com os dados próprios. Também não pede documentos oficiais nem dados de terceiros. Tudo o que precisa são os valores de compra, as horas de trabalho e uma estimativa honesta do que se perde.

As colunas da planilha

As colunas de insumos, mão de obra, custos indiretos e desperdício são digitadas; as de custo do lote e custo unitário se calculam sozinhas. A coluna de observações recebe o que não cabe em um número: o fornecedor, a apresentação, o tamanho ou o lote de onde saiu o dado. Deixar essa coluna em branco é um desperdício, porque a observação explica de onde veio o custo e quando vale revisá-lo.

Como funciona o cálculo: do insumo ao custo unitário

O cálculo soma os três grupos de custo, acrescenta o desperdício e distribui o total entre as unidades boas do lote. Com as cifras do exemplo: insumos de 120.000, mão de obra de 60.000 e custos indiretos de 20.000. O subtotal é 200.000. Um desperdício de cinco por cento acrescenta 10.000, o custo do lote fica em 210.000 e, se o lote rende cem unidades, o custo unitário é 2.100.

A leitura dessa tabela é o que importa. Os insumos são a parte mais visível e às vezes a única que se olha, mas não são todo o custo. A mão de obra e os custos indiretos costumam pesar mais do que parecem, sobretudo quando o produto leva tempo de montagem ou quando a oficina mantém luz, água e aluguel ligados todos os dias. E o desperdício, mesmo parecendo um detalhe, é o que separa o lucro do empate.

Com o custo unitário à vista, qualquer conversa sobre preço deixa de ser uma discussão de opiniões. Dá para comparar o custo com o preço de venda, ver quanto sobra por unidade e decidir com base em um número. Se a margem não alcança, as saídas são duas: subir o preço ou baixar o custo, e para baixar o custo é preciso saber antes qual dos três grupos pesa mais.

Passo a passo para custear um produto

1. Reúna as compras do produto. Pegue as notas ou os recibos dos insumos e anote o valor do que entra por lote, e não o de uma única unidade.
2. Meça o tempo de trabalho. Cronometre ou estime as horas que levam para montar o lote e multiplique pelo valor da hora de quem faz.
3. Distribua os custos indiretos. Some o que se gasta em luz, água, aluguel da oficina, ferramentas e manutenção do período e atribua uma parte razoável a cada produto.
4. Estime o desperdício com dados próprios. Conte o que se estragou no mês passado e transforme em um percentual do lote; se não tiver o dado, comece com um valor baixo e ajuste quando medir.
5. Deixe a planilha calcular. O custo do lote e o custo unitário saem sozinhos; confira se as unidades do lote são as unidades boas, e não as que iniciaram o processo.
6. Compare o custo com o preço e repita o exercício a cada trimestre. Um custo que não se revisa envelhece a cada mudança do fornecedor ou do valor da hora.

Conselhos e erros comuns

• Não esqueça a mão de obra própria. O tempo do dono também custa, mesmo que não seja pago como salário.
• Não carregue todos os custos indiretos em um único produto. Distribua por tempo de uso ou por unidades, mas não deixe que o mais vendido carregue tudo.
• Não confunda custo com despesa. O aluguel do escritório de vendas não é custo do produto; a luz da oficina, sim.
• Não use o preço de tabela do fornecedor sem descontos nem frete: o insumo custa o que se paga colocado no negócio.
• Não deixe o desperdício em zero. Um custo sem desperdício é um custo de catálogo, não um custo de oficina.
• Não custeie uma única vez. O custo muda quando muda o fornecedor, a embalagem ou o tempo de montagem.

Quando passar para um software

Enquanto o negócio tem poucos produtos e os valores mudam de vez em quando, a planilha é suficiente: entende-se de relance, não depende de internet e qualquer pessoa pode abri-la. A coisa muda quando o catálogo cresce, quando o mesmo insumo entra em vários produtos e quando o preço de compra se move todo mês. Aí a planilha começa a ficar para trás, porque alguém tem de atualizar cada linha à mão e, se esquecer uma, o custo unitário mente sem avisar.

Um sistema de gestão como Kardex Tauro mantém o custo em dia, porque as compras e os movimentos de estoque já ficam registrados e o custo do produto é recalculado com esses dados, sem redigitar a planilha. O arquivo continua sendo o lugar natural para entender o cálculo e revisar premissas; o sistema é o lugar onde o custo se sustenta sozinho, produto por produto, semana após semana. Quando o negócio lida com centenas de referências ou várias pessoas precisam do mesmo dado, a decisão já não é sobre economizar uma planilha: é sobre trabalhar com um custo em que se possa confiar.

Custear não é um exercício de contabilidade: é saber quanto vale o que se vende. Comece com seus próprios insumos, seu próprio tempo e seu próprio desperdício, deixe a planilha fazer a conta e revise o resultado a cada trimestre. No dia em que o fornecedor mudar o preço, você já terá com que responder.