Modelo de auxiliar contábil por terceiro no Excel

Modelo de auxiliar contábil por terceiro no Excel

O razão geral diz quanto existe em contas a receber, mas não diz quem deve nem a quem se deve. Essa resposta vive no auxiliar, e quando ele é mantido num caderno ou em folhas soltas costuma terminar do mesmo jeito: duas pessoas escrevem o nome do mesmo cliente de formas diferentes e, na hora de somar, o saldo aparece partido sem que ninguém entenda por quê. A diferença quase nunca está nas contas; está no nome do terceiro.

Este modelo de auxiliar contábil por terceiro no Excel abre o razão por terceiro: cada movimento fica com o seu terceiro, o seu documento, o seu débito e o seu crédito, e uma coluna automática leva o saldo corrido desse terceiro mesmo quando as linhas estão intercaladas. No fim, uma folha de saldos resume cada terceiro e uma conferência verifica que esses saldos cobrem todos os movimentos do auxiliar.

O arquivo traz 200 movimentos, listas suspensas para o terceiro e a conta, saldo automático por terceiro, a folha de saldos por terceiro com o seu estado e os seus totais, e a conferência de fechamento. Baixe o arquivo, abra e comece a registrar no mesmo dia, sem montar fórmulas do zero.

O que é o auxiliar por terceiro e para quem serve

O auxiliar por terceiro é o detalhe do razão aberto para cada pessoa ou empresa com quem o negócio tem contas: clientes, fornecedores, sócios, funcionários, entidades. Onde o razão mostra uma única conta a receber com um saldo global, o auxiliar mostra esse saldo repartido em linhas, uma linha por terceiro e por documento. É o passo intermediário entre o movimento do dia e o saldo que aparece no balanço.

Serve para responder a três perguntas concretas. A primeira é quem deve: quais clientes têm saldo e por quais documentos. A segunda é a quem se deve: quais fornecedores continuam pendentes de pagamento. A terceira é por que o saldo da conta do razão é o que é: a soma dos saldos de cada terceiro tem de dar exatamente o total da conta e, quando não dá, o problema pode ser localizado num terceiro específico e não em toda a contabilidade.

Foi pensado para negócios pequenos e médios, para o auxiliar contábil que precisa de um registro organizado antes de levar os números ao sistema, e para o dono que quer saber a quem deve antes de o fornecedor ligar. Funciona igualmente bem numa loja, numa oficina ou numa empresa de serviços, porque as colunas são gerais e não dependem do setor nem do tamanho do negócio.

A diferença em relação ao livro diário e à carteira

O livro diário registra os movimentos por ordem de data e não se detém no nome: interessa-lhe o fato contábil, com a sua conta e o seu valor. O auxiliar por terceiro faz o contrário: organiza por nome e carrega um saldo por nome. O mesmo movimento que no diário ocupa uma linha aparece aqui com o terceiro a que se refere e com o saldo que resta a esse terceiro depois do movimento.

Também não é a carteira por idade. A carteira olha apenas o que está a receber e classifica por vencimento; o auxiliar olha ao mesmo tempo para o que está a receber e para o que está a pagar e não se interessa pela idade do documento, mas pelo saldo de cada terceiro. As duas ferramentas completam-se: o auxiliar diz quem deve, a carteira diz desde quando.

O que o modelo inclui

As colunas da folha

Como se forma o saldo de cada terceiro

A coluna do saldo não soma tudo o que está acima na folha: soma apenas o que está acima desse mesmo terceiro. Por isso as linhas podem estar intercaladas, com um cliente, depois um fornecedor e em seguida outra vez o cliente, sem que o saldo se estrague. O saldo começa no primeiro movimento do terceiro e a partir daí vai-se arrastando, linha após linha.

Lido assim, o quadro conta uma história completa. O cliente A é faturado em 1.200.000 e o seu saldo fica em 1.200.000; dias depois ele abona 500.000 e o saldo desce para 700.000, que ainda está a receber. O fornecedor B aparece no meio e não atrapalha: compra-se 800.000 pelo crédito e o seu saldo fica em menos 800.000, e quando se lhe paga 300.000 pelo débito o saldo sobe para menos 500.000, que é o que resta a pagar. Os totais do auxiliar são 1.500.000 de débitos e 1.300.000 de créditos, com 700.000 a receber e 500.000 a pagar.

Repare que o saldo do cliente A continua a ser 700.000 mesmo com um movimento do fornecedor B no meio. É exatamente esse o ponto do auxiliar: o saldo acompanha o terceiro, não a linha.

O risco do formato: um terceiro escrito de duas maneiras

Aqui está o erro que este formato existe para denunciar. Se numa linha se escreve Cliente A e noutra Cliente A., cliente a ou Cliente A Ltda, o modelo trata-os como dois terceiros diferentes. Não há aviso no momento de escrever, porque cada nome tem a sua própria linha e o seu próprio saldo corrido; o erro só aparece no fim, quando a folha de saldos mostra dois saldos pequenos em vez de um grande e lógico.

Um abono de 500.000 que devia baixar o saldo de 1.200.000 para 700.000 fica registado contra esse outro nome, que começa do zero e termina com um saldo negativo que ninguém sabe explicar. O cliente devia aparecer com um único saldo de 700.000 e o que se vê são dois terceiros com o saldo partido. A conferência da folha de saldos compara os totais por terceiro com os totais do auxiliar: se a soma dos saldos não bate com os débitos menos os créditos do auxiliar, a diferença fica à vista. Essa conferência não diz qual linha está errada, mas reduz a busca a um punhado de linhas e transforma um mistério de fim de mês em cinco minutos de revisão.

Passo a passo para começar

1. Abra o arquivo e reveja a lista de terceiros: escreva cada nome e a sua identificação uma única vez, com a grafia exata que aparece nos documentos.
2. Registe os movimentos do dia com a data, o documento, a descrição e o valor, indicando se vai ao débito ou ao crédito.
3. Deixe a coluna do saldo trabalhar sozinha. Não a sobrescreva com um valor escrito à mão: se o saldo não bate, há uma linha mal lançada.
4. No fim do corte, olhe a folha de saldos por terceiro, com cada saldo e o seu estado, e com os saldos a receber separados dos saldos a pagar.
5. Leia a conferência de fechamento. Se os saldos por terceiro cobrem todos os movimentos do auxiliar, a informação está pronta para o passo seguinte.
6. Guarde uma cópia por corte, com a data no nome do arquivo, para poder voltar a ela quando se questionar um saldo antigo.

Conselhos e erros comuns

• O nome do terceiro é a chave. Um ponto, um espaço ou uma maiúscula a mais cria um terceiro novo e parte o saldo. Use a lista e não reescreva o nome à mão.
• Não escreva sobre as células de saldo. A coluna do saldo é a que deteta os erros; se a sobrescrever, perde o aviso.
• Um movimento, um documento. Não resuma várias faturas numa única linha mesmo que sejam do mesmo dia, porque o suporte perde-se.
• Os saldos negativos têm significado. Num auxiliar misto, um saldo negativo pode ser um adiantamento ou um pagamento a mais; antes de o corrigir, reveja o documento.
• O corte precisa de data. Sem data de corte, o saldo de um terceiro não pode ser comparado com nada nem explicado depois.
• O auxiliar é controlo interno. É uma ferramenta de escritório que organiza a informação e serve de suporte, mas não substitui nenhum registo oficial nem nenhuma declaração perante uma autoridade.

Quando passar para um software de contabilidade

O modelo aguenta bem um negócio pequeno: duzentos movimentos, um ou dois utilizadores e um corte mensal. O problema chega quando o auxiliar cresce. Com milhares de movimentos por mês, com várias pessoas a lançar ao mesmo tempo e com saldos que é preciso consultar a qualquer momento, a folha começa a ficar curta: duplicam-se linhas, perde-se o rasto do documento e a conferência de fechamento deixa de ser uma ajuda para se tornar uma dor de cabeça.

O momento natural para dar o passo é quando o auxiliar deixa de ser um controlo e passa a ser a fonte principal da informação de carteira. Aí compensa um sistema que amarre o movimento ao terceiro e à conta sem possibilidade de escrever o nome de duas maneiras, e que leve os saldos sem os recalcular à mão. O Kardex Tauro está pensado exatamente para isso: o mesmo auxiliar por terceiro, com os movimentos amarrados à ficha do terceiro e os saldos sempre em dia. Até lá, o Kardex Tauro e este modelo partilham a mesma lógica, por isso a migração não obriga a mudar a forma de trabalhar, apenas a ferramenta.

Baixe o modelo, registe os movimentos do seu mês e veja como se comporta a conferência de fechamento. Com o auxiliar organizado, saber quem deve e a quem se deve deixa de ser trabalho de fim de mês.