Modelo de notas explicativas às demonstrações no Excel

Modelo de notas explicativas às demonstrações no Excel

A demonstração mostra um número e segue adiante. O estoque aparece em 2.800.000, as contas a receber em 3.200.000 e a depreciação acumulada numa linha sem história. Quem lê o balanço não sabe se aquele estoque foi avaliado pelo custo médio ponderado ou pelo último custo de compra, se a carteira inclui um cliente que parou de pagar há oito meses, nem o que aconteceu com o empréstimo bancário que vence no ano seguinte. Essa explicação não cabe no corpo da demonstração e muitas vezes também não cabe na cabeça de quem a montou três semanas antes.

As notas são exatamente essa parte: o detalhe dos números e as decisões por trás deles. E é aí que nasce o problema. Na maioria dos negócios pequenos e médios as notas vivem em arquivos soltos de Word, espalhados por pastas, com nomes como «notas finais v3 corrigido», sem dono claro e com números digitados à mão que deixaram de bater com a demonstração a partir da segunda mudança. Quando chega a hora de assinar o conjunto completo, ninguém sabe quantas notas existem, quais continuam em rascunho nem se a nota que explica o estoque ainda cita o saldo antigo.

O que é um registro de notas às demonstrações

Um registro de notas é uma planilha de trabalho com uma linha por nota. Não é o texto definitivo que se entrega assinado: é a oficina onde esse texto é montado, revisado e aprovado antes de passar a limpo. Cada linha guarda o número da nota, a referência à linha da demonstração que ela explica, o título, o texto completo, a situação em que está, o responsável e as observações da revisão.

A planilha fica no Excel e não num processador de texto por uma razão prática: as contagens do final se calculam sozinhas e o número da nota não pode se repetir sem que o próprio registro denuncie. A substituição é direta. Em vez de cinco arquivos soltos com nomes que só quem os criou entende, fica uma única lista ordenada. Em vez de versões sem dono, cada nota tem um responsável com nome próprio. E em vez de números copiados à mão que ficam desatualizados, a referência obriga a dizer a que parte da demonstração a nota pertence.

O registro não pretende escrever as notas por ninguém: não sugere o texto, não corrige a redação e não decide se a nota é suficiente. O que ele faz é evitar que alguma nota se perca, garantir que todas tenham dono e mostrar de imediato quais continuam sem aprovação.

O que as notas documentam na prática

As notas não repetem a demonstração: elas a explicam. Num fechamento normal cobrem coisas como estas:

• como o estoque foi avaliado e se há itens obsoletos
• o que compõe a carteira e como a provisão foi calculada
• por que as máquinas aparecem reduzidas pela depreciação acumulada e em quantos anos
• que condições o empréstimo bancário tem e quanto vence no ano seguinte
• como se moveram o capital, as reservas e os lucros acumulados
• quais receitas foram reconhecidas e com que critério
• quais despesas são incomuns ou de um único período
• quais compromissos ou contingências continuam abertos

De toda essa lista, a nota que mais gera discussão é a do estoque, porque dela dependem ao mesmo tempo o balanço, o custo das vendas e o resultado do exercício. Uma nota de estoque que não diz o método de avaliação deixa a demonstração pela metade, mesmo que os números fechem.

As sete colunas do registro

O registro tem sete colunas. Cinco são digitadas e duas sustentam o controle do conjunto completo.

As duas últimas não são enfeite. O responsável com nome próprio evita o caso clássico da nota que ninguém reclama, e as observações guardam o que se perguntou na revisão: de onde saiu um número, que mudança ficou pendente, o que ficou combinado com quem preparou a demonstração.

A referência: a que linha da demonstração pertence cada nota

A coluna de referência é escolhida de uma lista com oito opções: ativo, passivo, patrimônio, receitas, despesas, contingências, partes relacionadas e outro. Escolher uma não é enfeite de classificação. É a forma de saber quantas notas explicam o ativo, quantas o passivo e se alguma parte da demonstração ficou sem explicação. Um balanço com estoque, carteira e máquinas grandes e uma única nota de ativo costuma ser sinal de que falta documentar.

A lista serve também para o outro lado do problema. Quando alguém ajusta o saldo de uma conta depois de fechada a primeira versão, procura-se pela referência e aparecem as notas que podem ter ficado velhas. Sem essa coluna, o ajuste entra na demonstração e a nota continua contando a história anterior, que é a origem mais comum das notas cujos números já não batem.

Contingências, partes relacionadas e outro existem porque há notas que não dependem de uma única linha da demonstração: um litígio com um cliente, um empréstimo a um sócio, um compromisso de compra assinado. Forçá-las dentro do ativo ou do passivo suja a contagem. Melhor deixá-las na referência própria.

A situação da nota: rascunho, revisada e aprovada

A segunda lista tem três valores e vale a pena levá-los a sério. Uma nota em rascunho é um texto que alguém escreveu e que ninguém leu ainda com a demonstração à frente. Uma nota revisada já passou por uma segunda leitura e seu número foi cruzado com o saldo. Uma nota aprovada é a que pode sair para a pasta final.

A diferença entre revisada e aprovada importa quando quem revisa e quem responde pelo fechamento não são a mesma pessoa: uma coisa é o texto estar bem escrito e outra é quem assina o fechamento tê-lo aceitado. Por isso o resumo não dá o conjunto por fechado assim que todas as notas estão revisadas, mas só quando todas estão aprovadas.

O resumo: contagem por referência e por situação

Abaixo do registro há duas mini tabelas que se calculam sozinhas. A primeira conta as notas registradas e as agrupa por referência: quantas de ativo, quantas de passivo, quantas de patrimônio e assim com as oito opções. A segunda as agrupa por situação: rascunho, revisada e aprovada.

A última linha do resumo olha a contagem por situação e avisa quando fica pelo menos uma nota sem aprovação. Esse aviso é o que evita entregar um conjunto de notas incompleto acreditando que está terminado, e é também o que responde a pergunta que sempre aparece em cima da hora: quantas notas faltam e com quem estão.

Exemplo: doze notas num fechamento qualquer

Com doze notas registradas, a contagem por referência fica assim.

E a contagem por situação fica assim.

A contagem por situação é a que deixa ver que ainda há duas notas sem revisão e, por isso, a linha de conferência do resumo avisa em vez de dar o conjunto por fechado. O aviso não diz que os números estão errados: diz apenas que o conjunto de notas não está aprovado. É um aviso de processo, não um sinal de erro contábil.

O problema real: notas soltas, versões sem dono e números que não batem

Vale a pena olhar separadamente os três sintomas que este registro combate, porque eles se confundem entre si.

Notas soltas. Quando as notas são documentos independentes, o conjunto completo só existe na cabeça de quem as escreveu. Ninguém sabe se são dez ou quinze nem se alguma ficou esquecida num e-mail. Uma lista única transforma essa pergunta num número.

Versões sem dono. Um arquivo chamado «notas finais v3 corrigido» não diz quem o mudou nem o que mudou. Com uma coluna de responsável e uma de observações, cada versão tem autor e motivo.

Números que não batem com a demonstração. É o sintoma mais caro. A nota foi escrita com o saldo da primeira versão e a demonstração continuou se mexendo depois dos ajustes. A referência à linha da demonstração não impede a defasagem, mas a torna visível: ao procurar pela referência vê-se quais notas tocam as contas que se moveram.

Como se encaixa no resto do fechamento

As notas são escritas sobre números que já existem. O balanço, a demonstração do resultado, a demonstração das mutações do patrimônio e a demonstração do custo de produção e vendas são a matéria-prima; a referência à linha da demonstração é a ponte entre esses formatos e esta planilha. Por isso a ordem importa: primeiro os lançamentos de ajuste, depois as demonstrações e, no fim, as notas são escritas e aprovadas. Se as notas forem escritas antes de fechar os ajustes, será preciso refazê-las.

É um registro de trabalho, não um texto legal

Vale dizer com todas as letras: este modelo é um registro de trabalho, não um texto legal. É a planilha onde as notas que explicam os números são ordenadas, revisadas e aprovadas. Não substitui nenhum documento oficial nem faz as vezes de uma declaração, e também não é o formato com que a informação é apresentada a terceiros. Seu valor está no controle interno: saber quantas notas existem, o que explicam, quem responde por elas e quais continuam sem aprovação.

Como usar o modelo passo a passo

1. liste as notas que você precisa por referência: ativo, passivo, patrimônio, receitas, despesas, contingências, partes relacionadas e outro
2. numere as notas e escreva um título curto para cada uma
3. prepare o texto e confira se cada número citado bate com o saldo já ajustado
4. marque a situação de cada nota e ponha nome ao responsável
5. deixe nas observações o que ficou pendente da revisão
6. olhe as duas mini tabelas e a última linha do resumo
7. não dê o conjunto por terminado enquanto essa linha continuar avisando

Trabalhada assim, a planilha transforma um monte de textos soltos num conjunto de notas que se pode revisar, aprovar e entregar sem surpresas. E deixa um rastro claro para o fechamento do ano seguinte: quem retomar o trabalho vai saber o que foi dito de cada conta, quem aprovou e o que ficou aberto.