Modelo de avaliação de fornecedores no Excel

Modelo de avaliação de fornecedores no Excel

Comprar de um fornecedor que falha é comprar duas vezes: uma quando você paga e outra quando o cliente devolve, reclama ou vai embora. Mesmo assim, na maioria dos pequenos negócios a decisão de continuar ou não com um fornecedor é tomada de memória, pela simpatia do vendedor ou pelo último problema que aconteceu. Decidir assim deixa o negócio à mercê do acaso: um fornecedor barato, mas que atrasa, pode custar mais do que um um pouco mais caro que nunca falha e, sem um quadro que comprove isso com números, a discussão vira opinião contra opinião. Avaliar fornecedores é, nada mais nada menos, dar nota a eles com regras claras e sempre iguais, para que a decisão de manter, negociar, buscar alternativa ou suspender se apoie em dados e não em suposições.

Neste artigo explicamos por que vale a pena avaliar os fornecedores com um quadro e não por impressão, o que o modelo para download inclui, quais são os oito critérios e como pontuar cada um de 0 a 5, como o pontuação final é calculado e o que cada classificação significa, um exemplo resolvido com seus valores ponderados, como comparar dois fornecedores do mesmo produto, o passo a passo para usar o modelo, os erros mais comuns e em que momento vale a pena dar o salto para um software de estoque.

Por que avaliar fornecedores com regras e não por suposição

Uma suposição não pode ser comparada, não pode ser discutida com dados e não se repete igual no próximo período. Se a decisão de continuar comprando de alguém depende de como o vendedor te tratou ou do que você lembra do último pedido, qualquer mudança de humor ou de memória muda a decisão. Com um quadro de pontuações acontece o contrário: os critérios são sempre os mesmos, os pesos também, e o resultado pode ser mostrado tanto ao dono quanto ao fornecedor sem que ninguém precise acreditar na sua palavra.

Dar nota com regras tem efeitos bem concretos. Primeiro, obriga a olhar o desempenho completo e não apenas o preço: um fornecedor barato que entrega atrasado, fatura mal ou não responde a uma urgência acaba custando mais do que um um pouco mais caro que cumpre. Segundo, transforma a reclamação em evidência: quando você chama o fornecedor com números na mão, a conversa deixa de ser uma queixa e passa a ser um plano de melhoria. E terceiro, deixa um registro: se mais adiante for preciso trocar de fornecedor, existe um histórico que justifica a mudança diante do chefe, do sócio ou de quem perguntar.

O que o modelo inclui

O modelo é um arquivo de Excel com duas abas: uma para fazer a avaliação e outra com as instruções. Tudo cabe em uma página em formato A4 na vertical, em tons de cinza empresariais, para que você possa imprimir e assinar como parte do controle interno. Isto é o que você encontra em cada parte:

Os oito critérios e como pontuar de 0 a 5

Os pesos que vêm no modelo somam cem por cento e se distribuem assim: os quatro primeiros critérios pesam quinze por cento cada um, e os quatro seguintes pesam dez por cento cada um. Essa distribuição é política do seu negócio: você pode ajustá-la, mas convém mantê-la igual para todos os fornecedores do mesmo produto, porque do contrário as notas deixam de ser comparáveis.

Como a pontuação final é calculada e o que cada classificação significa

O cálculo é simples e o modelo faz sozinho. Cada linha multiplica a pontuação que você deu pelo peso do critério e mostra o resultado na coluna Ponderado. Depois a aba soma os ponderados e divide essa soma pela soma dos pesos; esse quociente é a Pontuação final, que fica sempre entre 0 e 5. Como a pontuação por critério vai de 0 a 5, dividir o ponderado total pelo cem por cento dos pesos devolve a média ponderada na mesma escala.

Com a pontuação final pronta, a aba atribui a classificação por faixas. A escala que vem no modelo é esta:

Um exemplo resolvido: o fornecedor que ficou Bom

Para ver o quadro funcionando, imagine um negócio local avaliando o fornecedor que abastece um produto de giro. Assim ficaram as pontuações dadas pelo responsável de compras, com a evidência das entregas, das notas e das reclamações do período:

Somando os ponderados: 0,75 + 0,60 + 0,45 + 0,75 + 0,40 + 0,30 + 0,40 + 0,30 = 3,95. Como os pesos somam cem por cento, a pontuação final é diretamente 3,95 de 5. Esse valor cai na faixa de 3,5 a menos de 4,5, então a classificação que a aba mostra é Bom. Com esse resultado, a decisão escolhida na lista suspensa é negociar condições de preço e melhorar as entregas: o fornecedor é mantido, mas com um plano de ação escrito e uma data para avaliá-lo de novo.

Repare no que o exercício revela: o fornecedor tem qualidade e atendimento nota cinco, mas perde pontos em preço, urgências, devoluções e entregas. Sem o quadro, a conversa seria "é um bom fornecedor" ou "é um mau fornecedor"; com o quadro, você sabe exatamente o que pedir e em que ordem.

Como comparar dois fornecedores do mesmo produto

O maior proveito do modelo aparece quando você tem dois ou mais fornecedores que oferecem o mesmo produto e precisa escolher. A regra é simples: use o mesmo quadro, com os mesmos critérios e os mesmos pesos, para cada um, e compare as pontuações finais. Fica assim:

Cuidado com a armadilha mais frequente: mudar os pesos para o fornecedor de que você gosta. Se você baixa o peso das entregas para o Fornecedor A e aumenta para o Fornecedor B, as pontuações deixam de ser comparáveis e o quadro perde todo o valor. Os pesos são definidos uma vez, iguais para todos, e só se revisam quando muda a política de compras do negócio, nunca para favorecer alguém.

Passo a passo para avaliar um fornecedor

Colocar o modelo para trabalhar leva poucos minutos se você reunir a evidência antes de abri-lo. A ordem recomendada é esta:

1. Preencha o cabeçalho: Fornecedor, Documento, Período avaliado, O que nos vende, quem avalia e a Data, para que a avaliação fique identificada e não se confunda com outra.
2. Confira se os pesos somam cem por cento. Se a linha de total não fechar, a célula de aviso mostrará "conferir os pesos" e você não poderá tirar conclusões do resultado.
3. Reúna a evidência antes de pontuar: entregas no prazo, entregas atrasadas, reclamações, notas com erros, devoluções e pedidos de garantia do período.
4. Pontue cada critério de 0 a 5 com essa evidência à vista, não com a impressão do último pedido nem com a simpatia do vendedor.
5. Veja a Pontuação final e a Classificação que a aba calcula sozinha, e anote na coluna de Observação a evidência que sustenta cada nota.
6. Escolha a Decisão na lista suspensa: Manter, Renegociar condições, Buscar alternativa ou Suspender.
7. Escreva o plano de ação com este fornecedor nas quatro linhas do bloco: o que deve melhorar, como será medido e em quanto tempo.
8. Assine como avaliador e peça a aprovação de compras ou gerência, para que a decisão fique aprovada e não apenas anotada.

Erros comuns ao avaliar fornecedores

• Pontuar sem evidência. Se a nota não se sustenta em entregas, notas fiscais ou reclamações, ela vira opinião e o fornecedor a discute até reduzi-la a nada.
• Avaliar só pelo preço. Um fornecedor barato que descumpre, entrega atrasado ou não responde a uma urgência custa mais do que um um pouco mais caro que cumpre sempre.
• Não contar o resultado ao fornecedor. Se ele nunca sabe onde falhou, não tem como melhorar e o problema se repete período após período.
• Avaliar uma única vez por ano. Quando o relatório chega, o dano já está feito; um período tão longo deixa passar os problemas sem corrigi-los a tempo.

Com que frequência avaliar e o que fazer com o resultado

Para um fornecedor crítico — o que abastece o produto que sustenta suas vendas ou o único que tem um item essencial — vale avaliar a cada trimestre, e no máximo a cada seis meses. Para os fornecedores de produtos secundários, uma avaliação anual é suficiente. O essencial não é a frequência exata, mas que ela seja regular e que o fornecedor saiba quando chega a próxima avaliação.

O resultado não é arquivado e esquecido: dele sai uma decisão concreta. Se a classificação é Excelente, mantém-se e cuida-se da relação; se é Bom, mantém-se com um plano de melhoria escrito e acompanhamento; se é Aceitável, negocia-se com firmeza e começa-se a buscar uma alternativa; e se é Em risco, procura-se um substituto ou suspende-se, conforme o quanto a operação depende desse fornecedor. Em todos os casos, a nota é compartilhada com o fornecedor: a avaliação serve para melhorar a relação, não para guardar segredos.

Quando passar do modelo para um software

O modelo em Excel resolve bem a avaliação de fornecedores de um negócio que trabalha com poucos fornecedores ou que revisa o desempenho de vez em quando. Ele fica curto quando você tem dezenas de fornecedores e quer ver a evolução de cada um ao longo do tempo, quando as notas devem sair de dados que já estão no sistema — mercadorias recebidas, devoluções registradas, pagamentos feitos — em vez de serem digitadas à mão, ou quando várias pessoas precisam consultar o mesmo histórico sem trabalhar em cópias diferentes do arquivo.

É aí que entra o Kardex Tauro. Com o estoque e as compras no sistema, boa parte dos dados que hoje você escreve à mão fica registrada sozinha: o que entrou, quando chegou, o que foi devolvido e quanto se pagou. Sobre essa base, a avaliação do fornecedor deixa de depender do que alguém lembra e passa a se apoiar no movimento real do negócio, com o histórico de cada fornecedor à vista na hora de decidir.

Se hoje você leva as compras em papéis soltos ou em várias planilhas que não conversam entre si, comece baixando este modelo e deixe a primeira avaliação feita e assinada. Com esse hábito organizado, o passo para o Kardex Tauro mais adiante será rápido e sem contratempos.