Modelo de cadastro de fornecedores no Excel: download grátis

Modelo de cadastro de fornecedores no Excel: download grátis

Quando um pequeno negócio precisa de alguma coisa, a pergunta mais incômoda costuma ser a mesma: de quem a gente compra e em que condições? Os fornecedores vivem espalhados: alguns na agenda do celular do dono, outros em notas fiscais arquivadas, outros nas conversas do ano passado e poucos na memória de quem está há mais tempo na empresa. Na hora de comprar, é preciso reconstruir tudo de memória: quem vendia a embalagem, para qual número ligar quando precisava do serviço técnico, qual condição de pagamento tinha sido negociada, se aquele fornecedor ainda está ativo ou se não entrega mais. Essa reconstrução custa tempo, favorece erros e, acima de tudo, deixa as compras dependendo da memória em vez de depender de um registro.

O cadastro de fornecedores resolve esse problema com uma ferramenta simples: uma lista única, organizada e sempre atualizada com os dados de contato, a categoria, as condições de pagamento e o status de cada fornecedor. Com um cadastro bem cuidado, pedir um orçamento de embalagem leva um minuto: você filtra pela categoria, vê quem está ativo e liga para o contato certo, sem revirar conversas nem notas antigas. Além disso, o simples exercício de montar a lista mostra num relance onde você depende de um fornecedor só e quais compras não têm alternativa.

Deixo aqui um modelo de cadastro de fornecedores no Excel, grátis e pronto para usar: um arquivo com cem linhas numeradas, listas suspensas para categoria, condição de pagamento e status, e filtros automáticos no cabeçalho para encontrar qualquer fornecedor em segundos. O arquivo traz ainda uma planilha de instruções com recomendações para mantê-lo vivo. Neste artigo explico o que o modelo inclui, quais dados importam de verdade e como aproveitá-lo sem deixar que ele vire mais uma lista abandonada pelo caminho.

O que o modelo de cadastro de fornecedores inclui

O arquivo está organizado em duas planilhas. A primeira, chamada «Fornecedores», é o cadastro: um título e uma tabela com doze colunas e cem linhas prontas para preencher, uma para cada fornecedor. A segunda, «Instruções – Fornecedores», resume em quatro passos para que serve o arquivo e como usá-lo, e guarda a dica mais importante: tenha ao menos dois fornecedores por categoria para não depender de um só e atualize os dados pelo menos uma vez por ano.

A tabela tem filtros automáticos no cabeçalho: você clica na seta de qualquer coluna e pode classificar, buscar e filtrar sem mover nem apagar dados. As colunas com lista suspensa evitam erros de digitação: em vez de escrever «embalagem» de cinco jeitos diferentes, você escolhe a opção certa e os filtros sempre devolvem os mesmos resultados. Estas são as colunas do cadastro:

Quais dados do fornecedor realmente importam

Nem todos os campos têm o mesmo peso. No cadastro há três dados que, se estiverem errados, custam dinheiro, e vale a pena conferir um por um ao registrar cada fornecedor. O primeiro é a razão social exata, tal como aparece no certificado ou na nota do fornecedor: se a sua lista diz um nome diferente do que está na nota, o setor contábil vai precisar corrigir ou devolver documentos, e uma razão social errada pode deixar o gasto sem suporte válido. O segundo é o CNPJ ou o CPF, que acompanha a razão social nas notas e nos pedidos de compra; com o número certo, qualquer nota é identificada e lançada sem dúvidas. O terceiro é o contato real: o e-mail e o telefone de quem faz orçamento e entrega, porque falar com o contato errado dentro de uma empresa grande pode atrasar um pedido por dias.

Os demais campos completam o quadro para decidir e negociar. Esta tabela resume o que cada dado oferece:

Como organizar o cadastro: categorias, status e filtros

A categoria é a coluna que mais traz organização, porque agrupa os fornecedores pelo que você compra deles. A lista suspensa tem oito opções pensadas para o dia a dia de um negócio: Matérias-primas para o que se transforma no seu produto, Insumos para o que é consumido ao produzi-lo, Embalagem, Papelaria, Serviços, Transporte, Equipamentos e Outro para o que não se encaixa nas anteriores. Escolha uma só categoria por fornecedor, a principal; se um fornecedor vende dois tipos de coisa, coloque-o na de maior volume e anote isso nas observações. O importante é a constância: sempre o mesmo critério, para o filtro devolver sempre o mesmo grupo de nomes.

O status diz com quem você pode comprar hoje. Ativo é o fornecedor com quem você opera normalmente; Em avaliação é aquele que você está testando com um pedido ou dois, com o cumprimento de prazos e a qualidade sob observação; Suspenso é o que por enquanto fica de fora, por descumprimento, por preços fora do mercado ou enquanto uma pendência é resolvida. A regra de ouro é conferir o status antes de ligar: com o cadastro em dia, uma olhada na coluna evita pedir, sem querer, para um fornecedor suspenso e sustentar quem não é bom para você.

Os filtros automáticos transformam a lista em uma ferramenta de decisão. Com dois cliques você vê todos os fornecedores de transporte, classifica por condição de pagamento para descobrir quem oferece prazo de 60 dias ou confere quantos estão em avaliação. Use-os também como controle de qualidade do registro: filtrar por categoria mostra, por exemplo, se existe apenas uma opção de embalagem, sinal de que vale buscar uma segunda antes que um imprevisto deixe você sem fornecedor.

Como usar o modelo passo a passo

O arquivo é baixado, aberto no Excel e preenchido na hora, mas seguir uma ordem ajuda o cadastro a ficar completo e confiável desde o primeiro dia:

1. Baixe o modelo e abra no Excel. Antes de escrever qualquer coisa, leia a planilha «Instruções – Fornecedores»: nela estão o objetivo do arquivo, os quatro passos de uso e a dica de manter ao menos dois fornecedores por categoria.
2. Comece pelos fornecedores do dia a dia. Liste os que mais emitem notas para você ou de quem você compra com mais frequência; registrá-los primeiro traz valor desde o primeiro dia e deixa os eventuais para depois.
3. Escreva um fornecedor por linha, com a razão social e o CNPJ ou CPF exatamente como aparecem na nota dele. Não improvise nem use o nome fantasia: esses dois dados são os que validam os documentos.
4. Preencha contato, cargo, telefone e e-mail com os dados da pessoa que atende a sua conta. Se o fornecedor trocar de representante, atualize a linha no mesmo dia, antes que a informação antiga cause confusão.
5. Escolha a categoria, a condição de pagamento e o status nas listas suspensas e escreva o prazo em dias. Se você negociou prazo de 30 dias, a linha precisa dizer isso: é a informação que você vai usar para planejar pagamentos.
6. Acrescente nas observações o que não cabe nas colunas: pedido mínimo, dias de entrega, conta para transferências e a data em que atualizou a linha.
7. Use os filtros para revisar o cadastro completo: procure duplicados, veja quantos fornecedores você tem por categoria e confirme se todos os status estão em dia. Agende uma revisão geral pelo menos uma vez por ano, como sugere a própria planilha de instruções.

Erros comuns ao montar o cadastro de fornecedores

Um cadastro mal cuidado é quase tão ruim quanto não ter nenhum, porque dá a falsa sensação de controle. Estes são os erros que mais vemos em pequenos negócios:

• Ter um único fornecedor por categoria: se ele falhar, aumentar os preços, atrasar ou fechar, você fica sem com quem comparar nem a quem recorrer. A planilha de instruções diz isso claramente: busque ao menos duas opções por categoria, ainda que a segunda seja um fornecedor alternativo que você ainda não usa.
• Deixar os dados desatualizados: um telefone que mudou, um e-mail que ninguém lê mais ou uma razão social nova, algo comum quando uma empresa troca de nome ou é incorporada, transformam o cadastro em fonte de erros. Atualize a linha no mesmo dia em que o dado muda e faça uma revisão geral uma vez por ano.
• Misturar o nome fantasia com a razão social: chamar o fornecedor de «o das embalagens azuis» funciona na conversa, mas o registro precisa do nome legal. Se a nota chegar com um nome diferente do cadastro, toda compra exige conciliação manual e os documentos podem ser recusados.
• Preencher tudo de memória em uma única tarde: é o caminho rápido para registrar dados inventados. Confira cada linha com uma nota recente ou uma ligação curta ao fornecedor; é melhor ter vinte fornecedores verificados do que cem linhas duvidosas.

Compras organizadas com software

O modelo é o primeiro nível de organização e funciona muito bem enquanto o número de fornecedores é administrável: é barato, flexível e se adapta a qualquer negócio. O limite aparece quando o cadastro começa a viver desconectado do resto da operação. Os dados do fornecedor precisam ser digitados de novo em cada pedido de compra, o status do cadastro não avisa quando alguém gera um pedido para um fornecedor suspenso, e as contas a pagar ficam em outra planilha, sem relação com o que foi comprado nem de quem.

Quando esse momento chega, vale a pena migrar para um software que una compras e pagamentos. No Kardex Tauro, por exemplo, cada fornecedor tem uma ficha com os dados de contato, a condição de pagamento e o status, e essa ficha está ligada aos pedidos de compra e às contas a pagar: você cria o pedido sem digitar o CNPJ nem o e-mail de novo, o sistema respeita as condições combinadas e você sabe, a qualquer momento, quanto deve para cada fornecedor e o que vence primeiro. O modelo serve hoje para colocar o cadastro em ordem e entender o que você vai precisar amanhã.

Baixe grátis o modelo de cadastro de fornecedores no Excel e registre nele os seus cinco fornecedores mais importantes. Em uma única tarde você vai ver quanto tempo economiza no próximo orçamento e quantas informações soltas estavam vivendo na sua memória. E quando o volume crescer e você quiser que cada fornecedor tenha sua ficha ligada a pedidos de compra e contas a pagar sem digitar duas vezes, o Kardex Tauro é o próximo passo natural.