Modelo de registro de devoluções no Excel: download grátis

Modelo de registro de devoluções no Excel: download grátis

As devoluções são uma operação do dia a dia em todo negócio que trabalha com estoque. Às vezes é preciso devolver mercadoria ao fornecedor porque ela chegou danificada, incompleta ou diferente do que foi pedido; outras vezes é o cliente que devolve um produto por garantia, por erro na entrega ou simplesmente para trocar. Se cada caso for resolvido apenas de boca e nada for anotado, logo ninguém sabe a quem tal pedido foi devolvido, por qual motivo, se a mercadoria voltou para o depósito ou se o caso continua pendente. Um modelo de registro de devoluções no Excel organiza esse processo: uma tabela única em que cada devolução ocupa a própria linha, com data, documento de referência, fornecedor ou cliente, produto, quantidades e status.

Neste artigo explicamos para que serve o registro de devoluções, quais componentes e colunas o modelo para download inclui, como preenchê-lo com um exemplo prático e em que momento vale a pena transferir esse controle para um software de estoque.

O que é um registro de devoluções

Um registro de devoluções é a relação organizada de todas as devoluções que afetam a operação do negócio. O valor dele está no fato de funcionar nas duas direções em que a mercadoria se move:

• Devoluções a fornecedores: quando a mercadoria comprada chega danificada, errada, incompleta ou com defeito, o negócio a devolve ao fornecedor e providencia a troca, a nota de crédito ou a devolução do dinheiro.
• Devoluções de clientes: quando o cliente devolve um produto comprado por garantia, insatisfação ou troca, e o negócio recebe a mercadoria de volta no seu depósito.

Nos dois casos a devolução tem efeito sobre o estoque e deixa um comprovante que vale a pena guardar. Se você comprou dez unidades e devolve três ao fornecedor, o seu estoque fica com sete; se vendeu um item e o cliente o devolve, essas unidades voltam a ficar disponíveis para venda. Registrar cada movimento com o motivo e o status permite responder com dados e não com a memória: quanto foi devolvido neste mês, qual fornecedor gera mais devoluções, qual produto é devolvido com mais frequência e quais casos continuam abertos esperando uma decisão.

O que o modelo de registro de devoluções inclui

O modelo foi pensado para ser usado desde o primeiro dia, sem fórmulas complicadas e sem configurações prévias. Estes são os componentes que você encontra ao abrir o arquivo:

Com esses componentes o modelo funciona como um livro de registro: você o abre, anota a devolução do dia e salva o arquivo. A informação fica organizada e pronta para ser filtrada ou totalizada quando for necessário.

Colunas do registro de devoluções

Cada coluna do modelo captura um dado específico da devolução. Esta é a estrutura usada pelo formato:

Nem todas as colunas exigem o mesmo esforço: as listas suspensas de tipo, motivo e status resolvem-se com um clique, e o valor total é calculado sozinho. O restante é copiar as informações do documento que respalda a operação.

Exemplo: devolução de compra registrada no modelo

Imagine que no dia 4 de setembro você recebe um pedido de lâmpadas e, ao conferir, percebe que três unidades chegam com defeito de fábrica. Você decide devolvê-las ao fornecedor e as anota no modelo. A linha ficaria assim:

A primeira linha mostra como funciona uma devolução de compra: três unidades saem do seu estoque em direção ao fornecedor, o valor envolvido é de 45.000 e, como o status ficou em Aprovada, o caso está encerrado. A segunda linha mostra a direção contrária: um cliente devolve dois jogos de chaves porque recebeu o modelo errado; o status permanece em Pendente até que a troca seja confirmada e, nesse momento, a linha é atualizada para que o registro sempre reflita a realidade.

A mesma tabela serve para os dois sentidos do movimento e pode ser filtrada por tipo, por parte envolvida ou por status. Assim, no fim do mês você não precisa abrir vários arquivos para saber quantas unidades voltaram para os fornecedores nem quantas entraram de novo por devoluções de clientes.

Como preencher o registro de devoluções passo a passo

1. Escolha o tipo de devolução. Na coluna Tipo selecione Compra se a mercadoria volta ao fornecedor ou Venda se um cliente a devolve.
2. Anote a data e o documento de referência. Escreva o dia da devolução e o número da nota fiscal, da nota de remessa ou do comprovante que originou a operação, para localizar o comprovante quando necessário.
3. Identifique a parte envolvida. Registre o nome do fornecedor ou do cliente, conforme o caso.
4. Detalhe o produto e as quantidades. Escreva a referência do item e a quantidade devolvida; o modelo calcula o valor total ao multiplicá-la pelo valor unitário.
5. Selecione o motivo. Escolha na lista suspensa a razão da devolução: mercadoria danificada, produto errado, garantia, troca ou outra.
6. Defina o status. Marque Pendente enquanto o caso estiver em gestão e atualize para Aprovada ou Rejeitada quando o fornecedor ou o cliente confirmar a decisão.
7. Complete as observações. Se foi acordada uma troca, uma nota de crédito ou a devolução do valor, deixe anotado para não perder o acompanhamento.

Dicas para um registro de devoluções confiável

• Arquive o comprovante. Guarde a nota fiscal ou a nota de remessa que respalda cada devolução; com o número do documento anotado no registro, você a encontra em segundos.
• Revise os pendentes com frequência. Filtre pelo status Pendente toda semana e trate os casos abertos antes que se acumulem.
• Lembre-se do efeito no estoque. Devolver mercadoria ao fornecedor é uma saída e receber mercadoria de um cliente é uma entrada; se você não anotar, a contagem de estoque fica desatualizada.
• Registre no mesmo dia. Anote a devolução quando ela acontecer; se deixar acumular várias, é fácil esquecer quantidades, motivos ou documentos.
• Use sempre os mesmos termos. Apoie-se nas listas suspensas para que motivos e status sejam comparáveis e os filtros continuem funcionando.

Quando vale a pena passar o registro para um software

O modelo no Excel é uma excelente solução enquanto o volume de devoluções é baixo e o controle é feito por uma única pessoa. Mas quando crescem as vendas, os fornecedores e a quantidade de movimentos diários, manter o registro à mão começa a custar caro: é preciso escrever cada linha, acompanhar os pendentes, somar os totais e transferir as informações para o kardex para que o estoque fique em dia. Nesse ponto, um erro de digitação em uma única linha pode desorganizar todo o controle.

Com um programa como o Kardex Tauro, por exemplo, a devolução é registrada indicando se corresponde a uma compra ou a uma venda; quando é aprovada, o sistema gera automaticamente o movimento de estoque correspondente: uma saída se a mercadoria volta ao fornecedor ou uma entrada se o cliente a devolve. Esse movimento fica associado ao documento de referência e ao kardex do produto, de modo que digitar a mesma informação duas vezes, filtrar pendentes e calcular totais deixam de ser tarefa diária.

O modelo no Excel continua sendo um grande aliado para organizar as devoluções enquanto o negócio é pequeno. Quando o volume crescer, ter mantido um registro organizado desde o início tornará muito mais simples a migração para um software como o Kardex Tauro.