Modelo de mutações do patrimônio no Excel

Modelo de mutações do patrimônio no Excel

O patrimônio de um negócio não fica parado. Ao longo do ano entram aportes dos sócios, distribuem-se lucros, separam-se reservas e o exercício deixa um resultado que ainda não foi repartido. Na hora do encerramento, esses movimentos precisam ficar explicados num único quadro, e não espalhados entre o balanço e um anexo solto. Esse quadro é a demonstração das mutações do patrimônio, e este modelo a monta como uma matriz: as rubricas do patrimônio nas linhas e os movimentos nas colunas.

A planilha traz sete colunas e deixa o trabalho pesado por conta das fórmulas. Digita-se o saldo inicial de cada linha, os aportes do período, as distribuições, o resultado do exercício e os outros movimentos; o saldo final de cada linha é calculado sozinho. No rodapé, uma linha de conferência cruza o total da demonstração com o patrimônio que aparece no balanço, para que ninguém entregue um quadro que não fecha.

O que é a demonstração das mutações do patrimônio e para que serve

A demonstração das mutações do patrimônio é a demonstração financeira que explica o que aconteceu com o dinheiro dos donos durante o período. O balanço mostra o patrimônio numa única cifra no encerramento, mas não diz por que ele mudou: se subiu porque os sócios aportaram, porque o negócio lucrou ou porque alguém distribuiu. Esse detalhe é justamente o que esta demonstração acrescenta. É a ponte entre o patrimônio do ano passado e o deste ano.

Ela serve para três coisas concretas. Primeiro, para prestar contas: quem colocou capital quer ver se o seu dinheiro cresceu pelo próprio aporte ou pelo resultado do negócio. Segundo, para separar o que se ganhou do que se repartiu: um negócio pode ter lucrado e, mesmo assim, ter reduzido o seu patrimônio se distribuiu mais do que ganhou. Terceiro, para o controle interno: se o total da demonstração não coincide com o patrimônio do balanço, há um movimento que ficou sem registro.

A matriz: rubricas nas linhas e movimentos nas colunas

Cada linha é uma rubrica do patrimônio e cada coluna é um tipo de movimento. As sete colunas do arquivo são estas.

São cinco linhas. O capital reúne o que os donos aportaram. As reservas são parcelas dos lucros que o negócio decide não distribuir. Os resultados acumulados são os lucros de anos anteriores que continuam dentro do patrimônio. O resultado do exercício é o lucro deste período e aparece separado até ser distribuído. E a linha de outros recolhe o que não se encaixa nas quatro anteriores. Abaixo fica a linha de totais, que soma coluna por coluna.

Exemplo numérico: de onde vem cada linha

Com o mesmo negócio das demais demonstrações da série, este é o quadro completo do período. O capital começa em dez milhões e recebe dois milhões de aportes, então fecha em doze milhões. As reservas vinham em meio milhão e recebem trezentos mil por outros movimentos, até oitocentos mil. Os resultados acumulados vinham em um milhão e duzentos mil e distribuem quatrocentos mil, então ficam em oitocentos mil. O resultado do exercício do período é de um milhão e oitocentos mil, e a linha de outros permanece em zero.

A linha de totais conta a história num relance: o patrimônio começou em onze milhões e setecentos mil, recebeu dois milhões de aportes, distribuiu quatrocentos mil, somou um milhão e oitocentos mil de resultado e trezentos mil de outros movimentos, e fechou em quinze milhões e quatrocentos mil. Com isso, a demonstração não diz apenas quanto o patrimônio mudou, diz de onde veio cada centavo.

Aportes que somam, distribuições que subtraem

A regra da matriz é simples: os aportes e o resultado somam, as distribuições subtraem. O saldo final de cada linha é o seu saldo inicial mais o que entrou menos o que saiu. O capital quase sempre sobe, porque os aportes o aumentam e, na operação normal, não se devolve capital. Os resultados acumulados são a linha que mais se move para baixo, porque é dela que saem os repasses aos sócios.

Vale separar duas ideias que soam parecidas. Ganhar é quando o exercício deixa um lucro. Repartir é decidir entregar esse lucro, ou os de anos anteriores, aos donos. Um negócio pode ganhar um milhão e repartir dois milhões: o patrimônio cai mesmo que o ano tenha sido bom, porque a distribuição levou mais do que o período produziu. Este modelo mostra essa diferença sem discurso: deixa o resultado do exercício na sua própria coluna e as distribuições na delas, de modo que quem lê vê as duas coisas separadas.

A conferência contra o patrimônio do balanço

A demonstração e o balanço olham o mesmo patrimônio de dois lados. O balanço o mostra no encerramento numa única cifra; a demonstração explica como se chegou a ela. Por isso o total da demonstração tem que coincidir com o patrimônio do balanço. A planilha traz uma conferência que subtrai os dois valores e avisa quando a diferença não é zero. Quando não coincidem, quase sempre falta um movimento por registrar: um aporte que não foi lançado, uma distribuição que ficou em rascunho ou uma reserva que foi aprovada e não foi contabilizada.

No exemplo, o patrimônio do balanço é de quinze milhões e quatrocentos mil e o total da demonstração dá o mesmo, então a conferência fecha. Essa última linha é o que transforma o quadro em ferramenta de controle e não em enfeite. Uma demonstração que concorda com o balanço permite confiar nas duas cifras; uma que não concorda obriga a revisar os movimentos antes de entregar as demonstrações financeiras.

Erros comuns ao montá-la no Excel

A maioria dos descuadres desta demonstração nasce de três deslizes. O primeiro é misturar o resultado do exercício com os resultados acumulados: o lucro do período vai na sua própria linha e na sua própria coluna, e só passa para acumulados quando se decide o seu destino. O segundo é deixar os aportes fora da matriz e somá-los no fim à mão, o que faz o saldo inicial e o final pararem de fechar. O terceiro é lançar as distribuições com sinal de mais; na matriz elas entram positivas e é a fórmula que as subtrai.

• Escreva o saldo inicial de cada linha antes de mexer nas colunas de movimento.
• Deixe o resultado do exercício na sua linha e na sua coluna, sem repeti-lo em acumulados.
• Digite os aportes e as distribuições como números positivos: a fórmula do saldo final faz a subtração.
• Revise a conferência contra o balanço antes de entregar o quadro.
• Explique numa nota cada movimento da coluna de outros.

Como ler o quadro em cinco minutos

A leitura desta demonstração segue sempre a mesma ordem. Olha-se primeiro a coluna do saldo inicial para saber com quanto patrimônio se começou. Depois, a coluna de aportes: se estiver vazia, os donos não colocaram dinheiro novo no período e qualquer aumento do patrimônio vem do próprio negócio. Em seguida, a coluna do resultado do exercício, que é o que o período produziu, e por último a coluna de distribuições, que é o que saiu para os sócios.

Com esses quatro olhares já se sabe quase tudo. Um patrimônio que sobe com a coluna de aportes carregada cresceu por decisão dos donos; um que sobe pelo resultado cresceu pelo desempenho do negócio; um que cai mesmo com resultado positivo está repartindo mais do que ganha. A linha de totais resume as três histórias ao mesmo tempo, e a conferência confirma que nenhuma delas ficou contada pela metade. É um quadro curto que responde à pergunta mais repetida no encerramento do ano: de onde veio e para onde foi o patrimônio do negócio.

Fechamento: duas formas de ver a mesma coisa

Esta demonstração e o balanço contam a mesma história de dois lados. O balanço diz quanto patrimônio existe; a demonstração diz como ele mudou. Vista ao lado da demonstração do resultado, a figura se fecha: o resultado do exercício que aparece na sua coluna vem da demonstração do resultado, e o total vem do patrimônio do balanço. As três peças se sustentam entre si.

Este modelo é uma ferramenta de trabalho e de controle interno. Não substitui um documento oficial nem uma declaração, e não é apresentado a nenhuma autoridade sozinho: serve para montar o quadro, fazê-lo fechar e sustentar a conversa com o contador. O Kardex Tauro o entrega para que o encerramento do período deixe o patrimônio explicado linha por linha, sem movimentos escondidos e com a conferência em zero.