Modelo de fluxo de caixa no Excel: entradas e saídas do mês

Modelo de fluxo de caixa no Excel: entradas e saídas do mês

Existem negócios que vendem bem e, mesmo assim, chegam ao fim do mês sem dinheiro para pagar a folha. O problema quase nunca está no lucro, e sim no caixa: a nota foi emitida, mas o cliente paga em trinta dias, enquanto fornecedores e contas de consumo precisam ser cobertos hoje. Este modelo de fluxo de caixa no Excel organiza o mês movimento por movimento e mostra, depois de cada um, quanto dinheiro resta de verdade no caixa.

O arquivo vem pronto para registrar as entradas e as saídas do mês com saldo corrido automático: o movimento é escrito uma única vez e a coluna de saldo se atualiza sozinha, linha por linha.

O que é e para quem serve este modelo

Para um negócio pequeno ou médio o caixa é o ar: sem ele a operação não se sustenta nem uma semana. Ainda assim, a maioria das pequenas empresas olha o saldo do banco apenas quando já precisa pagar algo, e não mantém um registro organizado de como esse saldo chegou até ali. Este modelo é para o dono, o administrador ou o auxiliar contábil que precisa ver o mês inteiro em uma só planilha: quanto entrou, quanto saiu, em que ordem e que saldo ficou depois de cada movimento.

O eixo aqui é o caixa e o saldo corrido. Cada linha responde a uma única pergunta: depois deste movimento, quanto dinheiro existe? Não importa se é uma cobrança, um pagamento, um depósito ou um saque; o que importa é que movimente o caixa do negócio e que fique registrado com sua data e seu comprovante. Por isso o modelo é ordenado por data e não por categoria: a coluna que manda é a do saldo, porque é ela que diz se o negócio respira ou se afoga.

Vale distinguir este modelo do registro de despesas e receitas. Aquele formato classifica: responde o que foi (a categoria) e como foi pago (o meio de pagamento), e seu objetivo é entender para onde vai o dinheiro e de onde vem a receita. Este modelo acompanha o caixa: mostra a sequência do dinheiro dia a dia para decidir se dá ou não dá para a próxima obrigação. Os dois são úteis, mas não respondem à mesma pergunta e não devem ser usados como se fossem a mesma coisa.

O que o modelo inclui

O arquivo chega pronto para trabalhar, com as fórmulas e as listas já montadas. É isto que ele traz:

As colunas da planilha

A planilha se lê da esquerda para a direita e termina na coluna que mais importa, a do saldo. Estas são as dez colunas do registro:

Como funciona o cálculo do saldo corrido

O saldo corrido é uma soma encadeada. A primeira linha parte do saldo inicial escrito no cabeçalho; a segunda parte do saldo da primeira, e assim por diante. Se em uma linha o tipo é Entrada, o valor é somado; se é Saída, o valor é subtraído. O resultado fica visível em cada linha, de modo que se pode ver em que momento do mês o caixa chegou ao seu ponto mais baixo, que é justamente o dado que uma demonstração de resultados nunca mostra.

No exemplo o mês começa com 2.000.000 disponíveis. No dia 2 entra uma cobrança de carteira de 1.500.000 e o saldo sobe para 3.500.000. No dia 3 sai um pagamento a fornecedores de 1.100.000 e o saldo cai para 2.400.000. No dia 5 entram 900.000 de vendas à vista e o saldo volta a 3.300.000. No dia 8 é paga a folha de 800.000 e o saldo fica em 2.500.000. Nenhum desses movimentos é difícil de registrar; o valioso é a última coluna, que mostra num relance como o caixa respira ao longo de todo o mês e não apenas no fim.

Aqui aparece a diferença mais importante do formato. O fluxo de caixa acompanha o dinheiro em caixa, não o lucro, e as duas coisas quase nunca coincidem. Uma venda a prazo aumenta a receita e melhora o lucro do mês, mas não coloca sequer um centavo no caixa até o cliente pagar. Um pagamento a fornecedor por mercadoria que ainda não foi vendida tira dinheiro hoje e não reduz o lucro daquele mês. Por isso um negócio pode mostrar lucro no papel e, ao mesmo tempo, não ter com que pagar a folha: o lucro é medido por regras de competência, o caixa é medido pelo que de fato entrou e saiu. O modelo de fluxo de caixa existe justamente para vigiar essa segunda realidade, a única que o fornecedor e o banco aceitam sem discutir.

Passo a passo para usar

1. Baixe o arquivo, abra no Excel e confira a linha de cabeçalhos para confirmar que as colunas estão na ordem esperada.
2. Escreva o saldo inicial na célula do cabeçalho: o dinheiro que existe no caixa e no banco no primeiro dia do mês.
3. Registre cada movimento no mesmo dia em que acontece, com a data real e não com a data da nota.
4. Escolha o tipo na lista suspensa (Entrada ou Saída) e atribua a categoria que corresponde ao movimento.
5. Anote o número do documento que respalda o movimento: recibo, comprovante de pagamento ou transferência bancária.
6. Ao fechar o mês, compare o saldo final da planilha com o extrato do banco e com a contagem do caixa; se aparecer uma diferença, procure-a antes de começar o mês seguinte.

Dicas e erros comuns

• Não misture o saldo inicial com um movimento. É uma célula à parte; se registrá-lo como entrada, o saldo do mês fica inflado desde o primeiro dia.
• Use sempre as mesmas categorias. Se um dia você escreve fornecedores e no outro fornecedor, o resumo por rubrica divide o valor em dois e para de servir.
• Não lance as vendas a prazo como entradas de caixa. Enquanto não são recebidas, são carteira, não caixa; entram quando o cliente paga de verdade.
• Registre o dia real do movimento. Se tudo for lançado no último dia do mês, o saldo corrido perde sua utilidade, que é mostrar os momentos de aperto.
• Não deixe movimentos sem documento. Um saldo que não se explica com um suporte é um saldo que mais cedo ou mais tarde não fecha.
• Confira o saldo mais baixo do mês, e não apenas o final. Um mês que fecha com saldo confortável pode ter estado à beira do cheque especial na segunda semana.

Quando vale a pena passar para um software

O modelo cumpre bem o seu papel enquanto o negócio tem um único ponto de caixa e um volume administrável de movimentos. O problema aparece quando várias pessoas passam a registrar, quando há mais de um caixa ou várias contas bancárias, ou quando o número de movimentos cresce tanto que manter o saldo em dia vira uma tarefa de tempo integral. Nesse ponto o risco já não é aritmético: é que cada um anota do seu jeito e o saldo da planilha deixa de parecer com o do banco. É aí que o Kardex Tauro ajuda, porque ao registrar cobranças, pagamentos e compras no mesmo sistema que movimenta o estoque e a carteira, o caixa deixa de ser reconstruído à mão e passa a ser visto em tempo real.

A mudança não consiste em substituir o critério, e sim em automatizar a parte repetitiva. Um software não decide o que se paga primeiro nem quem se cobra hoje; isso continua sendo do dono. O que ele faz é evitar que duas pessoas registrem o mesmo movimento, que um pagamento fique sem suporte ou que o saldo da planilha fique atrás da realidade. O modelo ensina a lógica do saldo corrido e a disciplina de registrar todos os dias; quando essa disciplina já está incorporada, a passagem para um software de gestão é o degrau seguinte natural e não um salto no vazio.

Com o fluxo de caixa o negócio deixa de adivinhar se o mês alcança: vê escrito, movimento por movimento, e decide com o número na mão.