Modelo de livro razão no Excel: saldos por conta

Modelo de livro razão no Excel: saldos por conta

O livro diário guarda o que aconteceu, na ordem em que aconteceu. Quando alguém pergunta quanto há em Caixa, quanto se deve a um fornecedor ou quanto o negócio vendeu no mês, o diário não responde rápido: é preciso percorrer centenas de linhas e somar à mão. É nesse momento que o livro razão faz falta.

Este modelo de livro razão no Excel pega o mesmo movimento e o organiza por conta em vez de por data, com um saldo que se atualiza linha por linha, e acrescenta uma folha de saldos em que cada conta mostra seu débito, seu crédito, seu saldo e se é devedora ou credora. Vem com duas folhas de trabalho, a folha de instruções e a conferência final de que os saldos dos dois lados somam igual.

O que é um livro razão e como ele difere do diário

O livro razão é o mesmo livro diário ordenado por conta. No diário, um pagamento de aluguel aparece entre uma venda e uma compra, porque o critério é a data. No razão, todas as linhas da conta Aluguel ficam juntas e cada linha arrasta o saldo dessa conta até aquela altura. Não é um registro novo nem um segundo livro em paralelo: é outra forma de ler o mesmo movimento, e por isso os dois têm de contar exatamente a mesma coisa.

Isso explica algo que confunde no começo: uma linha do razão é igual a uma linha do diário. Traz conta, data, descrição, documento, débito e crédito. O que muda é a ordem das linhas e a coluna do saldo corrido. Se você copiar as linhas do diário para a folha do razão e ordená-las por conta, o razão já está montado, sem digitar nada duas vezes.

O valor do modelo não está na folha de movimento, e sim na segunda folha. Ali o razão aparece em forma de saldos: uma linha por conta, com o total do débito, o total do crédito, o saldo resultante e sua natureza. É a folha que se lê quando alguém pergunta quanto nós temos, e a que depois alimenta as demonstrações contábeis.

Para quem serve este modelo

Serve para o negócio pequeno que mantém sua contabilidade no Excel e precisa revisar suas contas sem depender de ninguém; para o auxiliar contábil que monta os saldos no fechamento do mês; para o contador externo que recebe um arquivo e quer verificar em minutos se os números fazem sentido; e para o dono que quer entender duas ou três contas principais, como Caixa, Clientes e Fornecedores, sem aprender a ler um diário inteiro.

Não é preciso ser contador para usar o modelo, mas é preciso respeitar duas ideias. A primeira: cada linha leva uma conta e um único valor, no débito ou no crédito. A segunda: o código da conta é sempre digitado do mesmo jeito, porque é disso que depende o saldo corrido reconhecer as linhas daquela conta e não misturá-las com outra.

Também não é necessário que o arquivo esteja completo para ser útil. Muitos negócios começam com seis ou oito contas e vão ampliando; o modelo funciona igual com um plano curto, desde que os códigos permaneçam estáveis de um mês para o outro.

O que o modelo inclui

Duas observações sobre o alcance. A primeira: a folha de saldos agrupa contas, não terceiros. Se você precisa do saldo de cada cliente ou de cada fornecedor separadamente, isso vai em um auxiliar à parte, não aqui. A segunda: o modelo não calcula tributos nem confere valores contra documentos externos; ele apenas soma, subtrai e compara o que você digita, e por isso sua utilidade depende de o que foi digitado estar correto.

Colunas da folha de movimento

As colunas manuais ficam em branco, esperando seus dados, e a coluna do saldo se preenche sozinha. Não sobrescreva as células de fórmula: se apagar uma, o saldo corrido daquela conta se rompe dali para baixo e o erro se propaga até a folha de saldos.

Como funciona o cálculo

A coluna do saldo corrido usa uma soma condicional sobre o intervalo da conta. Para cada linha, soma o débito de todas as linhas anteriores junto com a linha atual, subtrai o crédito nas mesmas condições e arredonda para duas casas decimais. Como o intervalo cresce linha por linha, o resultado é o saldo da conta naquele ponto, mesmo que as linhas de contas diferentes estejam intercaladas.

A folha de saldos faz o caminho inverso: lê toda a folha de movimento e acumula, para cada código, o débito e o crédito separadamente. Depois subtrai e chama de devedora a conta que fica com saldo positivo e de credora a que fica negativa. Essa é a única divisão necessária: uma conta é devedora ou credora conforme o sinal do seu saldo, e não conforme o seu nome.

Com os cinco movimentos do exemplo, o trabalho fica assim:

Leia as duas últimas linhas. O movimento soma 2.500.000 de cada lado, porque todo lançamento tem o mesmo peso no débito e no crédito; e os saldos somam 2.000.000 de cada lado, porque os três saldos devedores, Caixa com 700.000, Estoque com 800.000 e Aluguel com 500.000, pesam exatamente o mesmo que os dois credores, Fornecedores com 800.000 e Vendas com 1.200.000. Na coluna de saldo, uma conta credora aparece com sinal negativo: é a forma que a planilha tem de dizer que esse saldo está no crédito. Quando os dois pares coincidem, o razão está em ordem e a folha de saldos pode ser usada com tranquilidade.

Passo a passo

1. Baixe o arquivo e abra a folha de movimento. Preencha o cabeçalho com o nome do negócio, o período e a moeda antes de escrever a primeira linha.
2. Traga as linhas do diário. Uma linha para cada conta que o lançamento movimenta, mantendo o número do lançamento em sua coluna para poder rastrear a origem de qualquer saldo.
3. Digite o código e o nome da conta. O código é a chave de tudo: o saldo corrido e a folha de saldos reconhecem a conta por esse campo e por nenhum outro.
4. Informe o valor no débito ou no crédito, nunca nos dois e nunca negativo. Uma reversão se registra na coluna contrária, não com um sinal de menos.
5. Confira a coluna do saldo em duas ou três contas conhecidas. Ela deve mudar apenas nas linhas daquela conta e ficar parada nas linhas das outras.
6. Abra a folha de saldos por conta e leia a conferência do rodapé: o total dos saldos devedores tem de ser igual ao total dos saldos credores. Se não coincidir, procure códigos digitados com formatos diferentes antes de mexer nos valores.

Dicas e erros comuns

• Um saldo negativo em uma conta de natureza devedora não é erro da planilha. É um sinal para revisar: ou falta um movimento, ou há um valor na coluna errada. O modelo apenas soma e subtrai; interpretar o resultado é trabalho seu.
• Um código com espaço a mais, um hífen ou um ponto diferente cria uma conta nova. Para o Excel, duas cadeias parecidas podem ser diferentes, e aí o saldo fica dividido em duas linhas sem que nada avise.
• Não apague linhas nem células de fórmula. É melhor deixar a linha vazia do que excluí-la: ao apagar uma linha do meio, os intervalos da soma condicional se deslocam e o saldo corrido se rompe.
• As duzentas linhas são uma capacidade, não uma meta. Preencha as linhas de que precisa e deixe o resto em branco; um arquivo com espaço livre se revisa mais rápido.
• Guarde um arquivo por período e não sobrescreva o anterior. O razão arrasta saldos, e perder o arquivo do mês passado é perder o suporte do saldo com que o mês seguinte começa.
• Este modelo é uma ferramenta de controle interno de uso privado. Não é documento oficial, não substitui nenhum registro contábil obrigatório e não transforma um arquivo de Excel em contabilidade formal.

Quando vale a pena passar para um software

O Excel funciona muito bem enquanto há uma única pessoa digitando, um arquivo por período e um volume de movimentos que ainda se revisa à mão. O problema aparece quando duas pessoas precisam registrar no mesmo dia: o arquivo se duplica, surgem versões com nomes parecidos e ninguém sabe qual é a boa. Aparece também quando os movimentos passam de algumas dezenas por dia e a revisão dos saldos deixa de ser um olhar rápido para virar uma tarde inteira de somas.

É aí que um sistema como o Kardex Tauro se justifica. Um software guarda as contas, os movimentos e os saldos em um só lugar, impede que duas pessoas sobrescrevam a mesma coisa, deixa rastro de quem mudou o quê e monta o razão e os saldos sem fórmulas que possam ser apagadas por acidente. O modelo em Excel continua útil como formato de revisão e de reserva, mas deixa de ser o único lugar onde a informação mora.

O sinal para dar o passo não é o tamanho do negócio, e sim o número de mãos que tocam o arquivo e de perguntas que precisam ser respondidas a cada semana. Se hoje ninguém pergunta pelos seus saldos, o modelo basta e sobra; quando as perguntas começam a se repetir, o controle já pede algo como o Kardex Tauro.

Para encerrar

Um livro razão bem mantido transforma duzentos movimentos em cinco saldos que se leem de um só olhar, e essa é toda a sua promessa. Comece pelas duas ou três contas que mais se movimentam, deixe a conferência do rodapé avisar quando algo não fecha e o resto do plano de contas se acomoda sozinho.