Modelo de controle de documentos em Word

Modelo de controle de documentos em Word

Toda empresa produz documentos: políticas, procedimentos, formulários, instruções de trabalho, atas, relatórios. Enquanto são poucos, todo mundo sabe qual é o bom. Quando passam de uma dúzia e existem dois depósitos, três turnos ou pessoas que entram e saem, aparece o problema clássico: circulam duas versões do mesmo procedimento, alguém imprimiu uma cópia que já não vale e colou ao lado do posto de trabalho, e no dia em que é preciso explicar uma decisão ninguém sabe qual documento estava vigente naquela data.

O controle de documentos é a parte do sistema interno de gestão que responde a essas perguntas: quais documentos existem, em que versão estão, quem os aprova, onde fica guardado o original, quem tem cópia, o que foi feito com os documentos antigos e quando é hora de revisá-los. Não exige software novo nem um departamento à parte: exige uma lista honesta, uma regra de versões e a disciplina de atualizá-la quando algo muda.

Este modelo em Word traz esse controle já montado. Inclui a tabela de controle com o código [CD-___], o objetivo e o alcance, o esquema de prefixos para identificar cada tipo de documento, o listado mestre com linhas prontas para preencher, a tabela de controle de versões com sua linha de versão inicial, os campos de distribuição e cópias controladas, o parágrafo sobre documentos obsoletos e arquivo, a revisão periódica com a próxima data, as três assinaturas de elaborou, revisou e aprovou, e o aviso final. Basta substituir os campos entre colchetes, trocar o nome da empresa no cabeçalho e no rodapé, e começar a preencher o listado mestre com o que a empresa já tem.

O que é e quem deve aprová-lo

Um controle de documentos é, no fundo, um inventário organizado dos papéis com que a empresa trabalha, mais as regras para que esse inventário continue sendo verdadeiro com o tempo. Tem duas metades que funcionam juntas: o listado mestre, que diz o que existe e em que versão, e as regras de controle, que dizem como um documento é criado, alterado, aprovado, distribuído, arquivado e retirado de circulação.

Como é um documento interno de controle, convém que seja aprovado pela direção ou por quem responde pelo sistema de gestão da empresa, e que a administração do dia a dia fique a cargo de uma única pessoa: a que atualiza o listado, atribui códigos e recebe as versões novas. Quando três pessoas fazem essa tarefa ao mesmo tempo, sem regras escritas, acabam aparecendo dois códigos para o mesmo formulário, e o controle deixa de servir justamente para aquilo que foi criado.

Há um detalhe que quase todos deixam passar: o próprio controle de documentos é um documento e deve aparecer no seu próprio listado mestre, com o seu código, a sua versão vigente, o seu responsável e a sua data. Se o documento que organiza os outros não está na lista, o restante da lista perde credibilidade na primeira revisão.

Vale esclarecer uma coisa desde o começo: este modelo é um guia geral de uso interno. Cada empresa decide os seus códigos, a sua frequência de revisão e quem assina; não é assessoria jurídica nem de certificação e, se a empresa já tem um sistema de gestão formal, convém revisá-lo com quem o lidera.

Para que serve

• Saber qual é a versão vigente de cada documento sem perguntar a ninguém nem procurar no e-mail.
• Evitar que duas áreas trabalhem com duas versões diferentes do mesmo procedimento.
• Deixar rastreabilidade: quem mudou o quê, quando e com que aprovação.
• Ter evidência organizada para uma auditoria interna, um cliente ou uma visita de inspeção.
• Controlar as cópias impressas: quais são controladas, quem as recebeu e quando são substituídas.
• Retirar de circulação o que está obsoleto e arquivar o original, em vez de guardá-lo por via das dúvidas.

O que o modelo inclui

Estas são as seções do arquivo como ele vem, com o que se escreve em cada uma:

Como os documentos são identificados

O código é a espinha dorsal do controle: um documento sem código não pode ser citado em outro documento, não pode ser pedido pelo nome em uma revisão e não há como saber se a cópia que circula está vigente. Por isso o modelo pede que o esquema seja definido antes de atribuir o primeiro código, e não o contrário. O arquivo traz a tabela com o tipo de documento e o prefixo sugerido, que a empresa pode ajustar como quiser, desde que deixe por escrito:

Duas regras práticas evitam metade dos problemas: o número sequencial nunca é reaproveitado, nem mesmo quando um documento é retirado de circulação, e um documento que muda de conteúdo muda de versão, ainda que a mudança pareça pequena. Se a empresa quiser, pode acrescentar um prefixo para os documentos de terceiros e outro para as atas, mas é bom que o esquema caiba em uma folha e que ninguém precise consultá-lo para lembrar como se chama o seu próprio formulário.

Como usar, passo a passo

1. Abra o arquivo e preencha a tabela de controle da primeira página: o código [CD-___], a versão inicial, a data de emissão e o nome de quem vai administrar o controle.
2. Substitua o nome da empresa no cabeçalho e no rodapé e apague os dados de exemplo que não se aplicam à sua operação.
3. Defina os prefixos que a empresa vai usar para políticas, procedimentos, formulários e instruções, e escreva-os na seção de identificação antes de atribuir o primeiro código.
4. Percorra a empresa e monte o listado mestre com o que já existe, mesmo que faltem seções ou assinaturas. Não escreva o que deveria existir: escreva o que se usa hoje.
5. Atribua a cada documento o seu código, a sua versão vigente e a sua data. Se encontrar duas versões em circulação, deixe apenas uma como vigente e marque a outra como obsoleta.
6. Abra o controle de versões de cada documento importante e escreva a linha de versão inicial, com a data e o nome de quem aprovou.
7. Decida se vai imprimir cópias controladas. Se a resposta for sim, defina como a cópia é identificada e quem a recebe; se for não, deixe isso registrado do mesmo jeito, para que ninguém imprima por via das dúvidas.
8. Assine as três casas, guarde o original no local que declarou no listado e publique na pasta compartilhada apenas a versão vigente.

O que revisar antes de assinar

• Que o próprio controle de documentos apareça no listado mestre, com o seu código e a sua versão.
• Que não existam dois códigos para o mesmo formulário, nem o mesmo código para dois documentos diferentes.
• Que as versões do listado coincidam com as que estão publicadas na pasta compartilhada.
• Que fique claro onde está o original, em papel e no digital, e quem responde por cada um.
• Que os documentos obsoletos estejam retirados de circulação e marcados, e não apenas guardados por aí.
• Que a data da próxima revisão esteja escrita e que alguém a tenha na sua agenda.

Como ele se mantém vivo

Um controle de documentos não se perde por falta de formato, perde-se por falta de manutenção. Se o listado mestre é preenchido uma vez e nunca mais é tocado, em poucos meses vai dizer coisas que já não são verdade e as pessoas deixarão de consultá-lo. A forma de evitar isso é tratá-lo como qualquer outra tarefa da operação: com responsável, frequência e evidência.

Três momentos disparam uma atualização: quando um documento novo é criado, quando um documento existente muda de conteúdo e quando um é retirado. Se esses três momentos estiverem escritos e alguém os conhecer, o resto é rotina. A revisão periódica completa, por sua vez, serve para olhar o conjunto: tirar o pó de documentos que ninguém mais usa, corrigir códigos repetidos e confirmar que o que o listado diz corresponde ao que existe nas pastas.

Quando vale a pena passar para um sistema

O controle de documentos em Word funciona bem enquanto o volume é administrável: uma pessoa cuida dele, o listado cabe em uma folha e as versões são publicadas em uma pasta compartilhada que todos respeitam. O ponto de virada chega quando existem vários administradores, quando o listado cresce até as dezenas de linhas ou quando alguém precisa saber, sem ligar para ninguém, qual é a versão vigente e que documento sustenta um movimento de estoque específico. É aí que um sistema de estoque como o Kardex Tauro faz diferença: não substitui o listado mestre, alimenta-o com dados que já ficaram registrados na operação, de modo que a versão vigente e o registro do movimento saem do mesmo lugar. Enquanto esse ponto não chega, o modelo em Word é suficiente e honesto: o que importa não é a ferramenta, e sim que a lista seja verdadeira no dia em que alguém a consulte.

Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor antes de adotá-lo como documento oficial da empresa.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.