Modelo de comprovante de lançamento no Excel: download grátis
Modelo de comprovante de lançamento no Excel: download grátis
No fim do dia sobram operações difíceis de rastrear: uma venda recebida em dinheiro, uma compra a prazo com o fornecedor, o aluguel pago com o dinheiro do caixa. O movimento foi anotado num caderno ou numa folha solta, mas não existe um papel assinado por trás dele, com o número, a data e o nome de quem elaborou e de quem revisou. Meses depois, quando alguém pergunta por que aquela conta se movimentou, não há nada para mostrar.
Este modelo de comprovante de lançamento no Excel é uma folha por lançamento: número do comprovante, data, moeda, elaborado por e revisado por, quatorze linhas, totais de débito e de crédito, uma casela de situação que informa se o lançamento fecha, o valor por extenso, o campo de observações e três assinaturas no pé da folha.
⬇ Baixar o modelo (Excel .xlsx)O que é um comprovante de lançamento e para quem serve
O comprovante de lançamento é o papel que sustenta um lançamento contábil. Ele é preenchido no momento em que a operação acontece, recebe um número, é assinado e arquivado. Cada comprovante reúne as linhas que a operação toca: uma conta que recebe a débito e uma ou mais contas que entregam a crédito, ou o contrário, sempre com o mesmo total nos dois lados.
O modelo é pensado para pequenas e médias empresas que mantêm a contabilidade no Excel ou que querem organizar o suporte antes de entregá-lo ao contador: lojas, oficinas, restaurantes, clínicas, prestadores de serviços e também escritórios que recebem documentos soltos dos clientes e precisam de uma folha padronizada para arquivá-los.
Serve ainda para quem não tem sistema contábil e quer deixar registro escrito de cada movimento, mesmo quando a digitação na planilha acontece depois. O comprovante é o documento; o livro diário é a lista desses documentos.
Em que difere do livro diário
É a diferença entre o papel e o registro. O livro diário está ordenado por data e é sequencial: a linha um vem antes da linha dois e todas as linhas do mesmo lançamento compartilham o número. O comprovante, ao contrário, é uma folha individual, com cabeçalho próprio, preenchida uma única vez e arquivada numa pasta por número. Um comprovante pode conter um lançamento completo, e o livro diário guarda o resumo de todos os comprovantes do período.
Por isso a numeração seguida é tão importante: é o fio que liga o papel à linha do livro. Se um comprovante é cancelado, a folha não é arrancada nem o número é reaproveitado; ela fica na pasta com a anotação de cancelamento, para que a sequência possa ser conferida sem falhas.
O modelo não traz tabelas de impostos nem cálculo de retenções: é uma ferramenta de controle interno e não substitui nenhum registro oficial. Tudo o que se escreve nele —contas, terceiros, documentos, valores— é decidido pela empresa junto com o contador.
O que o modelo inclui
| Seção | O que traz | Para que serve |
|---|---|---|
| Cabeçalho | Número do comprovante, data, moeda e tipo de documento | Identificar a folha dentro da sequência e do período |
| Responsáveis | Campos de elaborado por e revisado por | Mostrar quem preencheu a folha e quem a conferiu antes de assinar |
| Corpo do lançamento | 14 linhas com código, nome da conta, descrição, terceiro, documento, débito e crédito | Escrever uma linha para cada conta que a operação toca |
| Totais | Soma do débito, soma do crédito e a diferença | Ver de imediato se os dois lados coincidem |
| Casela de situação | Aviso automático de conferido ou de não fecha | Encontrar a diferença antes de imprimir e assinar |
| Valor por extenso | Faixa para escrever o valor do lançamento por extenso | Deixar o valor sem ambiguidade, como num cheque |
| Observações | Faixa de duas linhas | Anotar a explicação que não cabe na descrição |
| Assinaturas | Três áreas: elaborado, revisado e aprovado | Fechar o documento com responsabilidade identificada |
A folha é configurada em tamanho A4 e na orientação retrato: um lançamento por impressão. As quatorze linhas cobrem a maior parte das operações do dia; se um lançamento precisar de mais, ele continua num segundo comprovante com o mesmo número e a anotação de continuação.
As colunas da folha
| Coluna | O que se escreve |
|---|---|
| Código | O código da conta conforme o plano de contas da empresa |
| Nome da conta | O nome completo da conta, para que o comprovante seja lido sem consultar o catálogo |
| Descrição | A explicação da linha: o que foi comprado, vendido ou pago |
| Terceiro | O nome do cliente, fornecedor ou empregado que participa da operação |
| Documento | O número do documento que sustenta a linha: nota fiscal, recibo, transferência |
| Débito | O valor que entra por essa conta |
| Crédito | O valor que sai por essa conta |
Sete colunas e duas linhas de assinatura são tudo o que é preciso. O modelo deixa a coluna da diferença ao lado dos totais porque um aviso de não fecha sem valor não diz nada; com a diferença escrita você sabe se falta um valor pequeno —uma linha digitada errado— ou se o lançamento ficou pela metade.
Como funciona a conferência, com um exemplo
Os totais da planilha são somas: a célula do total a débito soma a coluna do débito das quatorze linhas e a do crédito faz o mesmo com a sua própria coluna. A diferença é uma subtração entre esses dois totais. A casela de situação compara os dois e escreve o aviso correspondente.
Vejamos um comprovante real: é o comprovante número 12, de 30/09, com quatro linhas, uma venda de mercadoria à vista e uma compra de mercadoria a prazo registradas no mesmo documento.
| Linha | Conta | Descrição | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Estoque | Compra de mercadoria a prazo | 800.000 | |
| 2 | Caixa | Venda de mercadoria à vista | 1.200.000 | |
| 3 | Fornecedores | Compra de mercadoria a prazo | 800.000 | |
| 4 | Vendas | Venda de mercadoria à vista | 1.200.000 | |
| Totais | Total do comprovante | 2.000.000 | 2.000.000 |
O total a débito é 2.000.000 e o total a crédito é 2.000.000: a diferença é zero e a casela de situação informa conferido. Se alguém tivesse digitado 1.200.000 no crédito de Vendas e 120.000 no débito de Caixa, a diferença seria 1.080.000 e o aviso mudaria para não fecha, o que coloca o erro à vista antes da impressão. A planilha não adivinha onde está o erro: ela apenas avisa que ele existe e mostra o seu tamanho.
O valor por extenso é escrito à mão, igual a um cheque, e a casela de situação pode ser lida até da lombada da pasta, quando os comprovantes são arquivados em ordem.
Passo a passo para preencher um comprovante
- Anote o número sequencial e a data. O número nunca se repete: se a folha estragar, ela é guardada com a anotação e o comprovante seguinte usa o número seguinte.
- Escreva a moeda e o tipo de documento que sustenta a operação, para que quem ler o comprovante saiba com o que ele se comprova.
- Preencha uma linha para cada conta que o lançamento toca, com código, nome, descrição, terceiro e documento.
- Distribua os valores: a débito as contas que recebem e a crédito as que entregam, até que as duas colunas mostrem o mesmo total.
- Olhe a casela de situação e a coluna da diferença. Se disser não fecha, corrija as linhas antes de continuar; não assine um comprovante que não fecha.
- Escreva o valor por extenso, anote as observações e recolha as três assinaturas: quem elaborou, quem revisou e quem aprovou.
Dicas e erros comuns
- Um número por lançamento, não por linha. As quatro linhas do comprovante 12 levam o número 12; se cada linha receber numeração própria, o arquivo perde o fio e o livro diário deixa de bater com a pasta.
- Numere em ordem, sem falhas. A numeração seguida é o que permite mostrar que não falta nenhuma folha. Os comprovantes cancelados ficam arquivados com a sua anotação.
- Assine no fim, não no começo. A faixa de assinaturas existe para que alguém confira os totais com calma; assinar no automático transforma a revisão numa etapa vazia.
- Não misture duas datas no mesmo comprovante. Um lançamento pertence a um período; quando a operação cruza o fechamento do mês, ela é registrada na data a que o movimento pertence.
- Cuide da descrição. Uma anotação como diversos ou ajuste não explica nada seis meses depois; escreva o que foi comprado, de quem e com qual documento.
- Lembre o que é este modelo. É uma ferramenta de controle interno: assiná-lo não o transforma em documento oficial nem substitui qualquer registro exigido pela administração.
Quando vale a pena passar para um software contábil
Enquanto a empresa tem poucos movimentos por dia, imprimir um comprovante por lançamento e arquivá-lo por número funciona bem: confere-se rápido, assina-se e encontra-se em um minuto. O problema começa quando o volume cresce: centenas de comprovantes por mês, várias contas bancárias, vendas a prazo que precisam ser acompanhadas uma a uma e fechamentos que se arrastam porque tudo tem de ser somado à mão.
Nesse ponto vale passar para uma ferramenta que numere, feche e arquive sozinha. Programas como Kardex Tauro fazem esse trabalho: registram o lançamento, avisam quando ele não fecha e mantêm o comprovante guardado para consulta ou impressão. O modelo de Excel continua útil mesmo depois: serve para imprimir o comprovante do dia, para treinar quem entra na área e para montar o suporte de fechamentos antigos que nunca foram digitalizados.
Se a empresa está apenas começando a organizar a contabilidade, este é um bom ponto de partida: baixar o modelo, preenchê-lo com os movimentos do dia e guardar os comprovantes em ordem. O hábito de numerar e assinar cada lançamento vale mais do que qualquer programa, e quando o software chegar o arquivo já estará pronto para a migração.
⬇ Baixar o modelo (Excel .xlsx)
