Modelo de painel de estoque em Excel

Modelo de painel de estoque em Excel

Quem administra um depósito sabe que o estoque não quebra por falta de dados, e sim por excesso deles. São centenas de itens, cada um com seu histórico de compras e de vendas, e no meio desse volume a pergunta que realmente importa fica enterrada: o que comprar nesta semana e o que deixar quieto. Um painel de estoque organiza essa informação em três leituras —giro, cobertura e rupturas— e coloca tudo em uma única planilha, para que a decisão de reposição saia de um número e não da memória de quem compra.

Este modelo faz isso e nada além disso. Você baixa, abre no Excel e preenche dois dados por produto: quantas unidades foram vendidas no período e quantas existem hoje no depósito. A partir daí a planilha calcula o giro anualizado, a cobertura em dias e uma situação que classifica cada item como normal, repor, excesso ou ruptura. No rodapé, um bloco de quatro indicadores resume o período inteiro e permite compará-lo com o anterior.

Baixar o modelo de painel de estoque (Excel .xlsx)

O arquivo é do Kardex Tauro, chega em formato .xlsx sem macros e sem senha e foi pensado para empresas pequenas e médias que controlam o estoque em planilha e não querem montar um sistema inteiro para responder a três perguntas. Se você já mantém uma ficha de estoque ou uma lista de saldos, os dados migram em minutos: produto, código, unidades vendidas e estoque atual são as quatro entradas de que o painel precisa para funcionar sozinho.

O que é um painel de estoque e que problema ele resolve

Um painel de estoque não é uma lista de saldos. A lista diz quanto existe; o painel diz o que fazer com o que existe. A diferença está em cruzar dois dados que quase sempre ficam guardados separados: o estoque disponível e a velocidade com que esse estoque gira. Quando os dois se cruzam, cada produto cai em uma de quatro situações, e cada situação pede uma resposta diferente.

A primeira leitura é o giro. Ele mede quantas vezes o estoque vende por ano e serve para comparar produtos de tamanhos muito diferentes: não é a mesma coisa vender 900 resmas e 60 canetas, mas os dois números ficam comparáveis quando são expressos em vezes por ano. A segunda é a cobertura, que traduz o estoque atual em dias de venda e responde para quanto tempo o que existe no depósito alcança. A terceira é a ruptura, o caso extremo em que a cobertura chega a zero porque não sobrou uma única unidade.

Com essas três leituras o painel responde à pergunta operacional do dia: o que repor agora, o que pode esperar, o que está parando dinheiro e o que acabou enquanto havia demanda. Esse último ponto costuma doer mais, porque ruptura não aparece no resultado: aparece como uma venda que não aconteceu, um cliente que comprou em outro lugar e um buraco que ninguém registra.

O que traz a aba «Indicadores»

O arquivo tem duas abas. A primeira, «Indicadores», é onde se trabalha; a segunda, «Instruções», explica em uma página o que cada coluna mede, como o cálculo é feito e quais erros são mais comuns. A aba de trabalho está organizada em quatro blocos que se leem de cima para baixo.

A aba vem com cinco linhas preenchidas e várias vazias que já trazem as fórmulas prontas, de modo que ao digitar um produto novo os cálculos aparecem sozinhos. Não é preciso arrastar fórmulas nem copiar células para baixo: a estrutura já está preparada para crescer sem quebrar.

As colunas e o que cada uma significa

São oito colunas, das quais quatro você digita e quatro a planilha calcula. Vale ter essa fronteira clara, porque quase todo erro de uso consiste em digitar à mão algo que a planilha deveria calcular.

A linha de totais soma quantidades, não médias: somar coberturas ou giros não diria nada. Por isso as médias ficam no bloco do rodapé e não no fechamento da tabela.

Como os três indicadores são calculados

O giro anual sai da divisão das unidades vendidas pelos dias do período, multiplicada por 360. Primeiro se obtém a venda diária média e depois se estica o resultado para um ano inteiro. Essa anualização é justamente o que permite comparar um mês fraco com um trimestre forte sem que a diferença de duração contamine a leitura.

A cobertura sai da divisão do estoque atual por essa mesma venda diária. O resultado é em dias: para quanto tempo o que existe alcança se a demanda se mantiver. A situação combina as duas anteriores com dois limites: se o estoque for zero o item está em ruptura; se a cobertura for de quinze dias ou menos, é preciso repor; se passar de noventa dias, há excesso; em qualquer outro caso, normal.

Sobre esses limites cabe um aviso. Eles não são verdade universal: quinze dias é pouco para um item importado e pode ser folgado para outro que se compra na esquina. O modelo traz esses valores porque são um ponto de partida razoável, e eles ficam à vista na fórmula para que quem use a planilha os ajuste à sua operação. O que não se ajusta é o critério: a situação sempre vem da cobertura, nunca de uma impressão.

O exemplo que já vem preenchido

Cinco produtos de um escritório de suprimentos, com período de 90 dias. A tabela completa permite ver as quatro situações do painel em uma só tela.

Leia a resma e o grampeador juntos: a resma vende 900 unidades, gira 3.600 vezes por ano e tem 120 no depósito, ou seja, doze dias de cobertura; o grampeador vende 1.350, gira 5.400 e tem apenas 90 unidades, seis dias. Os dois aparecem em «repor», mas o grampeador é o urgente: se o fornecedor demorar uma semana, ele acaba antes de o pedido chegar. O toner, com 300 unidades e sessenta dias de cobertura, pode esperar sem drama. A caixa de arquivo sustenta 240 unidades para uma venda de duas por dia: cento e vinte dias de cobertura, quatro meses de dinheiro dormindo na prateleira. E a caneta, com 60 unidades vendidas e estoque zerado, é a ruptura do período.

O bloco de indicadores resume o conjunto: cinco produtos, um em ruptura, cobertura média de 39,6 dias e giro médio de 2.352. As médias servem para acompanhar a evolução entre períodos; o detalhe por produto é o que decide a compra desta semana. Uma média saudável pode esconder ao mesmo tempo uma ruptura pontual e um excesso grande, por isso as duas leituras são necessárias.

Como usar, passo a passo

1. Abra o arquivo e vá para a aba «Indicadores».
2. Digite o nome da empresa, o período e os dias que o corte cobre: 90 se você está medindo um trimestre.
3. Substitua os produtos do exemplo pelos seus, um por linha, sem deixar linhas vazias no meio da tabela.
4. Anote as unidades vendidas do período exatamente como aparecem na ficha de estoque ou no relatório de vendas.
5. Informe o estoque atual, contado no fechamento do mesmo dia do corte, para que os dois dados falem do mesmo momento.
6. Confira a coluna de situação e ordene a tabela por cobertura, da menor para a maior: assim o urgente fica no topo.
7. Anote os quatro indicadores do rodapé e compare o período com o anterior antes de montar o pedido.

Se o pedido é feito todo mês, vale guardar uma cópia do arquivo por período em vez de sobrescrevê-lo. Assim o painel deixa de ser uma foto e passa a ser uma série, e é na comparação entre meses que aparecem as mudanças de demanda que nenhum dado isolado mostra.

Erros que vale evitar

• Comparar giros de períodos com durações diferentes sem antes anualizá-los.
• Calcular a cobertura com o estoque que está a caminho: esse pedido ainda não entrou no depósito.
• Olhar apenas as rupturas e esquecer o excesso, que também custa dinheiro e espaço.
• Deixar a coluna de dias do período em branco ou com valor diferente do que está no cabeçalho.
• Digitar à mão o giro ou a situação, que são colunas calculadas.
• Misturar unidades de medida: uma linha em caixas e outra em unidades soltas quebra qualquer comparação.
• Usar o painel como inventário valorizado: aqui não há custos nem valores, só quantidades e dias.

Com qual programa ele abre

O arquivo é um .xlsx padrão e funciona no Excel para desktop, no Excel na web, no LibreOffice Calc e no Google Sheets. As fórmulas que ele traz são funções básicas de planilha, sem macros e sem complementos, então se comportam do mesmo jeito nos três programas. Se você subir para o Google Sheets, confira o separador decimal e o formato de número, que mudam conforme a configuração regional da conta.

A captura da planilha

A imagem mostra a planilha exatamente como ela é baixada: o cabeçalho com empresa, período e dias, as cinco linhas do exemplo e, no rodapé, o bloco com os quatro indicadores. Repare na última coluna, onde convivem as quatro situações: repor em dois produtos, normal em um, excesso em outro e ruptura na caneta. Essa mistura é o resumo de um depósito real, e é justamente o que uma lista de saldos nunca mostra.

Baixe o modelo e teste com os seus números

O caminho mais curto para saber se o painel serve para você é carregar vinte dos seus produtos e olhar a coluna de situação. Em dez minutos você terá uma lista ordenada por urgência e uma ideia clara de quanto do seu estoque está parado. O passo seguinte é repetir o exercício todo mês e comparar.

Baixar o modelo de painel de estoque (Excel .xlsx)