Modelo de transferência entre armazéns no Excel: download grátis

Modelo de transferência entre armazéns no Excel: download grátis

Se o seu negócio tem mais de um armazém — um principal e outro de expedição, um central e outro para devoluções, ou um por filial —, em algum momento você vai precisar mover mercadorias de um para o outro: levar ao ponto de expedição os produtos que mais vendem, transferir o excedente que ficou em um local ou enviar para outra sede o que a equipe de lá precisa. Esse movimento, chamado transferência entre armazéns, parece tão simples quanto carregar algumas caixas de uma prateleira para outra, mas precisa do seu próprio documento: um formulário interno no qual você deixa escrito qual mercadoria saiu de um armazém, em qual quantidade, para qual armazém foi e quem foram os responsáveis por entregá-la e recebê-la.

O que acontece quando esse movimento não é anotado? O armazém de origem continua mostrando no papel um estoque que já não está lá, o armazém de destino recebe mercadorias que nunca aparecem nos seus registros e, na primeira contagem, a lista diz uma coisa e a prateleira mostra outra, sem ninguém conseguir explicar por que o estoque ficou desalinhado. Uma transferência registrada na hora evita tudo isso: deixa a comprovação do movimento no mesmo dia, com assinaturas.

Este modelo de transferência entre armazéns no Excel está pronto para baixar grátis e usar no mesmo dia. O arquivo traz a planilha principal, chamada Transferência entre armazéns, onde você digita o número e a data da transferência, o armazém de origem, o armazém de destino, os responsáveis pelo envio e pelo recebimento e cada uma das linhas de mercadoria movimentada. A segunda planilha, Instruções, explica como usar o modelo, com um exemplo resolvido e sem exigir conhecimentos avançados de Excel. A planilha está configurada para imprimir em A4, para você imprimir a transferência, assiná-la na origem e no destino e arquivá-la como comprovante físico do movimento. Baixe o arquivo, abra e confira o exemplo incluído:

O que é uma transferência entre armazéns, e o que não é

Uma transferência entre armazéns é um movimento interno de mercadorias: as caixas mudam de localização, mas não mudam de dono. Essa é a diferença essencial em relação a uma venda ou a uma compra. Quando você vende, a mercadoria sai do seu estoque, entra no do cliente e o negócio recebe uma receita em troca; quando compra, acontece o contrário. Na transferência nada disso ocorre: o produto continua sendo seu, continua no seu estoque e o seu custo não muda. A única coisa que muda é o lugar físico onde ele está guardado e, por isso, o registro de estoque de cada armazém: o de origem baixa e o de destino recebe.

Confundir uma transferência com uma venda ou uma compra é um dos erros mais caros em um negócio com vários armazéns. Se você registrar o movimento como venda, dá baixa em mercadoria que continua sendo sua, distorce receitas e custos; se registrar como compra, dá entrada em mercadoria que você já tinha pago e duplica o seu valor. Por isso a transferência se registra como o que ela é: um movimento entre locais próprios, que não toca na propriedade nem no custo da mercadoria, apenas no lugar onde ela está.

O que o modelo de transferência entre armazéns inclui

O modelo reproduz o formulário usado por qualquer depósito organizado para movimentar mercadorias entre os próprios locais, com os dados divididos em blocos para ser preenchido em poucos minutos e sem depender da memória. Isto é o que você encontra dentro:

As colunas do modelo, explicadas

O coração do modelo é a tabela de linhas, onde cada produto que muda de armazém é listado. São cinco colunas, e cada uma responde a uma pergunta concreta do movimento:

Um exemplo: vinte caixas do Armazém Principal para o Armazém Norte

O modelo inclui um exemplo resolvido da transferência mais típica que você vai ver na prática. Suponha que o Armazém Principal tenha produto A suficiente para semanas de venda, enquanto o Armazém Norte, o ponto de onde os pedidos são expedidos, está ficando sem estoque. A solução não é comprar mais: é mover vinte caixas de produto A do Armazém Principal para o Armazém Norte. É assim que essa transferência fica no formulário:

N.º da transferência: TR-014 | Data: a do dia em que o movimento acontece. Armazém de origem: Armazém Principal | Armazém de destino: Armazém Norte. Responsável pelo envio: quem despacha no Armazém Principal | Responsável pelo recebimento: quem recebe no Armazém Norte.

O registro diz exatamente o que acontece: o Armazém Principal entrega vinte caixas de produto A, o Armazém Norte as recebe e o estoque fica equilibrado entre os dois pontos, sem comprar nem vender nada. Em uma transferência real, a tabela terá tantas linhas quantos forem os produtos movidos naquele mesmo trajeto.

Como usar o modelo passo a passo

A regra de ouro é uma só: a mercadoria não sai de um armazém nem é recebida em outro sem uma transferência numerada e assinada. Com essa regra em mente, esta é a ordem recomendada:

1. Baixe o arquivo e salve-o com um nome que identifique o movimento, por exemplo Transferencia-001.xlsx, para não misturá-lo com versões anteriores.
2. Leia a planilha de Instruções uma vez para conhecer cada célula e o exemplo; depois trabalhe na planilha Transferência entre armazéns.
3. Atribua o próximo número da transferência e escreva a data real do movimento, não a do dia em que você digita.
4. Escreva o nome do armazém de origem, o que entrega a mercadoria, e o do armazém de destino, o que a recebe.
5. Anote o responsável pelo envio na origem e o responsável pelo recebimento no destino.
6. Conte fisicamente o que você vai mover antes de escrever qualquer coisa na tabela; se puder, faça com duas pessoas: uma conta e a outra anota.
7. Registre cada produto na sua linha: código, nome, quantidade e unidade, e use Observações só quando a linha tiver uma ocorrência, como um lote ou uma data de validade.
8. Imprima a transferência e colha a primeira assinatura: quem despacha assina como responsável pelo envio, depois de conferir que o que sai é o que está anotado.
9. Entregue o documento junto com a mercadoria; no armazém de destino, quem recebe confere contra a transferência antes de assinar como responsável pelo recebimento.
10. Se algo não bater — chegaram menos caixas do que o anotado ou um item veio danificado —, registre a diferença em Observações antes de assinar e resolva no mesmo dia.
11. Com a transferência assinada dos dois lados, atualize os seus registros: baixe a mercadoria do armazém de origem, some-a ao armazém de destino e guarde uma cópia do documento no arquivo de movimentações.

Dicas para as transferências não desalinharem o seu estoque

• Use numeração sequencial. Mantenha as transferências numeradas em ordem — TR-001, TR-002, TR-003 — e não reutilize nem pule números. A numeração permite localizar qualquer movimento em segundos e perceber na hora se falta um documento.
• Exija as assinaturas de origem e de destino. O responsável pelo envio assina depois de despachar e o responsável pelo recebimento assina depois de contar e conferir. Uma transferência com uma assinatura só, ou assinada sem conferência, não prova nada quando alguém pergunta o que aconteceu.
• Se o seu sistema usa mais de um armazém, registre a transferência como transferência. Não lance como venda, compra ou ajuste: somente o registro da transferência como movimento interno mantém o estoque de cada armazém correto, sem alterar receitas, custos nem a propriedade da mercadoria.
• Anote no mesmo dia. Uma transferência registrada uma semana depois sai errada ou nem sai: a memória não guarda quantidades nem responsáveis. O documento é preenchido quando a mercadoria se move, não quando alguém se lembra.

Quando migrar do modelo para um software

O modelo no Excel é uma excelente primeira ferramenta para formalizar as transferências: é grátis, não precisa de internet, qualquer pessoa entende e dá conta do recado quando você move mercadorias entre armazéns de vez em quando; se esse é o seu caso, use-o com confiança e não precisa de mais nada. O limite aparece quando a transferência deixa de ser um fato isolado e vira parte de um ciclo: a caixa movida hoje para o Armazém Norte precisa ser baixada de um armazém, somada ao outro e ficar disponível para a próxima venda ou expedição, e fazer isso manualmente, transferência por transferência, começa a tomar tempo e a abrir espaço para erros.

É nesse momento que existe o Kardex Tauro, um software de gestão para pequenos negócios em que a transferência entre armazéns é registrada com o mesmo par de dados que você usa no modelo — armazém de origem, armazém de destino, produto e quantidade — e o sistema se encarrega de baixar de um e somar ao outro automaticamente, mantendo o kardex de cada armazém em dia sem tocar em uma planilha. Sendo honesto: se você está começando a organizar as suas transferências entre armazéns, fique com o modelo e domine-o primeiro; quando notar que perde tempo passando transferências para o estoque, ou que o estoque de um armazém nunca bate com o do outro, esse é o momento de testar uma ferramenta como o Kardex Tauro.

No fim, movimentar mercadorias entre armazéns do jeito certo não é questão de ferramenta, mas de método: numerar a transferência, anotá-la no mesmo dia, contar na origem, conferir no destino e assinar dos dois lados. Com este modelo para download, você tem esse método a partir de hoje.

Nota final: o modelo de transferência entre armazéns é uma ferramenta de controle interno, não um documento fiscal; verifique os requisitos do seu país se a sua atividade os exigir e consulte um contador ou assessor sempre que tiver dúvidas.