Modelo de fatura de venda no Excel: download grátis

Modelo de fatura de venda no Excel: download grátis

Se você tem uma loja, uma oficina, um negócio de serviços ou qualquer empresa pequena, emitir a fatura de cada venda é uma daquelas tarefas que parecem simples até você precisar fazer: digitar os dados, multiplicar quantidades por preços, somar, conferir tudo duas vezes e guardar uma cópia para o seu controle. Um modelo de fatura de venda no Excel organiza todo esse processo em um único arquivo: você digita os dados uma vez, registra os produtos vendidos e a planilha calcula os subtotais e o total a pagar automaticamente.

Este modelo foi feito para negócios que emitem poucas faturas por dia e querem fazer isso direito sem pagar por um software: é gratuito, baixa em segundos, abre no Excel e não exige conhecimentos avançados de planilhas. O arquivo inteiro está em português, inclui uma folha de instruções com o guia de uso e está pronto para imprimir em uma página A4 na vertical. Ele faz parte da coleção de modelos gratuitos do Kardex Tauro, criados para você administrar seu negócio sem complicação.

O que o modelo inclui

O arquivo para download é um livro do Excel com duas folhas: a folha principal, chamada Fatura, onde o documento é montado e impresso, e uma segunda folha de instruções em português que explica cada campo do arquivo. Não há macros nem fórmulas complicadas: apenas células para você digitar, células calculadas pela planilha e uma configuração de impressão pronta para usar. Isto é o que você encontra dentro:

Como a folha de fatura está organizada

A folha Fatura segue a ordem clássica de um documento comercial: no topo, os dados de quem vende e de quem compra; no centro, a tabela com os produtos; embaixo, os totais, as assinaturas e as observações. Cada campo tem a sua própria célula, o que evita que os dados se misturem e faz com que todas as suas faturas fiquem organizadas e parecidas. Os campos do cabeçalho são os seguintes:

No centro da folha está a tabela de itens, pronta para registrar até 20 linhas por fatura. Cada coluna tem uma função específica:

Exemplo com números: uma fatura com dois produtos

Para você ver como fica o documento pronto, este é um exemplo com dois produtos de uma loja, usando a moeda que você definir no campo Moeda. Os valores do exemplo usam o formato local de números: ponto para separar os milhares e vírgula para os decimais; assim, um preço com centavos ficaria como 25.000,50. Repare que o subtotal de cada linha e os totais são calculados pela própria planilha:

Confira a conta: 10 unidades vezes 25.000 dão 250.000, e 3 unidades vezes 48.000 dão 144.000; o subtotal soma 394.000. No modelo você não precisa fazer nenhuma dessas operações: a fórmula da coluna Subtotal multiplica a quantidade pelo preço e o total se atualiza sozinho sempre que algum valor muda. Quando a venda não está sujeita a imposto, a linha de imposto fica em zero e o total a pagar coincide com o subtotal.

Como usar o modelo passo a passo

Na primeira vez, você leva menos de dez minutos. Estas são as etapas, em ordem:

1. Baixe o arquivo com o botão desta página e abra no Excel; se aparecer o aviso de exibição protegida, habilite a edição para poder digitar nas células.
2. Confira a folha Instruções – Fatura de Venda: é um guia curto em português que lembra qual dado vai em cada campo e que você pode consultar sempre que precisar.
3. Digite os dados do seu negócio na área do emitente: razão social e CNPJ ou documento, porque são as informações que identificam você para o cliente e no seu registro de vendas.
4. Atribua o número da fatura: controle a sequência em um lugar separado, por exemplo em um bloco ou na própria folha de instruções, para nunca repetir números.
5. Registre a data de emissão, escolha a condição de pagamento na lista suspensa e, se vender a prazo, defina a data de vencimento; anote também o vendedor e a moeda.
6. Digite os dados do cliente: razão social ou nome e CNPJ ou documento dele, como devem sair impressos no documento.
7. Preencha a tabela de itens linha por linha: código, descrição, quantidade, unidade e preço unitário; o subtotal de cada linha é calculado sozinho.
8. Confira a área de totais: veja se o subtotal está como você espera e deixe a linha de imposto em zero se não se aplicar; o total a pagar é atualizado automaticamente.
9. Escreva as observações necessárias, se houver, e salve uma cópia do arquivo com um nome claro, por exemplo o número da fatura e o nome do cliente.
10. Imprima em A4 na vertical ou exporte para PDF, assine o documento junto com o seu cliente e guarde a sua via assinada para o controle do negócio.

Dicas e erros comuns

Estas dicas evitam os erros mais frequentes de quem começa a faturar no Excel:

• Nunca digite os subtotais nem o total à mão: essas células têm fórmulas e, se você substituí-las por um número, perde o cálculo automático daquela linha para sempre.
• Não apague as fórmulas ao preparar o modelo para uma fatura nova: limpe apenas as células de dados e deixe intactas as que calculam.
• Respeite o formato de números da sua região: os milhares são separados com ponto (25.000) e os decimais com vírgula (25.000,50), exatamente como o arquivo está configurado.
• Deixe a linha de imposto em zero se não se aplicar: não a remova, porque o total a pagar foi desenhado para ler sempre essa linha.
• Controle o número da fatura fora da planilha: repetir ou pular números sequenciais é o erro que mais gera problemas no fechamento do período.
• Defina sempre a condição de pagamento pela lista suspensa e registre o vencimento nas vendas a prazo, para saber o que têm a lhe pagar e desde quando.
• Confira os dados do cliente antes de imprimir: um CNPJ ou documento digitado errado transforma uma fatura válida em um problema administrativo.
• Guarde uma cópia de cada fatura emitida, mesmo que seja o mesmo arquivo com outro nome; o seu controle de vendas e o seu contador vão agradecer.
• Use a folha de instruções na primeira vez: a maioria dos erros desaparece quando você sabe o que cada célula espera.

Modelo no Excel ou software de faturamento?

Um modelo como este é a melhor forma de começar a faturar com organização: é gratuito, dá para entender em uma tarde e não depende de internet nem de contratos. O limite natural dele é o volume: quando você emite muitas faturas por dia, o trabalho de escrever cada documento, controlar a numeração, calcular e arquivar as cópias começa a consumir tempo e a abrir espaço para erros. Nesse ponto vale avaliar um software de faturamento como o Kardex Tauro, que faz por você justamente a parte repetitiva do processo.

• Com o modelo: você não paga nada, adapta ao seu gosto e usa sem conexão; ele é suficiente para um volume baixo de vendas diárias.
• Com o modelo: cada documento é escrito, conferido e arquivado à mão, e um erro de digitação pode se repetir em várias faturas.
• Com o software: o documento é emitido com numeração automática, é arquivado sozinho e você deixa de depender de lembrar de salvar cada cópia.

A decisão não precisa ser exclusiva: muitos negócios começam com o modelo, entendem bem o seu processo de venda e depois migram para um software com essa informação já organizada. O importante é que a partir de hoje você possa faturar com um documento profissional e confiável.

Baixe grátis o modelo de fatura de venda no Excel, preencha com os dados do seu negócio e emita a sua próxima fatura em menos de dez minutos. Se ficar alguma dúvida no primeiro uso, a folha de instruções dentro do próprio arquivo acompanha você passo a passo.

Nota: este modelo é um formato genérico de apoio e não substitui os requisitos de faturamento vigentes no seu país; confirme sempre o uso com o seu contador ou assessor tributário.