Modelo de controle de pedidos pendentes (backorder) no Excel

Modelo de controle de pedidos pendentes (backorder) no Excel

Há uma cena que se repete em quase todos os negócios que vendem por catálogo, no balcão ou por pedido: o cliente faz o pedido, o vendedor anota com a melhor das intenções e a venda é dada como confirmada. Mas na hora de preparar a mercadoria aparece o tropeço clássico: não há estoque suficiente de um dos produtos. O que existe é despachado, o saldo fica anotado num papel solto ou na memória do vendedor, e é aí que começa o problema. Sem um registro organizado, esse saldo é facilmente esquecido; o cliente reclama semanas depois, a confiança se desgasta e o negócio acaba pagando o faltante do próprio bolso para apagar o incêndio.

Esse saldo que falta despachar tem nome próprio: pedido pendente, também conhecido como backorder. Manter o controle não é luxo administrativo nem capricho de escritório: é a diferença entre cumprir o que você vendeu e acumular reclamações silenciosas. Neste artigo explicamos o que é um pedido pendente, por que convém registrá-lo desde o primeiro dia e como usar o modelo de Excel que preparamos, com seus componentes, suas colunas e um exemplo resolvido: um pedido de 20 unidades em que 12 são despachadas e 8 ficam pendentes, com o saldo calculado automaticamente.

O que é um pedido pendente (backorder)

Um pedido pendente ou backorder é uma venda que você não conseguiu despachar por completo porque, na hora de preparar a mercadoria, não tinha todo o estoque que o cliente pediu. A venda existe e o cliente a confirmou; em muitos casos ele inclusive já pagou ou reservou a mercadoria. O que falta é a entrega do saldo. Um exemplo típico: o cliente pede 20 unidades de um produto, seu estoque disponível chega apenas a 12, você despacha essas 12 e fica com 8 unidades pendentes, que entregará assim que a reposição chegar.

Vale distinguir o pedido pendente de duas situações parecidas. O pedido atrasado é um pedido já completo que não foi entregue por questões de logística ou de programação da entrega; o pedido pendente, por sua vez, é incompleto por definição, pois falta mercadoria que você ainda não tem no depósito. Também não é uma venda perdida, pelo menos não ainda: é uma venda que está esperando estoque. A diferença importa porque cada caso é gerido de um jeito: a venda perdida se analisa e se deixa para trás, o pedido atrasado se coordena com o cliente e o transporte, e o pedido pendente se repõe e se despacha assim que o produto chega.

Por que convém manter o controle

Quando o negócio é pequeno e despacha pouco volume, um pendente ocasional é resolvido de memória e quase sempre funciona. O problema é que o volume cresce: chegam pedidos com vários produtos, alguns são despachados completos e outros em duas ou três entregas, as reposições chegam em datas diferentes e cada vendedor mantém as próprias anotações. Nesse ponto a memória e os papeizinhos soltos começam a falhar, e cada falha tem custo real: um cliente que não recebeu o saldo reclama, pede um desconto de compensação ou, pior, simplesmente não volta a comprar.

Um controle de pedidos pendentes bem mantido responde em segundos a quatro perguntas que, de outro modo, seriam uma dor de cabeça: para quem você deve mercadoria, quantas unidades de cada produto, para quando você prometeu entregar e quais pedidos já estão completos. Com essas respostas à vista, você pode avisar os clientes com antecedência, priorizar os despachos pela data prometida e comprar ou produzir com dados reais em vez de suposições.

O registro também protege você comercialmente. Quando o cliente liga para perguntar pelo pedido, a resposta não depende de o vendedor lembrar: você abre o arquivo, confere a linha e diz exatamente quanto falta, por quê e quando será entregue. Essa resposta rápida e honesta transforma o que poderia ser uma reclamação em uma demonstração de organização, e isso também vende.

O que o modelo inclui

O modelo foi pensado para que você registre e revise as informações sem misturar as coisas. Ao abri-lo, você encontra uma tabela principal para o registro diário, uma coluna com fórmula que calcula o saldo pendente para você e uma folha de instruções com o exemplo resolvido. Em concreto:

As colunas do registro

Cada linha do registro representa um produto pendente de um pedido. Estas são as colunas que você vai encontrar e o que deve digitar em cada uma:

Um exemplo resolvido: 20 pedidas, 12 despachadas, 8 pendentes

A melhor forma de entender o modelo é vê-lo funcionando. Imagine uma venda de confecções em que o cliente pediu 20 unidades de uma camisa e você só tinha 12 no momento do despacho. Você despacha as 12 e deixa a linha marcada como parcial, porque a coluna Pendente de despachar mostra o saldo de 8 unidades:

A coluna Pendente de despachar não é preenchida à mão: a célula contém uma fórmula que subtrai a quantidade despachada da quantidade pedida, então o saldo é calculado na hora. Na linha do pedido 0017, a fórmula faz a conta 20 menos 12 e mostra 8; na do pedido 0018, 30 menos 30 dá 0, e por isso essa linha é marcada como completo.

A vantagem da fórmula aparece no despacho parcial seguinte. Quando a reposição chegar e você despachar as 8 unidades que faltavam, não precisa apagar a linha nem fazer contas à parte: basta atualizar a quantidade despachada de 12 para 20, a coluna pendente passa de 8 para 0 automaticamente e você muda o status de parcial para completo. É assim, de forma simples, que o ciclo se fecha, e o registro mantém o histórico completo do pedido: quanto foi pedido, quanto saiu em cada momento e quando foi quitado.

Como usar o modelo passo a passo

Colocá-lo em funcionamento leva menos de dez minutos. O fluxo recomendado é este:

1. Baixe o modelo com o botão deste artigo e abra-o no Excel ou em uma planilha compatível.
2. Na primeira linha vazia do registro, digite a data do pedido, o cliente, o produto e a quantidade pedida.
3. Anote a data prometida e deixe o status inicial como pendente enquanto nenhuma unidade tiver saído.
4. Ao preparar o despacho, digite em Quantidade despachada as unidades que realmente saem; se o despacho for parcial, a coluna Pendente de despachar mostrará o saldo que resta.
5. Atualize o status da linha a cada movimento: pendente se nada saiu, parcial se saiu uma parte e completo quando o saldo chegar a zero.
6. Avisse o cliente quando o pedido estiver completo e arquive a linha ou deixe-a marcada para sua revisão semanal.

Dicas para o controle funcionar de verdade

Um modelo organizado não se preenche sozinho: o hábito de mantê-lo em dia é o que faz a diferença. Estas práticas evitam que o controle vire um registro decorativo:

• Atualize o status a cada despacho, sem esperar o fim do dia: pendente, parcial ou completo. Uma linha com status desatualizado é uma promessa não cumprida que você não enxerga.
• Priorize os despachos pela data prometida, não pela ordem em que os pedidos chegaram. O cliente que espera há mais tempo é o primeiro que você precisa completar.
• Avisse o cliente assim que souber que um saldo vai atrasar e dê a ele uma nova data realista. A antecipação desarma a reclamação.
• Revise o registro uma vez por semana e concilie os pendentes com o estoque que vai chegando, para repor exatamente o que falta despachar.
• Não prometa datas de entrega de produtos que você ainda não tem no depósito: o pendente se administra com reposições reais, não com boas intenções.

Quando convém passar do modelo para um software

O modelo em Excel é uma excelente primeira estação e funciona muito bem enquanto o volume de pedidos pendentes for administrável. Chega um ponto, porém, em que o arquivo começa a ficar limitado: quando várias pessoas despacham ao mesmo tempo e cada uma trabalha em uma cópia diferente, quando você precisa saber o saldo pendente de um cliente em segundos sem filtrar dezenas de linhas, ou quando quer que o pedido pendente se relacione com as compras, as vendas e o kardex de estoque em vez de viver isolado em uma tabela.

É aí que faz sentido dar o salto para um sistema de inventário. O Kardex Tauro registra seus produtos e movimentos de estoque, permite controlar pedidos e vendas em um só lugar e mantém o saldo de existências atualizado, de modo que o controle de pendentes deixa de ser uma planilha à parte e passa a fazer parte da operação diária do negócio. Se hoje o seu processo de despacho já exige essa integração, experimente o Kardex Tauro; se você ainda está na etapa em que um registro bem mantido resolve o problema, este modelo é exatamente o que você precisa.

Baixe o modelo, registre seus pedidos pendentes a partir de hoje e pare de depender da memória para saber o que você deve aos seus clientes.