Modelo de pedido de compra no Excel: download grátis

Modelo de pedido de compra no Excel: download grátis

Comprar sem documentos é um dos hábitos mais caros que uma pequena empresa pode ter. Você pede por telefone ou por mensagem, o fornecedor despacha, a nota fiscal chega e ninguém consegue confirmar com certeza o que foi combinado: nem o preço, nem a data de entrega, nem as quantidades exatas, nem quem autorizou a compra. O pedido de compra (PC) é o documento que fecha essa lacuna: um modelo em que você registra, antes de o fornecedor despachar, o que vai comprar, a que preço, para quando e em que condições.

Neste artigo eu explico o que um pedido de compra bem feito deve ter e deixo um modelo de pedido de compra no Excel para download grátis, pronto para usar. Você preenche os dados do fornecedor, adiciona cada produto com referência, quantidade, unidade e preço, e os subtotais e o total são calculados automaticamente. O modelo também traz listas suspensas para o status e a forma de pagamento, um bloco de condições de entrega, pagamento e qualidade e espaço para as três assinaturas que dão validade ao processo: solicitado por, autorizado por e recebido conforme.

Se hoje você compra "no olho", este modelo traz três benefícios imediatos: fixar o preço por escrito antes de receber a mercadoria, deixar registrado o que foi pedido com um número de pedido e ter um documento de acompanhamento até a mercadoria chegar e entrar no seu estoque.

O que o modelo de pedido de compra inclui

O modelo é organizado como um documento de uma página só. Ele tem duas abas: a principal, chamada "Pedido de Compra", e uma segunda aba, "Instruções – Pedido de Compra", com dicas para preencher sem erros. Os valores que você vê ao baixar o arquivo são exemplos: substitua pelos seus dados reais.

Por que um pedido de compra protege o seu negócio

A primeira proteção é o acordo de preço. Quando o fornecedor faz a cotação e você aceita por escrito, o preço fica travado no pedido: se na hora de pagar chegar um valor diferente, você tem um documento para reclamar a diferença. Sem esse respaldo, a palavra do vendedor e a sua viram uma negociação nova a cada compra, e o negócio que compra sem documentos é o que acaba pagando mais caro.

A segunda é a rastreabilidade. Um PC numerado permite responder, até meses depois, perguntas como o que foi comprado, de quem, por quanto e quando foi recebido. Esse fio documental é o mesmo de que você precisa para acertar contas com o fornecedor, para responder a uma fiscalização ou para saber se uma compra já foi paga.

A terceira é o recebimento conforme. O pedido define o que você espera receber: quantidades, referências e datas. Quando a mercadoria chega, você confere com o pedido e com a nota de remessa, verifica se está tudo certo e só então assina como recebido conforme. Se algo chegar incompleto ou danificado, o pedido de compra é a base para devolver ou cobrar o que falta sem discussão.

Compare esse processo com pedir por WhatsApp. Uma conversa serve para trocar ideias, mas não é um documento: as mensagens se perdem quando você troca de celular, não têm numeração, qualquer pessoa pode escrever "pode despachar" sem autorização e elas não deixam evidência útil para a contabilidade. O pedido de compra não substitui a comunicação com o fornecedor; ele dá respaldo a ela.

Exemplo com números

Para você ver como a tabela de itens é preenchida, imagine que o seu negócio precisa de material de embalagem para o próximo mês. O pedido de compra ficaria assim:

Cada subtotal de linha é o resultado da multiplicação da quantidade pelo preço unitário, e o modelo calcula no momento em que você digita os dois valores. O subtotal deste pedido é 868.000,00; a linha de imposto fica em zero no exemplo e o total a pagar é 868.000,00. Se o fornecedor cobrasse imposto, você só digitaria o valor e o total se ajustaria sozinho, mas nunca precisaria somar linhas na mão.

Como usar o modelo passo a passo

Baixar o arquivo é apenas o começo. Este é o fluxo completo que recomendamos para o pedido de compra cumprir a função dele:

1. Preencha o cabeçalho. Atribua um número de PC sequencial (por exemplo PC-001, PC-002 e assim por diante), anote a data de emissão e a data em que você precisa da mercadoria e escreva quem está solicitando a compra. Escolha a forma de pagamento e a moeda nas listas suspensas e deixe o status em "Pendente".
2. Registre o fornecedor e o local de entrega. Preencha os dois blocos, Dados do fornecedor e Entregar em, com razão social, identificação, endereço e telefone ou e-mail. Esse passo parece simples, mas evita dois problemas clássicos: mercadoria que chega ao endereço errado e notas fiscais que você não sabe a que pedido pertencem.
3. Adicione os itens. Em cada linha escreva a referência, a descrição, a quantidade, a unidade e o preço unitário combinado. O subtotal da linha aparece automaticamente. Confira se as quantidades batem com o que você realmente precisa e com o que o fornecedor consegue despachar.
4. Aprove o pedido antes de enviar. Este é o passo que mais empresas pulam e o que mais economiza dinheiro. A pessoa que autoriza compras deve revisar preços, quantidades e fornecedor e assinar na linha "Autorizado por". Um pedido aprovado é uma compra consciente; um pedido sem aprovação é uma surpresa no fim do mês.
5. Envie o pedido e guarde uma cópia. Envie o arquivo ou uma cópia impressa ao fornecedor e mude o status para "Enviada". Guarde a cópia em uma pasta física ou digital onde você consiga achá-la: o número do PC é a referência que você vai usar para acompanhar, receber a mercadoria e conferir a nota fiscal.
6. Atualize o status ao receber. Quando a mercadoria chegar, confira com o pedido e com a nota de remessa do transportador: verifique quantidades, referências e estado dos produtos. Se estiver tudo completo, assine "Recebido conforme", mude o status para "Recebida" e registre a entrada no seu estoque. Se a entrega chegou incompleta, marque como "Recebida parcial", anote o que falta e cobre o fornecedor antes de encerrar o caso.

Erros comuns ao lidar com pedidos de compra

Conhecer os erros típicos evita repeti-los. Estes são os quatro que mais vemos em pequenas empresas:

• Enviar o pedido sem aprovação: se qualquer pessoa pode gerar um PC e enviar ao fornecedor, você perde o controle do gasto e no fim do mês aparecem compras que ninguém autorizou. A regra deve ser simples: o pedido só sai com a assinatura da pessoa autorizada.
• Esquecer a data de entrega solicitada: sem data combinada, o fornecedor despacha quando quer e a sua operação para porque o material não chegou. A data de entrega não é um campo decorativo: é o compromisso que permite cobrar na hora certa.
• Não conferir com a nota fiscal e a remessa no recebimento: se você recebe, assina e paga sem comparar quantidades e preços, faltas, avarias e cobranças a mais viram prejuízo silencioso. Ao receber, cruze três documentos: o pedido, a remessa e a nota fiscal.
• Deixar o status em "Pendente" para sempre: um PC que nunca é atualizado perde o valor como ferramenta de controle. Defina quem marca o pedido como enviada, recebida parcial ou recebida e faça isso no mesmo dia em que cada evento acontece.

Compras organizadas com software

O modelo em Excel é o primeiro nível de organização: barato, flexível e suficiente enquanto o volume de compras é baixo. O limite aparece quando a empresa cresce: cada pedido aprovado precisa ser digitado de novo no estoque quando a mercadoria chega, e essa digitação dupla é a fonte clássica de erros de quantidade e de diferenças entre o que você comprou e o que registrou.

Quando esse momento chega, vale a pena migrar para um software de estoque. No Kardex Tauro, por exemplo, o pedido de compra aprovado vira a entrada de estoque quando você confirma o recebimento: você não digita os produtos duas vezes, o custo da compra atualiza as suas existências e a rastreabilidade fica completa, do pedido ao produto disponível para venda. O modelo serve hoje para organizar o processo e entender o que você vai precisar amanhã.

Baixe grátis o modelo de pedido de compra no Excel e teste com a sua próxima compra real, mesmo que pequena. Preencher um único pedido com dados verdadeiros vai mostrar, melhor do que qualquer explicação, onde estão as falhas do seu processo atual. E quando o volume crescer e você quiser que cada pedido aprovado vire entrada de estoque sem digitar duas vezes, o Kardex Tauro é o próximo passo natural.