Folha de Kardex para Imprimir: Como Preencher a Ficha de Estoque

Folha de Kardex para Imprimir: Como Preencher a Ficha de Estoque

Existem negócios que ainda controlam seus produtos no papel, e não por atraso: em um armazém, no depósito de uma obra ou em uma banca de mercado, a ficha impressa continua sendo a forma mais rápida de anotar o que entra e o que sai no exato momento em que acontece. Este arquivo é uma folha de kardex (ficha de estoque) para imprimir em branco, com espaço para vinte e seis movimentos por folha, pronta para preencher à mão ou digitar na tela.

O arquivo vem em Excel (.xlsx) com duas folhas: a ficha para imprimir e uma folha de instruções que explica cada coluna e traz um exemplo numérico resolvido. Usa apenas tons de cinza empresariais, pensado para imprimir limpo em A4 na vertical e arquivar em uma pasta de três furos sem gastar tinta colorida.

O que é uma folha de ficha de estoque e por que o papel ainda funciona

Uma folha de ficha de estoque é o registro dos movimentos de um único produto, em uma única folha. Cada linha corresponde a um movimento e anota a data, o documento que o comprova, a quantidade que entra ou sai, o custo unitário, o saldo em unidades e o valor desse saldo. A folha é aberta quando o produto chega ao depósito e é fechada quando ele se esgota ou quando termina o período que se quer controlar.

No papel a folha cumpre três funções concretas. Primeiro, deixa o registro imediato: quem recebe a mercadoria ou quem libera uma saída anota o movimento na hora, sem depender de um computador ligado nem de conexão. Segundo, vira o documento de origem de quem depois digita a informação no sistema. Terceiro, é uma prova física: uma pasta com fichas assinadas por quem recebeu e por quem entregou responde muitas perguntas durante uma auditoria ou um inventário físico.

Também vale deixar claro o que a folha não é. Ela não substitui o sistema contábil nem o software de estoque: é o registro primário, o papel onde o fato é anotado antes de existir no sistema. Seu valor está na disciplina com que é preenchida, não na quantidade de colunas que tenha.

O que esta folha para imprimir inclui

A ficha tem cinco blocos. Esta tabela resume cada um deles:

O cabeçalho é a primeira coisa que se preenche e o que faz a ficha poder ser arquivada: se não diz de qual produto se trata, a folha não serve para nada. Dele saem também o código, a unidade de medida e a localização, os três dados que depois permitem cruzar o papel com o sistema.

A linha de saldo inicial merece uma explicação à parte, porque é o ponto de partida do período. Se você começa com 10 unidades a 1.000, essa linha já deixa o saldo em 10 unidades e o valor em 10.000, e os movimentos passam a contar a partir dali. Se a ficha é aberta no meio do ano, esse saldo inicial é o resultado de uma contagem ou do último fechamento do período anterior.

As 11 colunas da tabela de movimentos

A tabela mantém a ordem das fichas tradicionais: uma linha por movimento, agrupada em data e documento, entradas, saídas e saldo. As colunas são lidas da esquerda para a direita e estas são as onze, na ordem real dentro do arquivo:

As quatro colunas cinzas, isto é Total entrada, Total saída, Saldo qtd. e Saldo total, levam fórmula e não se escrevem à mão: preenchem-se sozinhas quando você digita as quantidades e os custos. Se escrever por cima de uma delas, a corrente de cálculo se rompe e o saldo deixa de coincidir com os movimentos. A coluna Documento / detalhe é a mais esquecida e a que mais problemas causa, porque é a única que permite rastrear de onde saiu cada número.

Exemplo resolvido passo a passo

A folha de instruções do arquivo traz um exemplo completo. É o caso mais simples da prática: um saldo inicial, uma compra a outro preço e uma venda.

Primeiro registra-se o saldo inicial: 10 unidades a 1.000, ou seja 10.000. Depois entra a compra de 5 unidades a 1.200, que somam 6.000, e o saldo em unidades sobe para 15 e o valor total para 16.000. Com esses dois dados o custo médio é recalculado: (10.000 + 6.000) ÷ (10 + 5) = 1.066,67. Por último sai uma venda de 4 unidades pelo custo médio vigente, 1.066,67 cada uma, que dão 4.266,67; o saldo cai para 11 unidades e seu valor fica em 11.733,33.

Repare no detalhe que mais se erra à mão: a venda não muda o custo médio, apenas reduz a quantidade e o valor do saldo. O custo médio só é recalculado quando entra mercadoria a um preço diferente. Se ao vender você escrever um custo diferente do saldo anterior, a ficha deixa de refletir a realidade e o saldo total deixa de ser confiável para valorizar o estoque.

Como preencher a folha passo a passo

1. Antes de escrever qualquer coisa, complete o cabeçalho: empresa, produto, código, unidade, localização, método de valorização e nome do responsável pelo registro.
2. Anote o saldo inicial, isto é a quantidade com que o período começa e seu custo unitário. O total dessa linha é calculado pela folha.
3. Quando chegar mercadoria, escreva a data real da entrada e o número do documento de apoio, seja nota fiscal ou romaneio, e acrescente em Documento / detalhe uma palavra que explique o movimento.
4. Registre a quantidade que entra e o custo unitário dessa entrada, exatamente como aparece na nota fiscal. O total da entrada aparece sozinho.
5. Quando sair mercadoria, escreva a quantidade na coluna de saída e use como custo unitário o custo médio mostrado na linha anterior. O total da saída aparece sozinho.
6. Depois de cada movimento, confira se o saldo em unidades é o anterior mais o que entrou e menos o que saiu, e se o saldo total é o saldo em unidades multiplicado pelo custo médio.
7. Ao fechar o período, seja mês, trimestre ou ano, some as colunas de totais, anote o total de entradas e de saídas na linha final e assine a folha antes de arquivá-la.

Erros comuns ao preencher à mão

• Saldo negativo. Aparece quando se anota uma saída maior que a existência ou quando uma entrada foi registrada tarde. Antes de continuar, revise o movimento: quase sempre é uma data ou uma quantidade escrita errado, não uma falta real.
• Escrever por cima das colunas de fórmula. As colunas cinzas servem para calcular, não para digitar. Se um valor for escrito à mão, a ficha perde a corrente de cálculo e o saldo deixa de bater com os movimentos.
• Misturar entradas e saídas na mesma linha. Um movimento, uma linha. Uma devolução que entra e uma saída que ocorre no mesmo dia vão em duas linhas separadas, porque misturá-las torna impossível auditar a ficha.
• Deixar o documento em branco. Sem o número da nota fiscal ou do romaneio, a ficha é um conjunto de números sem comprovação. É o erro que custa mais tempo quando é preciso reconstruir um saldo antigo.

Como saber que a folha está bem mantida

Não é preciso uma auditoria para perceber se a ficha está saudável. Estes sinais são visíveis a olho nu:

Se algum desses sinais falhar, não apague nem corrija o passado: registre um movimento de ajuste com seu documento e siga em frente. A ficha é um registro, e toda correção deve ficar explicada dentro dela para que sirva de prova.

Quando passar para um software com Kardex Tauro

A ficha impressa funciona enquanto o volume é administrável: poucos produtos, poucos documentos por dia e uma única pessoa preenchendo a folha. Quando o negócio cresce aparecem os limites reais: a ficha de um produto não sabe o que aconteceu com os outros, ninguém recalcula o custo médio na hora de faturar e comparar o papel com o sistema acaba sendo um trabalho à parte. É aí que uma ferramenta como Kardex Tauro faz sentido, porque atualiza a ficha de estoque de cada produto a cada venda, compra ou movimento, mantém o custo médio em dia e deixa a ficha disponível na tela sem redigitar nada. Enquanto esse momento não chega, esta folha impressa faz bem o seu trabalho: organiza o registro, deixa evidência e obriga a anotar cada movimento.

Baixe a folha, imprima para o produto que você mais quer controlar e preencha os primeiros movimentos do período. Se a ficha ficar organizada e o saldo bater com o que está na prateleira, seu controle já está funcionando.