Modelo de rescisão trabalhista em Excel

Modelo de rescisão trabalhista em Excel

É sexta-feira, é o último dia de uma funcionária que passou quatro anos na empresa, e na segunda alguém precisa entregar um número: quanto ela recebe ao sair. Esse número quase sempre vira discussão, e não por má-fé, mas porque ninguém o deixou escrito antes da conversa. Quando a cifra aparece pela primeira vez numa folha solta, com uma soma feita à mão e um papel de férias ao lado, fica difícil sustentá-la diante de quem pergunta de onde saiu.

O imbróglio tem três partes conhecidas. As verbas acumuladas dependem dos dias trabalhados, e ninguém lembra se o ano é contado com 360 dias ou pelo calendário inteiro. As férias pendentes dependem de quantos dias foram gozados e quantos sobraram, e esse saldo mora na cabeça de quem fazia o controle. E o salário dos últimos dias, que costuma ser esquecido porque o desligamento parece um acerto de contas e não uma folha mais curta.

⬇ Baixar o modelo (.xlsx)

Este modelo coloca as três partes na mesma linha. Cada funcionário ocupa uma linha com quinze colunas: identificação, datas, dias trabalhados, salário, auxílio, base, verbas rescisórias, juros, gratificação, dias de férias, férias, dias de salário pendente, salário pendente e total a pagar. Você digita os dados de entrada e a planilha faz as contas. Três parâmetros no cabeçalho comandam todos os cálculos, e é isso que permite reaproveitar o arquivo mês após mês sem reconstruí-lo do zero.

O que ele resolve e o que deixa de fora

É o documento que encerra um contrato de trabalho: uma linha por pessoa, o detalhamento de cada item e um total. Não é uma folha de pagamento. Aqui não há desconto de saúde nem de previdência, não há retenção na fonte e não estão as contribuições a cargo do empregador. O que aparece é o que se deve ao funcionário, não tudo o que a empresa precisa provisionar, e confundir as duas coisas é a origem de boa parte das discussões de fim de ano.

Serve para desligamento por pedido de demissão, por acordo entre as partes, sem justa causa ou por fim de contrato a prazo: o motivo vai no cabeçalho e fica como contexto do arquivo, mas não altera nenhuma fórmula. A planilha também não decide se há verba indenizatória. Se houver, ela entra como item novo, com coluna própria ou linha própria, e entra no total; o que não se faz é escondê-la dentro de uma coluna que já significa outra coisa.

Serve para a pessoa de recursos humanos que faz quatro rescisões por ano e não quer remontar o arquivo a cada uma; para o contador que recebe a planilha e precisa ver de onde vem cada valor; para o dono de uma empresa pequena sem área de pessoal, que acaba fazendo isso num sábado à tarde; e também para o funcionário, que pode pedir o detalhamento e ler item por item em vez de aceitar um número global sem explicação.

O que o modelo traz

O arquivo tem duas abas e uma única tabela de trabalho. A primeira se chama Rescisao e é onde se digita; a segunda se chama Instrucoes e é o que impede o arquivo de depender de quem o criou. Essa segunda aba parece enfeite até o dia em que a pessoa que fazia as rescisões entra de férias.

As quinze colunas, uma a uma

Oito colunas são digitadas e sete são calculadas. A distinção não é formal: se alguém digitar um valor por cima de uma célula com fórmula, a fórmula desaparece e aquela linha deixa de responder aos parâmetros. Vale dividir o trabalho desde o começo, com a mesma lógica de qualquer planilha compartilhada: quem lança os dados não mexe nas colunas calculadas e quem revisa não corrige número à mão.

Como é calculado, com o exemplo que vem na planilha

O arquivo chega com duas rescisões preenchidas. A primeira é Ana Maria Ruiz, que trabalhou 360 dias com base de 1.800.000 e se desliga em 31 de dezembro. A segunda é Carlos Pena, que entrou no dia primeiro de julho e trabalhou 180 dias com base de 1.200.000. Com essas duas linhas se explicam todas as colunas calculadas, sem precisar imaginar um caso.

Verbas: a base de 1.800.000 vezes 360 dias, dividida pelos 360 dias do ano, devolve a base inteira. A gratificação usa a mesma expressão e chega ao mesmo número, o que está correto e é também o motivo pelo qual muita gente acha que a planilha está duplicando um item. Não está: são duas verbas diferentes que coincidem em valor quando o ano é completo. Os juros são verbas vezes a taxa, vezes dias trabalhados sobre dias do ano; com a taxa em zero a coluna mostra 0, e é melhor deixá-la assim quando esse item não é calculado, porque a fórmula continua ali para o caso de ser.

Férias: 1.800.000 dividido por 30 dá 60.000 por dia, e 7,5 dias dão 450.000. O divisor 30 é o que a planilha usa para transformar salário mensal em valor diário, e é por isso que o dado dos dias precisa estar na mesma unidade: dias inteiros, não semanas nem quinzenas. O salário pendente repete a operação com outra contagem: os mesmos 60.000 vezes 15 dias dão 900.000. O total soma 1.800.000 de verbas, 1.800.000 de gratificação, 450.000 de férias e 900.000 de salário, com os juros em zero, e chega a 4.950.000.

A ordem das férias é onde mais se erra. Primeiro se descontam os dias já gozados do total a que o funcionário tem direito e só depois se digita o resultado na coluna de dias de férias. Digitar o acumulado inteiro faz a planilha pagar dias que já foram descansados; digitar um saldo que ninguém calculou deixa o número sem rastro. O que entra na coluna é o pendente, não o histórico.

Carlos mostra a outra metade: 600.000 de verbas e 600.000 de gratificação somam 1.200.000, com férias e salário pendente em zero porque não sobraram dias de nenhum dos dois. A planilha não distingue um zero que significa nada a pagar de um zero que significa esquecimento, então esse zero é conferido, não presumido. A linha de fechamento soma 4.950.000 e 1.200.000 e chega a 6.150.000, o custo do lote: essa cifra entra no fluxo de caixa do mês e não bate com o que cada funcionário recebe, porque cada um tem a sua própria linha.

Passo a passo

1. Abra o arquivo e preencha no cabeçalho o nome da empresa e o motivo do desligamento. O motivo é contexto: não muda fórmula nenhuma, mas documenta o arquivo para quem for revisar depois.
2. Confira os três parâmetros antes de mexer na tabela: dias do ano, taxa de juros sobre verbas e dias de férias por ano. Eles são da planilha, não da linha, e uma mudança ali desloca todas as rescisões ao mesmo tempo.
3. Digite o nome, as datas e os dias trabalhados. A planilha não calcula os dias a partir das datas: se preferir não contar à mão, conte em outro lugar e digite o resultado.
4. Lance o salário base e o auxílio. A base total se monta sozinha, e se não houver auxílio digita-se zero, sem deixar a célula vazia.
5. Desconte as férias já gozadas e digite apenas os dias pendentes na coluna delas. A partir daí a coluna de férias se preenche sozinha.
6. Digite os dias de salário pendente do último período. Se o desligamento cai no último dia do período de pagamento, esse valor é zero.
7. Leia a coluna Total a pagar e a linha de fechamento. Guarde uma cópia com o nome do funcionário e a data, e deixe a linha usada como registro em vez de apagá-la.

Erros que aparecem sempre

• Copiar o total de férias acumuladas em vez do saldo pendente. É o mais caro dos sete, porque paga dias já descansados e quase nunca aparece até o funcionário reclamar.
• Mudar os parâmetros de uma linha para outra. Os três valores são da planilha: se um muda, muda para todos, e uma planilha com dois critérios não pode ser auditada.
• Deixar o auxílio em branco em vez de digitar zero. A base continua sendo calculada, mas a soma da linha fica incompleta e o erro se propaga para o total.
• Digitar por cima de base total, verbas, juros, gratificação, férias, salário pendente ou total. Ao fazer isso a fórmula é apagada e aquela linha deixa de responder aos parâmetros.
• Esquecer os dias de salário do último período, principalmente quando o desligamento cai no meio do mês e o pagamento já saiu pelo período inteiro.
• Contar os dias trabalhados com critério diferente em cada linha: uma com 360 e outra com os dias reais do calendário. A comparação entre funcionários se perde mesmo que cada fórmula esteja certa.
• Apagar a linha depois de pagar. A planilha é também o registro do desligamento: se ela for apagada, o comprovante se perde e o total da folha deixa de fechar com o que foi pago.

Com qual programa se abre

É um arquivo do Excel e abre no Microsoft Excel para Windows, no Mac ou na versão web, no LibreOffice Calc e no Google Sheets. As fórmulas que ele traz são condicionais e arredondadas em duas casas, e os três programas as entendem. O que muda é a apresentação: numa configuração regional em português o separador decimal é a vírgula, e é por isso que 7,5 dias aparecem assim, enquanto numa configuração em inglês o mesmo valor aparece como 7.5 sem alterar a conta. O único cuidado real é não converter a planilha para outro formato ao salvar, porque as fórmulas são trocadas por valores e o arquivo deixa de recalcular. Se precisar compartilhar, exporte uma cópia em PDF e mantenha o original intacto.

A planilha dá conta de uma empresa com poucos desligamentos e uma só pessoa fazendo as contas. Começa a ficar curta quando o saldo de férias mora em outro lugar e precisa ser caçado toda vez que alguém sai, ou quando o setor de pessoal precisa que o desligamento seja registrado uma única vez e que daí saiam a folha, a provisão e o relatório. Kardex Tauro cobre essa parte: guarda a movimentação e o saldo de cada funcionário, e a rescisão deixa de depender de alguém lembrar quantos dias foram gozados. Se esse problema ainda não existe, o modelo basta e não é preciso complicar.

Na captura aparece a aba Rescisao com o exemplo carregado: o cabeçalho com a empresa e o motivo do desligamento, os três parâmetros na segunda linha e as duas linhas de funcionários com suas quinze colunas. Ana Maria Ruiz, com 360 dias, mostra 4.950.000 no total; Carlos Pena, com 180 dias, mostra 1.200.000. Abaixo, a linha de fechamento leva o total da planilha a 6.150.000. Vale olhar duas coisas na imagem: que a coluna de juros esteja em zero por causa da taxa e não por uma célula apagada, e que a linha seguinte apareça vazia mas já com as fórmulas, pronta para o próximo desligamento.

Uma rescisão não é papelada que se possa deixar para o último dia. Com quinze colunas, três parâmetros e uma linha por funcionário, o arquivo transforma uma conversa desconfortável numa soma que se pode mostrar, explicar e arquivar. O que se paga continua sendo uma decisão da empresa; o que muda é que a cifra deixa de ser opinião e passa a ter um lastro que qualquer pessoa pode conferir linha por linha.

⬇ Baixar o modelo (.xlsx)