Modelo de fluxo de caixa no Excel: método indireto

Modelo de fluxo de caixa no Excel: método indireto

Quando alguém pergunta por que o negócio deu lucro e, mesmo assim, não deu para pagar as contas do mês, a resposta quase nunca está na demonstração do resultado. Está no caixa. E o caixa não se move por aquilo que se ganha, e sim por aquilo que se recebe, por aquilo que se paga, por aquilo que se investe e por aquilo que se financia. Explicar esse percurso, do resultado do exercício até o saldo que aparece no banco, é exatamente o trabalho do fluxo de caixa.

Este modelo de fluxo de caixa no Excel trabalha pelo método indireto. É uma única planilha de linhas fixas, com o conceito na coluna A e o valor na coluna C: três blocos encadeados, operacional, de investimento e de financiamento, e uma conferência final contra o caixa real do banco. Digita-se onze dados e o restante dos números se calcula sozinho.

O que é e para quem serve

O fluxo de caixa é o relatório que explica de onde o caixa veio e para onde ele foi durante o período. Ele se diferencia das outras demonstrações pelo ponto de partida: não se monta a partir dos saldos das contas, monta-se a partir dos movimentos. Sua pergunta de fundo é bem concreta. Se o ano começou com 500.000 no banco e terminou com 2.100.000, o que produziu essa mudança? O fluxo responde a essa pergunta em três trechos e guarda a última linha para provar que a resposta está certa.

Serve, em primeiro lugar, ao dono ou ao gestor que quer saber se o negócio se sustenta com o que vende ou se está vivendo da dívida. Serve, depois, a quem revisa os números e precisa de uma explicação organizada da distância entre lucro e caixa. E serve, no fechamento do período, como prova de que o saldo que a contabilidade mostra no banco corresponde a movimentos que existem e podem ser rastreados. É uma ferramenta de análise e de controle antes de ser um documento de entrega.

Por que o método indireto

Há duas maneiras de montar esse fluxo. A direta reconstrói o caixa somando uma a uma as entradas e saídas pela sua origem: recebimentos de clientes, pagamentos a fornecedores, folha de pagamento, contas de consumo. É muito clara de ler, mas exige o detalhe completo de cada movimento e, na prática, obriga a manter uma contabilidade paralela que quase ninguém sustenta mês após mês.

A indireta faz o contrário, e por isso é a mais usada: parte do resultado do exercício, o número que já está calculado na demonstração do resultado, e o corrige com duas camadas de ajuste. Primeiro retira o que foi registrado como receita ou despesa mas nunca movimentou caixa. A depreciação do período é o caso clássico: é uma despesa que reduziu o lucro, mas o dinheiro da máquina foi pago no dia em que ela foi comprada e não todos os meses, por isso volta a ser somada. As provisões funcionam igual: são uma estimativa, uma despesa reconhecida antes de sair um único centavo.

Segundo, acrescenta o efeito das contas do capital de giro, que são as que explicam por que o resultado e o caixa se separam. Aqui vale reparar num detalhe que costuma passar despercebido: o que se ajusta não é o saldo da conta, é a sua variação, a mudança de um período para o outro. Um saldo grande de contas a receber não diz nada por si só; o que importa é quanto cresceu ou quanto caiu em relação ao período anterior.

As variações: o caixa decide o sinal

Aqui está a regra que mais erros produz, e a que vale entender de uma vez por todas: neste fluxo o sinal não descreve a conta, descreve o caixa. Se as contas a receber sobem, a empresa vendeu mas não recebeu; vendeu, é certo, e essa receita já está dentro do resultado, mas o caixa ficou pelo caminho. Por isso a variação se escreve com sinal negativo: com um aumento de 200.000 em contas a receber, a linha vai em -200.000.

A mesma lógica se aplica igual em todo o bloco. Estoque que sobe é caixa que ficou no depósito: sinal negativo. Fornecedores que sobem é o contrário, porque o negócio se financiou com seus fornecedores e ainda não desembolsou: sinal positivo. E as parcelas que nunca passaram pelo banco, como a depreciação e as provisões, entram com sinal positivo para neutralizar a despesa que já havia reduzido o resultado. A prova de que o critério foi bem aplicado é simples: o caixa líquido das operações precisa fazer sentido contábil, não apenas aritmético.

Os três blocos do fluxo

O bloco operacional reúne o dia a dia do negócio: o resultado do exercício com os seus ajustes e o efeito das contas a receber, do estoque e dos fornecedores. É o bloco mais importante, porque é o que diz se o negócio produz caixa com a sua própria atividade ou se depende de outras fontes para se manter de pé.

O bloco de investimento registra o que se comprou e o que se vendeu em ativos fixos. A compra vai com sinal negativo, porque adquirir uma máquina consome caixa, e a venda vai com sinal positivo. Aqui não se registra o desgaste do ativo, que já foi ajustado acima como depreciação: registra-se o dinheiro que trocou de mãos no período.

O bloco de financiamento mostra como se moveram a dívida e o aporte dos donos. O empréstimo recebido entra com sinal positivo, porque é caixa que chega; as amortizações e as distribuições de lucro saem com sinal negativo, porque são caixa que parte. No fim, os três líquidos se somam ao caixa inicial e aparece o caixa final, que é o número que o fluxo veio explicar.

O exemplo completo, linha por linha

Com os números de um período, a montagem fica assim. Digita-se o resultado do exercício e os conceitos que o ajustam; o arquivo soma os três blocos e confere o resultado contra o banco.

A leitura é direta. O negócio ganhou 1.800.000, somou de volta 300.000 de depreciação e 100.000 de provisões, descontou 200.000 que ficaram nas contas a receber e 150.000 que ficaram no estoque, e reconheceu 250.000 que ainda não havia pagado aos fornecedores: o caixa produzido pela operação foi de 2.100.000. Depois comprou ativos fixos por 800.000, recebeu 500.000 de empréstimo e amortizou 200.000. O aumento do caixa foi de 1.600.000 e, com 500.000 que havia no início, o período terminou com 2.100.000.

A última linha do arquivo é a que dá valor a tudo o que vem antes. Ela compara o caixa final calculado com o saldo real do banco no fechamento: aqui ambos são 2.100.000, a diferença é zero e a conferência bate. Quando não bate, a planilha avisa, e esse aviso é útil, porque significa que há um movimento registrado no banco e não refletido no fluxo, ou o contrário: um ajuste escrito sem que o dinheiro tenha se movido. Quase sempre a origem está numa transferência entre contas, num cheque ainda não compensado ou numa despesa paga de outra conta.

Como preencher em cinco passos

1. Escreva o resultado do exercício na primeira linha do bloco operacional, tal como aparece na demonstração do resultado.
2. Digite a depreciação e as provisões do período com sinal positivo, porque são despesas que não saíram do banco.
3. Anote a variação de contas a receber, de estoque e de fornecedores respeitando a regra do sinal: o que consumiu caixa vai com menos e o que liberou caixa vai com mais.
4. Registre a compra ou a venda de ativos fixos no bloco de investimento e, no de financiamento, os empréstimos recebidos e as amortizações.
5. Digite o caixa inicial, que é o saldo do banco no começo do período, e leia a conferência final contra o saldo real.

Com isso o fluxo fica montado e explicado. Se algum dado mudar, corrige-se a linha e tudo o que é automático se recalcula sozinho, de modo que a conferência pode ser lida de novo em segundos.

O que este fluxo não é

Convém não confundi-lo com o fluxo de caixa do dia a dia nem com a projeção. O fluxo diário é uma ferramenta de operação: serve para saber se amanhã dá para pagar a folha e para decidir qual fatura receber primeiro. A projeção olha para a frente e estima o que vai entrar e sair nas próximas semanas. Este fluxo, ao contrário, olha para trás: não projeta nada, explica uma mudança que já aconteceu e que já está registrada nos livros.

Por isso os seus números são verificáveis e não discutíveis. Se o caixa calculado não coincide com o banco, não é uma questão de critério nem de arredondamento: falta um registro. É precisamente essa a diferença entre um fluxo que explica e uma lista de movimentos que apenas enumera.

Antes de entregar

Um último aviso que vale ter presente: este modelo é uma ferramenta de trabalho e de controle interno. Ajuda a organizar a informação, a encontrar diferenças e a sustentar conversas, mas não substitui um documento oficial nem uma declaração. O que se apresenta a terceiros deve sair da contabilidade formal, com o respaldo documental e a assinatura que correspondam.

Este fluxo se apoia na demonstração do resultado, de onde vem o resultado do exercício, e conversa o tempo todo com o modelo de fluxo de caixa: um explica o que já passou e o outro ajuda a antecipar o que vem. Os modelos de Kardex Tauro seguem o mesmo critério de linhas fixas e conferência final, para que o fechamento de cada mês seja uma revisão e não um quebra-cabeça.