Modelo de painel de indicadores no Excel

Modelo de painel de indicadores no Excel

Fechar o mês não deveria ser um ato de fé. Em muitos negócios pequenos as vendas ficam no faturamento, os custos no caderno do fornecedor, a carteira num bloco de papel e o estoque na cabeça do dono; no fim, cada número mora num lugar diferente e ninguém consegue dizer de relance se o mês foi melhor ou pior que o anterior. A reunião de fechamento então se enche de opiniões e fica sem dados.

Este modelo de painel de indicadores no Excel resolve isso numa única planilha: você digita os números do mês, o modelo calcula sete indicadores, monta a série dos últimos doze meses e desenha um gráfico de linhas com vendas e lucro. Tudo se lê numa tela, sem fórmulas à vista e sem abas escondidas.

O que é o painel de indicadores e para quem serve

Um painel de indicadores é uma planilha que transforma os dados do mês em poucos números que podem ser comparados. Não é um relatório longo nem um demonstrativo contábil: é a tela que o dono olha no primeiro dia do mês para saber como foi, e o ponto de partida da conversa com o contador.

Ele serve ao dono de uma loja que quer saber se cresceu; ao administrador de uma oficina que precisa ver se o lucro está comendo o caixa; ao contador que tem de explicar em cinco minutos por que um mês com mais vendas deixou menos lucro; ao sócio que só passa na empresa uma vez por mês e precisa da foto completa. Serve também ao negócio que já mantém os seus modelos de vendas, de custos e de carteira e quer que esses números espalhados contem uma única história.

O painel não substitui os livros nem a contabilidade; ele resume. A sua função é responder a quatro perguntas que se repetem todos os meses: quanto se vendeu, quanto sobrou, quanto o estoque girou e quanto dinheiro está pendente de recebimento. Se essas quatro respostas estão na mesma planilha e no mesmo formato todo mês, as decisões deixam de se apoiar na memória.

O que o modelo inclui

O arquivo é uma planilha .xlsx de uma única aba, organizada em blocos que se leem de cima para baixo: primeiro os dados que você digita, depois os indicadores que se calculam sozinhos, em seguida a série de doze meses e, no fim, o gráfico. É isto o que ele contém:

Os blocos e campos da planilha

A planilha não tem centenas de colunas: tem os campos exatos para que ninguém se perca entre fórmulas. Em cima ficam os números digitados à mão; abaixo ficam os indicadores que o modelo calcula sozinho a partir deles. Os campos automáticos não se mexem.

Como se calculam os indicadores, com um exemplo numérico

O crescimento compara as vendas do mês com as do mês anterior: a diferença dividida pelas vendas do mês anterior. O lucro é o que sobra das vendas depois de subtrair o custo das vendas e as despesas. A margem coloca esse lucro dentro das vendas, para saber quanto de cada unidade vendida ficou no negócio. Os clientes líquidos são os novos menos os perdidos, e o sinal diz se a base cresce ou encolhe.

Os três últimos indicadores olham para a frente e para trás ao mesmo tempo. O giro de estoque pega o custo das vendas e o projeta em doze meses para expressar quantas vezes por ano a mercadoria roda; os dias de estoque traduzem esse giro em dias, e os dias de carteira fazem o mesmo com o recebimento. Com esses três números se vê quanto dinheiro está dormindo no depósito e quanto está dormindo na rua.

Vamos ao exemplo que o modelo traz: se as vendas do mês são 6.000.000 e as do mês anterior foram 5.400.000, o crescimento é de onze por cento. Com um custo das vendas de 3.400.000 e despesas de 2.200.000, o lucro fica em 400.000 e a margem é próxima de sete em cada cem. Um estoque valorizado de 2.400.000 dá um giro de 17 e mais de vinte dias de estoque; uma carteira de 1.200.000 equivale a seis dias de carteira.

Passo a passo

1. Baixe o arquivo e abra-o no Excel ou em uma planilha compatível.
2. Digite no cabeçalho o nome da empresa e a moeda de trabalho.
3. Preencha o bloco de dados com os números do mês: vendas, vendas do mês anterior, custo das vendas, despesas, clientes novos e perdidos, estoque valorizado e carteira.
4. Leia o bloco de indicadores: crescimento, lucro, margem, clientes líquidos, giro de estoque e dias de estoque e de carteira.
5. Acrescente a linha deste mês à série de doze meses e veja como as duas linhas do gráfico se moveram.
6. Guarde uma cópia com o nome do mês antes de apagar os dados para o período seguinte; assim você conserva a série sem perder o histórico.

Dicas e erros comuns

• Use sempre o mesmo corte de mês. Se um mês fecha no dia 30 e o seguinte no dia 5, o crescimento perde sentido e o painel compara períodos diferentes.
• Não misture vendas com imposto e sem imposto. Escolha um critério e mantenha-o igual nas duas colunas de vendas, ou o crescimento sairá distorcido.
• A margem não é o lucro. Um lucro maior com uma margem menor pode significar que o negócio cresceu, mas ficou mais frágil.
• Leia os dias de estoque e os dias de carteira juntos. Mercadoria parada e carteira velha são o mesmo dinheiro dormindo em dois lugares diferentes.
• Escreva de onde vem cada número. Sem saber se o custo vem do estoque ou de uma nota velha, o indicador correto não serve para decidir.
• Não apague os dados do mês anterior. A comparação é metade do painel; sem o mês anterior, o crescimento fica em branco e não há com o que lê-lo.

Quando passar para um software de estoque e vendas

O painel funciona enquanto alguém alimenta os números à mão. O problema não é a fórmula, e sim o dado: se a venda deveria sair do registro de vendas, o custo do estoque e a carteira das contas a receber, digitar tudo de novo todo mês é trabalho dobrado e uma fonte de erros. É aí que o Kardex Tauro ajuda: as entradas, as saídas e o custo de cada item ficam em um só lugar, de modo que os números do painel já estão calculados e não precisam ser caçados entre pastas.

O passo natural não é trocar a planilha de um dia para o outro, e sim parar de redigitar. Enquanto o catálogo é curto e uma só pessoa cuida dos números, o modelo é suficiente e barato. Quando aparecem vários depósitos, vários vendedores ou centenas de referências, a venda e o custo mudam todos os dias e o painel perde atualidade quase ao ser terminado. Esse é o momento de olhar um software: quando o indicador é fácil de calcular, mas conseguir o dado correto virou o trabalho.

Baixe o painel, digite os números deste mês e compare-os com os do anterior. Na primeira vez em que você vir a tendência completa, a conversa do mês muda de tom.