Modelo de folha de trabalho contábil de 12 colunas no Excel

Modelo de folha de trabalho contábil de 12 colunas no Excel

O fechamento do mês costuma travar sempre no mesmo ponto: os saldos que vêm dos livros ainda não estão prontos para montar as demonstrações financeiras. Falta registrar a depreciação do período, separar o que é despesa do que continua sendo ativo e conferir se as somas continuam fechando depois de cada ajuste. Quando esse trabalho é feito em folhas soltas, qualquer correção obriga a repetir todas as somas e o fechamento se arrasta por dias.

Este modelo reúne as doze colunas de dinheiro em um único arquivo do Excel: conferência, ajustes, saldos ajustados, resultado e balanço. Ele vem montado, com os totais à vista e com um bloco de fechamento que mostra o lucro do período.

O que é e para quem serve esta folha de trabalho

A folha de trabalho é a mesa de preparação do fechamento. Nela chegam os saldos exatamente como saem dos livros, anotam-se os ajustes que faltavam e decide-se, conta por conta, se o saldo termina na demonstração do resultado ou no balanço. É uma etapa intermediária: não é publicada, não é arquivada como comprovante e não substitui nenhum livro; o seu valor está em ordenar a montagem final e mostrar de onde vem cada número.

Serve para o contador de uma empresa pequena ou média que fecha todo mês, para o assistente que mantém os livros e para o dono que quer entender por que o lucro do mês não coincide com o dinheiro que está no banco. Também é útil quando o negócio ainda não tem software contábil e o fechamento é montado no Excel, porque obriga a deixar por escrito cada ajuste e a sua justificativa.

Vale dizer desde o começo: o modelo é uma ferramenta de controle interno e de trabalho de escritório. Não é um documento oficial nem substitui qualquer registro que a empresa deva manter por outra via; a sua função é organizar os cálculos do fechamento para que depois seja fácil levá-los aonde corresponda.

As doze colunas, agrupadas em cinco blocos

As doze colunas de dinheiro não são doze passos diferentes: são cinco blocos lidos da esquerda para a direita. O primeiro, a conferência, é o espelho dos saldos que já estão nos livros. O segundo reúne os ajustes que faltavam. O terceiro soma os dois anteriores, ou seja, os saldos ajustados. O quarto é a distribuição para o resultado e o quinto a distribuição para o balanço. A esses cinco blocos somam-se duas colunas de texto: o tipo de conta e as observações.

Lida assim, a folha conta uma história: o que havia, o que mudou, quanto sobrou e para onde vai cada conta. Quando um bloco não fecha, a revisão se concentra naquele bloco e não em toda a contabilidade do mês.

O que o modelo inclui

O arquivo traz o necessário para montar o fechamento sem inventar fórmulas próprias:

As colunas da folha, uma por uma

Estas são as colunas que aparecem na folha. As automáticas são calculadas sozinhas e não devem ser digitadas à mão.

Como funciona o cálculo com um exemplo

O exemplo a seguir percorre um negócio simples com cinco contas e um ajuste de depreciação. Os valores vão sem símbolo de moeda, para que possam ser trocados pelos do próprio negócio.

Leia o exemplo por blocos. Na conferência, Caixa fica com 1.500.000, Estoque com 800.000 e Aluguel com 500.000 no débito, enquanto Fornecedores, Vendas e Capital somam 800.000, 1.200.000 e 800.000 no crédito. O ajuste do período toca duas contas: Depreciação no débito e Depreciação acumulada no crédito, as duas por 100.000. Depois do ajuste, as colunas de saldos ficam em 2.900.000 de cada lado.

A distribuição é a parte que economiza mais tempo. As contas marcadas como despesa ou custo vão para a coluna de resultado pelo débito; as de receita vão para o resultado pelo crédito. As de ativo, passivo e patrimônio líquido vão para o balanço, cada uma pelo seu lado natural. Assim, as despesas do exemplo ficam em 600.000 contra receitas de 1.200.000, e o bloco de fechamento mostra um lucro de 600.000. No balanço ficam 2.300.000 no lado do débito contra 1.700.000 no lado do crédito mais o lucro de 600.000, que é a forma de conferir que nenhuma conta ficou de fora.

Esse lucro de 600.000 é o mesmo número que depois aparece na demonstração do resultado do período. Se o valor mudar entre a folha de trabalho e a demonstração final, há uma conta mal classificada ou um ajuste registrado em um só lado.

Passo a passo para usar

1. Baixe o arquivo e salve com o nome do período, por exemplo fechamento de setembro. Trabalhe em uma cópia nova a cada mês para não perder o rastro do anterior.
2. Escreva o código e o nome de cada conta, uma por linha, na mesma ordem do plano de contas do negócio. Manter as contas ordenadas por código facilita comparar um mês com outro.
3. Leve os saldos dos livros para as colunas de conferência, o débito de um lado e o crédito do outro, e verifique se os dois lados somam o mesmo antes de continuar.
4. Registre os ajustes do período. Cada ajuste precisa da sua contrapartida na mesma linha ou em outra conta; um ajuste com um só lado desequilibra a folha na hora.
5. Revise as colunas automáticas de saldos ajustados, resultado e balanço. Se alguma ficou vazia, quase sempre é porque falta marcar o tipo de conta.
6. Leia o bloco de fechamento e compare o lucro com o valor que você esperava. Anote nas observações qualquer diferença que não consiga explicar e resolva antes de montar as demonstrações financeiras.

Dicas e erros comuns

• Não digite por cima das colunas automáticas. Se um número parece errado, corrija a conta de origem e deixe a folha recalcular.
• Cada ajuste precisa de contrapartida. Um ajuste de um só lado não é ajuste: é um erro que vai aparecer depois no bloco de fechamento.
• O tipo de conta decide a distribuição. Uma conta de despesa marcada como ativo vai para o balanço e desequilibra as duas colunas ao mesmo tempo.
• Mantenha os mesmos códigos entre os meses. Se um código muda no meio do ano, as comparações entre períodos deixam de ser confiáveis.
• Não esconda um bloco que não fecha. É melhor deixá-lo visível com uma nota nas observações do que mudar o número para a folha parecer certa.
• Guarde uma cópia por período. A folha de trabalho é o rastro do fechamento: se alguém perguntar de onde saiu um ajuste, a resposta está ali.

Quando passar para um software contábil

A folha de trabalho resolve bem o fechamento de um negócio com poucas contas e poucos movimentos. Ela deixa de ser confortável quando os ajustes se repetem todos os meses, quando existem várias filiais ou depósitos, ou quando é preciso comparar muitos períodos ao mesmo tempo: nesse momento a mesma informação é digitada duas vezes e cada repetição é uma chance de erro.

O passo natural é um software que receba os movimentos diretamente e monte os blocos sozinho. Kardex Tauro aponta para esse passo: o negócio deixa de transportar números à mão e mantém a folha de trabalho como apoio do fechamento, não como o lugar onde todo o cálculo acontece. Enquanto essa mudança não chega, o modelo cumpre a sua função e deixa a ordem pronta para migrar.

Lembre-se de que a folha de trabalho é uma ferramenta de controle interno, não um documento oficial: não é entregue a nenhum órgão nem substitui os registros que o negócio deva manter por outra via. O seu valor é prático: ordenar os números, deixar o rastro de cada ajuste e mostrar o lucro do período com valores que podem ser conferidos.

Se o fechamento deste mês levou mais tempo do que deveria, baixe o modelo, leve-o até o bloco de fechamento e compare esse lucro com o que você já tinha. Esse exercício de uma hora costuma mostrar onde está a desordem; se você prefere que o registro e a distribuição aconteçam sozinhos, Kardex Tauro é o passo seguinte.