Modelo de DRE mensal no Excel (demonstrativo de resultados)

Modelo de DRE mensal no Excel (demonstrativo de resultados)

O mês fecha, as vendas se movimentaram, a conta do banco mostra um saldo que não bate com o que se esperava e ninguém consegue dizer com precisão se a empresa lucrou ou perdeu. Em muitos negócios pequenos essa pergunta é respondida olhando o saldo do banco ou lembrando quanto foi vendido, e nenhuma das duas coisas é o lucro. O demonstrativo de resultados existe para responder com números organizados: quanto entrou de vendas, quanto custou o que foi vendido, quanto foi gasto para operar no mês e o que sobrou no fim.

A confusão mais cara é acreditar que lucro e dinheiro são a mesma coisa. É possível fechar o mês com lucro e não ter como pagar a folha no dia quinze, porque o dinheiro está na carteira, no estoque ou em uma venda que será recebida depois. O lucro é um resultado da empresa; o dinheiro é uma realidade do banco. O lucro não paga a folha: o dinheiro paga. Por isso vale a pena ter os dois quadros e lê-los juntos, sem substituir um pelo outro.

Este arquivo é uma pasta de Excel com a planilha DRE mensal, onde cada linha é um item e cada coluna é um mês do ano, e uma planilha de Instruções que explica o que vai em cada linha. As fórmulas de totais, de lucro bruto, de lucro operacional e de margem já vêm montadas, assim como o resumo do ano com a margem média. Não tem macros nem dados escondidos e abre em qualquer versão recente do Excel ou no LibreOffice.

O que é o demonstrativo de resultados e para quem serve este modelo

O demonstrativo de resultados é o quadro que organiza as receitas e as despesas de um período para mostrar, no fim, o que sobrou. Lê-se de cima para baixo: primeiro o que foi vendido, depois quanto custou o que foi vendido, em seguida o que foi gasto para operar e por último o lucro. Essa ordem importa, porque cada linha responde a uma pergunta diferente e misturá-las é o que costuma deixar o quadro inútil. A margem aparece como a relação entre o lucro operacional e as receitas, e é o número que permite comparar um mês bom com um mês fraco sem se impressionar com o volume de vendas.

A diferença em relação ao fluxo de caixa vale a pena repetir, porque é a origem de quase todos os sustos. O fluxo de caixa acompanha o dinheiro que entrou e saiu das contas, independentemente do mês a que pertence a venda. O demonstrativo de resultados reconhece as receitas e os custos do mês, mesmo que o pagamento aconteça depois ou antes. Uma empresa que vende muito a prazo pode mostrar lucro neste quadro e um caixa apertado no banco; outra que recebeu carteira antiga pode mostrar um mês fraco de resultado e um caixa tranquilo. Os dois quadros são verdadeiros ao mesmo tempo e contam coisas diferentes.

Este modelo foi pensado para negócios pequenos que precisam ver o resultado sem montar um sistema contábil completo: lojas, oficinas, restaurantes, distribuidores, prestadores de serviços e, em geral, qualquer operação que venda produtos ou serviços e queira saber se o mês deixou algo. Também serve para quem já tem contador e quer entender, mês a mês, os números que recebe no fim do ano. Preenche-se uma vez por mês, em uns vinte minutos, e com o tempo se torna a melhor radiografia do negócio: na comparação entre os meses aparecem as mudanças de preço, as despesas que cresceram sem aviso e os meses que realmente sustentam o ano.

O que o modelo inclui

O arquivo fica pronto para trabalhar desde a primeira vez que é aberto: uma planilha para os números, uma planilha com as instruções e as fórmulas montadas nas linhas que é melhor não mexer. Isto é o que você encontra dentro:

As colunas da planilha

A planilha tem uma única estrutura horizontal e é sempre a mesma: os itens à esquerda e os meses à direita. Essa forma de montar permite ler o ano inteiro sem trocar de tela e comparar o mesmo item em doze momentos diferentes.

Como o lucro é calculado: um exemplo com números

A lógica do quadro é uma corrente de subtrações e uma divisão no fim. Primeiro somam-se as receitas do mês, depois subtrai-se o custo do que foi vendido e aparece o lucro bruto; em seguida subtraem-se as despesas operacionais e aparece o lucro operacional; no fim divide-se esse lucro pelas receitas para obter a margem. Um mês qualquer do quadro ficaria assim:

Com esses números, o lucro bruto é de 2.800.000, as despesas do mês somam 2.400.000 e o lucro operacional fica em 400.000. A margem sai da divisão de 400.000 por 6.200.000, ou seja, uma margem próxima de sete pontos sobre as vendas. Esse é o dado que vale anotar todo mês: se a margem cai dois meses seguidos, o problema não está em vender pouco, mas em alguma linha de custo ou de despesa que cresceu mais rápido que as vendas.

Agora a parte que evita mal-entendidos: este quadro não diz quanto dinheiro existe no banco. Se os 6.200.000 foram recebidos por completo durante o mês, o caixa entrou com esse dinheiro e o lucro coincide com o movimento do caixa, fora as compras de estoque e os pagamentos pendentes. Se metade foi faturada a prazo, o lucro continua o mesmo e a conta recebe menos. Por isso o hábito saudável é fechar o demonstrativo de resultados e depois revisar o fluxo de caixa do mesmo mês: um explica o resultado, o outro explica de que viveu a empresa.

Como usar o modelo passo a passo

Na primeira vez leva alguns minutos; depois, preencher um mês é questão de minutos. A ordem recomendada é esta:

1. Escreva a empresa, o ano e a moeda no cabeçalho, para que o quadro fique identificado e possa ser arquivado sem confusão.
2. Registre as receitas do mês: as vendas na linha delas e, se houver, as outras receitas de serviços, aluguéis ou rendimentos.
3. Escreva o custo da mercadoria que foi vendida no mês, e não o custo da mercadoria que foi comprada. Essa diferença é o que dá sentido ao lucro bruto.
4. Complete as despesas operacionais do mês nos sete itens: folha, aluguel, contas de consumo, transporte, publicidade, honorários e outras despesas.
5. Não escreva nada nas linhas de totais, de lucro bruto, de lucro operacional nem de margem: essas linhas são fórmulas e se calculam sozinhas.
6. Compare a margem do mês com os meses anteriores e com a margem média do ano; é ali que se vê se a empresa melhorou ou apenas vendeu mais.

Dicas e erros comuns

Quase todos os problemas deste formulário vêm de misturar as linhas ou de deixá-lo pela metade. Os erros que mais se repetem são estes:

• Misturar o custo das vendas com as despesas do mês. O custo das vendas depende do que foi vendido; as despesas do mês não. Colocar o aluguel dentro do custo das vendas infla o lucro bruto e esconde a despesa real.
• Registrar a compra de mercadoria no mês em que ela foi paga. Se você comprou estoque em dezembro e vendeu em janeiro, o custo é de janeiro, junto com a venda que o gerou.
• Deixar meses em branco. Um quadro com lacunas não permite comparar, e a comparação entre os meses é justamente onde está o valor do formulário.
• Esquecer as outras receitas. Se a empresa recebe dinheiro de serviços, aluguéis ou juros, esse valor também faz parte do resultado e deve ser registrado separado das vendas.
• Olhar só o lucro e não a margem. Um mês com vendas altas e margem baixa pode deixar menos do que um mês mais calmo com margem melhor; a margem diz se cada venda vale o esforço.
• Usá-lo como fluxo de caixa. Este quadro não substitui o controle do caixa. O lucro não paga a folha; o dinheiro paga, e é por isso que os dois formulários se completam.

Quando passar para um software

O modelo resolve bem o resultado de um negócio pequeno enquanto as operações se contam nos dedos. Quando o volume cresce, aparecem várias unidades, o faturamento passa por vários canais e o estoque se movimenta todos os dias, o Excel começa a pedir trabalho dobrado: cada venda precisa ser lançada no quadro do mês e registrada de novo no controle de vendas. É aí que um sistema muda a tarefa. O Kardex Tauro é um software de estoque e vendas pensado para negócios pequenos, que registra as vendas e os custos no momento em que acontecem, de modo que o demonstrativo do mês é montado com a informação que já ficou guardada na operação, sem digitar nada de novo.

Isso não quer dizer que o formulário perca valor. Enquanto a empresa está naquela etapa em que o dono conhece cada movimento, o Excel é a ferramenta mais rápida e mais barata: não depende de internet, pode ser impresso e qualquer pessoa entende como preencher. O sinal para dar o passo é simples: quando fechar o demonstrativo de resultados toma mais de uma tarde, quando duas pessoas mantêm versões diferentes do mesmo arquivo ou quando o estoque do sistema e o do quadro já não batem, o controle manual virou o problema.

Baixe o modelo, monte-o com os movimentos do mês que acabou de fechar e leia a margem com calma. Separar o custo do que foi vendido das despesas do mês, e ler a margem junto com o fluxo de caixa, é a diferença entre saber que a empresa trabalha e saber se a empresa lucra.