Modelo de requisição de compra no Excel: download grátis

Modelo de requisição de compra no Excel: download grátis

Em uma pequena empresa, a maioria das compras não começa com um documento, mas com uma conversa: alguém comenta que um insumo está acabando, outra pessoa diz que é preciso repor e o responsável acaba comprando de memória, às vezes sem saber sequer quem pediu ou para que era necessário. Essa desorganização tem um custo real: compram-se quantidades a mais, compra-se com pressa o que podia esperar, perde-se o rastro do que foi aprovado e, quando a conta chega para pagar, ninguém lembra por que a compra foi feita. O problema não é a compra em si, mas a falta de uma solicitação formal que a respalde.

A requisição de compra resolve exatamente isso. É o documento interno pelo qual uma área da empresa solicita formalmente uma compra antes de ela acontecer: quem pede, o que precisa, em que quantidade, para quando e para quê. Não é uma nota fiscal nem um documento de natureza tributária: é uma solicitação interna de compra que dá ordem e controle ao processo. Com uma requisição aprovada, ninguém compra por impulso nem de memória: compra-se porque existe uma necessidade documentada e autorizada.

Para você colocar isso em prática hoje mesmo, preparamos um modelo de requisição de compra no Excel, grátis e pronto para baixar. O arquivo inclui a planilha principal com o formulário pronto para preencher, uma planilha de instruções que explica o que escrever em cada célula e um exemplo completo para você ver como fica uma requisição bem preenchida. Baixe pelo botão abaixo e abra enquanto lê o restante do artigo:

O que é uma requisição de compra e como ela difere da ordem de compra

A requisição de compra é a solicitação interna de compra: ela é feita pela área que precisa do bem ou serviço e é dirigida a quem, dentro da empresa, autoriza e executa as compras. O almoxarifado pede caixas de embalagem, a manutenção pede peças de reposição, a produção pede matéria-prima, o escritório pede material de papelaria. A área solicitante descreve o que precisa e por quê, e um responsável analisa o pedido, aprova ou devolve com observações. Todo esse trâmite acontece dentro da empresa e nunca vai para o fornecedor.

A ordem de compra é outra coisa: ela é emitida pela área de compras, já com a requisição aprovada em mãos, e é dirigida ao fornecedor. Nela se confirmam o produto, a quantidade, o preço, o prazo de entrega e as condições acordadas. É um compromisso de compra com um terceiro. Em uma linha: a requisição é pedida por uma área interna; a ordem de compra é emitida por compras para o fornecedor. A requisição decide se a necessidade é válida e está autorizada; a ordem de compra decide como, de quem e em que condições ela será atendida.

Por que mantê-las separadas? Porque cumprem funções diferentes: a requisição evita compras sem autorização e a ordem de compra evita mal-entendidos com o fornecedor. Se uma pequena empresa puder implementar apenas um primeiro controle, esse controle deve ser a requisição: é ela que garante que ninguém compre algo que ninguém pediu.

O que o modelo de requisição de compra inclui

O modelo é organizado em blocos para ser preenchido em poucos minutos, sem depender da memória, deixando clara toda a informação de que precisam quem aprova e quem compra. Isto é o que você encontra dentro:

As colunas do detalhe da requisição

O coração da planilha é a tabela de detalhe, onde os produtos ou serviços solicitados são listados. Cada linha é um item, e as colunas foram pensadas para que quem aprova entenda a compra sem precisar perguntar. Estas são as colunas e o que se escreve em cada uma:

Com essas colunas preenchidas, a área de compras sabe exatamente o que procurar, quanto cotar e para quando o item precisa chegar. E se quem aprova tiver dúvida sobre uma linha, a resposta já está escrita no próprio documento.

Um exemplo: o almoxarifado solicita 50 caixas de embalagem com prioridade urgente

Para ver o formulário em ação, imagine esta situação típica: os pedidos da semana não param de crescer, o almoxarifado está quase sem material de embalagem e precisa repor o estoque antes do próximo despacho. A responsável pelo almoxarifado preenche a requisição assim:

Com essa requisição, o responsável verifica se a compra está justificada e a aprova; compras cota o melhor preço, escolhe o fornecedor e emite a ordem de compra. O almoxarifado não comprou diretamente: pediu por escrito, com um para quê claro, e o pedido ficou registrado e autorizado antes de comprometer recursos da empresa.

Como usar o modelo passo a passo

Usar o formulário é simples se você respeitar os três momentos do processo de compra:

1. Quem precisa, solicita por escrito. A área que requer o bem ou serviço preenche a requisição com detalhe: qual produto precisa, em que quantidade, para que vai usar, para quando precisa e com qual prioridade. Quanto mais claro for o para quê, mais fácil será a aprovação.
2. O responsável aprova. O gerente, o administrador ou o chefe de compras analisa cada linha: verifica se a necessidade é real, se há orçamento disponível e se a quantidade é razoável. Se concordar, aprova e assina; se não, devolve a requisição com comentários.
3. Compras transforma a requisição em ordem de compra. Com a solicitação aprovada, a área de compras procura o fornecedor, confirma preço e condições e emite a ordem de compra. A requisição aprovada é arquivada como o respaldo dessa compra.

Dicas para o controle funcionar de verdade

• Não compre sem uma requisição aprovada. É a regra de ouro do processo: se não há requisição assinada, não há compra. Isso elimina as compras de memória e as surpresas na hora de pagar.
• Separe o urgente do programado. Uma compra urgente é atendida na hora; as demais esperam a vez ou são agrupadas com outros pedidos do mesmo fornecedor para economizar tempo e frete.
• Seja específico na descrição e no para quê. Escrever peça de reposição não é o mesmo que escrever filtro de óleo da máquina que está falhando; quanto mais preciso o detalhe, menos erros de compra.
• Arquive cada requisição junto com sua ordem de compra. Numeradas e guardadas, elas permitem responder a qualquer momento quem pediu, quem aprovou, quanto foi comprado e por quê. Um arquivo simples ou uma pasta física bastam no início.
• Revise de tempos em tempos o que está sendo pedido. Se um mesmo insumo é solicitado toda semana, pode haver um vazamento, um consumo mal calculado ou uma oportunidade de comprar em volume.

Quando vale a pena sair da planilha e usar um software de compras

O modelo funciona muito bem quando as compras são poucas e são tratadas por uma só pessoa. Mas quando várias áreas começam a pedir ao mesmo tempo, quando você precisa saber quantas requisições estão aguardando aprovação, quais viraram ordem de compra, se o fornecedor já despachou e se a mercadoria entrou no estoque, manter tudo no Excel vira um trabalho por si só.

Esse é o momento de contar com um sistema como o Kardex Tauro, que conecta todo o ciclo: a área que precisa registra sua requisição, o responsável aprova dentro do sistema, compras transforma em ordem de compra e a entrada da mercadoria atualiza o estoque no mesmo lugar. Com o Kardex Tauro, a requisição deixa de ser uma folha solta e vira o primeiro elo de um processo rastreável, da solicitação ao registro do item no almoxarifado.

Enquanto isso, comece pelo controle mais simples e eficaz: baixe o modelo, defina quem aprova as compras no seu negócio e não deixe ninguém comprar sem uma requisição aprovada. A diferença aparece já na primeira semana.