Modelo de conciliação fiscal no Excel

Modelo de conciliação fiscal no Excel

Quando o ano se encerra, o resultado contábil e a base fiscal declarada quase nunca coincidem. A contabilidade reconhece despesas que as regras fiscais não aceitam, registra receitas que ficam fora da base e aplica critérios de depreciação diferentes dos que se usam ao declarar. Essas diferenças não são erros: são a razão pela qual existe a conciliação fiscal. Sem ela, o número que se entrega fica sem explicação e qualquer revisão posterior se transforma em uma reconstrução de meses.

Este modelo de conciliação fiscal no Excel reúne em uma só planilha o registro de conceitos que explicam, um por um, por que o resultado contábil não é a base fiscal. Traz a coluna do valor fiscal calculada, a marca de cada diferença como permanente ou temporária, a contagem das linhas que têm acréscimo e redução ao mesmo tempo e um bloco de resumo que confere o total calculado contra a base declarada.

O que é a conciliação fiscal e para que serve

A conciliação fiscal é a ponte entre dois números que saem do mesmo negócio mas são lidos com dois conjuntos de regras diferentes. De um lado está o resultado contábil: o que a empresa ganhou conforme os seus registros, com os critérios que aplica todos os meses. Do outro está a base fiscal declarada: o número sobre o qual se calcula o que finalmente se reporta. Entre os dois há uma distância que não pode ficar sem explicação.

A conciliação existe para percorrer essa distância por escrito. Cada item que separa um número do outro é registrado como uma linha, com o seu valor e com o seu motivo. O resultado é um documento que responde três perguntas: quanto somam os ajustes que aumentam a base, quanto somam os que a reduzem e qual é a natureza de cada diferença. Quando esse caminho está montado, a conciliação deixa de ser um descuadre e passa a ser uma explicação.

Serve, além disso, para conversar. Quem assina a declaração nem sempre é quem leva a contabilidade, e o contador precisa ver o detalhe para sustentar cada ajuste. Uma planilha organizada, com o conceito, o valor e o tipo de diferença em colunas separadas, faz com que essa conversa seja curta e verificável em vez de uma sequência de mensagens com números soltos.

Por que o resultado contábil não é a base fiscal

A razão de fundo é que os dois números respondem a propósitos distintos. A contabilidade procura mostrar a situação do negócio com critério econômico: reconhece uma despesa quando ela ocorreu, mesmo que ainda não tenha sido paga, e estima o desgaste de um ativo conforme a sua vida útil real. A base fiscal segue outro propósito e nem sempre aceita os mesmos critérios.

Daí saem dois tipos de ajuste. O primeiro são as despesas que existem na contabilidade e não são aceitas para efeitos fiscais: ocorreram, estão bem registradas e reduziram o resultado contábil, mas na hora de montar a base não são levadas em conta. O segundo são as receitas que existem na contabilidade e não são tributadas, ou já foram tributadas em outro momento. As primeiras empurram a base para cima; as segundas, para baixo.

Aparece ainda uma terceira fonte de diferença: os critérios de mensuração. Um mesmo ativo pode ser depreciado em um ritmo diferente segundo o critério contábil e o fiscal, e essa diferença de ritmo não tem nada a ver com um erro. É simplesmente o resultado de aplicar duas regras diferentes ao mesmo fato. O modelo não julga nenhuma das duas: apenas registra a diferença e a marca para que fique à vista.

Como a planilha está montada

O arquivo é uma só planilha com sete colunas. Cada linha é um conceito que gera diferença, e as colunas vão deixando claro que parte é contábil, que parte é ajuste e como fica o valor fiscal daquela linha.

Todas as colunas são digitadas menos a do valor fiscal, que se calcula sozinha a partir das demais. Mais abaixo, o bloco de resumo não registra nada novo: soma os totais, conta as linhas problemáticas e compara o resultado calculado com a base declarada.

O que se soma e o que se subtrai

As duas colunas que fazem o trabalho são as de ajuste. A do acréscimo recebe os valores que aumentam a base: despesas que foram reconhecidas na contabilidade e não são aceitas para efeitos fiscais, ou critérios que levam a uma mensuração maior. A da redução recebe os que a diminuem: receitas que não são tributadas ou que já foram tributadas, e critérios que levam a uma mensuração menor.

O valor fiscal de cada linha é o resultado de tomar o seu valor contábil, somar o acréscimo e subtrair a redução. No fim, a soma da coluna de valor fiscal tem de dar a base sobre a qual se declara. Um exemplo com os números do exercício deixa isso claro:

A tabela se lê em duas direções. Na horizontal, cada linha mostra de onde vem o seu valor fiscal. Na vertical, a coluna de totais mostra que os duzentos e setenta mil de acréscimos pesam mais que os duzentos mil de reduções, e é por isso que a base supera o resultado contábil. Se o contador perguntar por que o valor fiscal é maior, a resposta já está escrita na própria tabela.

Diferenças permanentes e diferenças temporárias

O tipo de diferença não é enfeite: é a parte que mais se consulta depois. Uma diferença permanente é a que nunca se reverte. Uma despesa que não é aceita e jamais será aceita deixa uma marca fixa entre os dois números, e essa marca se repete ano após ano. Uma diferença temporária é a que se reverte mais adiante: a diferença de hoje se compensa sozinha com o passar do tempo, de modo que a longo prazo contabilidade e base voltam a olhar o mesmo valor.

Distingui-las importa porque muda a leitura do resultado. Se a maior parte das diferenças for temporária, a distância entre o resultado contábil e a base se explica por uma questão de tempos, não de fundo. Se as permanentes dominarem, há itens que sempre vão separar os dois números e vale a pena tê-los presentes ao projetar. A terceira opção da lista, a de «outra», deixa o espaço para casos que não se encaixam com limpeza em nenhuma das duas.

O acréscimo e a redução não cabem na mesma linha

Uma regra organiza todo o registro: em uma mesma linha, o ajuste de acréscimo e o ajuste de redução não podem estar preenchidos os dois ao mesmo tempo. Uma linha que soma e subtrai ao mesmo tempo deixa de ser uma diferença e passa a ser duas diferenças metidas em uma só célula, com o que se perde o rastro de cada uma. Quando aparece um caso assim, o correto é dividi-lo em duas linhas: uma para o ajuste que empurra a base para cima e outra para o que a empurra para baixo.

O resumo do arquivo vigia essa regra. Conta quantas linhas têm acréscimo e redução ao mesmo tempo e as reporta. Se a contagem der zero, o registro está limpo. Se der qualquer outro número, a planilha aponta o problema em vez de escondê-lo, e quem a revisar sabe exatamente onde olhar.

A conferência contra a base fiscal declarada

A última peça do formato é a conferência. Uma vez somados os ajustes, a planilha pega o total calculado e o cruza com a base fiscal que foi declarada. Se os dois números coincidem, a conciliação explica por completo a diferença entre o resultado contábil e o que se reportou. Se não coincidem, fica uma parte da distância sem explicação, e é aí que aparece o trabalho pendente: quase sempre um ajuste que falta registrar.

O resumo também agrupa os acréscimos e as reduções por tipo de diferença. Essa mini tabela responde uma pergunta que costuma chegar mais tarde: de tudo o que moveu a base, quanto corresponde a diferenças que vão se reverter e quanto a diferenças que não. Com os números do exemplo, a divisão fica assim:

As duas tabelas se leem juntas. A primeira mostra como se chega à base; a segunda, de que natureza são as peças que a moveram. Nenhuma das duas substitui o julgamento do contador, mas as duas fazem com que esse julgamento se apoie em algo visível.

O que torna esta planilha um controle interno

Vale ser claro sobre o que este arquivo é e o que não é. É uma planilha de controle interno e de conversa com o contador: um registro ordenado das diferenças, com o seu valor, a sua natureza e o seu motivo. Não é uma declaração, não substitui um documento oficial e não se apresenta a nenhuma autoridade. A declaração é montada por quem tem a responsabilidade de assiná-la, com os critérios e o respaldo que correspondam; este modelo é o material de trabalho que chega antes desse passo.

Essa separação é uma vantagem, e não uma limitação. Como é uma planilha interna, pode ter o nível de detalhe que convier: uma linha por item, uma observação por diferença, uma marca de revisão. E como é interna, pode ser atualizada quantas vezes for preciso enquanto o fechamento se aproxima, sem a rigidez de um documento que se apresenta uma única vez.

Um hábito que organiza o fechamento

Manter a conciliação em uma planilha tem um benefício que não se vê à primeira vista: obriga a nomear cada diferença. Um ajuste que não se consegue explicar em uma observação provavelmente não está bem entendido, e uma diferença da qual não se sabe se é permanente ou temporária é uma pergunta que ainda não foi feita ao contador. O formato transforma as duas coisas em uma tarefa concreta que se resolve na mesma planilha.

A conciliação também melhora com o costume. No primeiro ano cada linha custa; a partir do segundo, muitas das diferenças se repetem e a planilha quase se monta sozinha, porque o trabalho é revisar o que já estava e confirmar se continua igual.

No fim, a pergunta que o formato responde é simples: por que o que o negócio ganhou não é o mesmo que se declara? Responder isso por escrito, linha por linha, com o tipo de cada diferença e uma conferência ao pé, é o que separa um número que se explica de um número que apenas se afirma.

Um sistema que leva a contabilidade e o estoque como parte da sua operação diária faz com que essa revisão seja mais curta, porque os dados dos quais saem os ajustes já estão em dia. Kardex Tauro aponta para esse ponto: reúne o registro contábil e o movimento do estoque em um mesmo lugar, de modo que, ao chegar o fechamento, a conciliação seja uma revisão e não uma reconstrução. Enquanto isso, este modelo cumpre o seu papel de controle interno.