Modelo de balanço patrimonial no Excel: ativo, passivo e patrimônio

Modelo de balanço patrimonial no Excel: ativo, passivo e patrimônio

Em algum momento do mês é preciso responder uma pergunta simples: quanto o negócio tem, quanto ele deve e quanto é realmente dos donos. Essa resposta, colocada numa planilha com as colunas certas, é o balanço patrimonial. Não é preciso um sistema grande para tê-la à mão: basta uma lista de contas, um grupo bem atribuído a cada uma e duas colunas de saldos. O resumo se monta sozinho.

Este modelo de balanço patrimonial no Excel foi feito exatamente para isso. É uma única planilha: em cima fica a lista de contas com os seus saldos e, embaixo e separado, o resumo do balanço por grandes grupos. A planilha não exige fórmulas complicadas nem uma ordem especial dos dados; exige duas coisas: que cada conta tenha o seu saldo e que cada conta tenha o seu grupo. Com essas duas coisas, os subtotais e o total aparecem sem que ninguém os digite.

O que é o balanço e para que serve

O balanço patrimonial é a fotografia do negócio numa data. De um lado está o ativo: tudo o que o negócio tem e de que espera um benefício. Ali entram o dinheiro em caixa, os saldos em bancos, o que os clientes devem, o estoque, as máquinas, os móveis e o equipamento. Do outro lado estão o passivo e o patrimônio: de onde saiu aquilo que se tem. O que foi comprado com dívida mora no passivo; o que foi financiado com recursos dos donos e com os lucros reinvestidos mora no patrimônio.

Serve para três coisas concretas. A primeira é saber se o negócio consegue atender o que deve no curto prazo: compara-se o que está em bancos e o que está para receber com o que vence neste ano. A segunda é ver como o negócio cresceu: um balanço de hoje contra um do ano passado mostra se o que aumentou foram as máquinas ou foi a dívida. A terceira é responder a quem pedir: o sócio, o banco, o contador ou quem revise as contas antes de uma decisão.

A ideia que sustenta todo o formato é uma só: os dois lados contam a mesma história por lados diferentes. Tudo o que o negócio tem saiu de algum lugar, de um credor ou dos donos. Por isso o ativo tem de ser igual ao passivo mais o patrimônio. Quando isso acontece, o balanço fecha; quando não acontece, há algo registrado errado e a própria planilha mostra isso na sua última linha.

As sete colunas da planilha

A lista de contas ocupa a parte de cima e tem sete colunas. As seis primeiras são as que se veem sempre; a sétima é a que evita que um número estranho fique sem explicação.

A linha 105 fecha a lista com os totais e o resumo do balanço começa na linha 107. Esse espaço no meio não é decoração: separa o detalhe do resultado e faz com que o resumo seja lido pelo que ele é, uma conclusão e não mais uma linha da lista.

O grupo é escolhido da lista e dele saem os subtotais

Cada conta leva um grupo, e esse grupo não se escreve à mão: escolhe-se da lista suspensa que a planilha traz. A lista tem cinco opções e nenhuma mais: ativo circulante, ativo não circulante, passivo circulante, passivo não circulante e patrimônio. Escolher da lista em vez de digitar livre é o que sustenta todo o resto; uma letra a mais, um espaço a mais ou uma maiúscula diferente e o subtotal dessa conta se perde sem que apareça nenhum aviso.

Desse grupo saem os subtotais, um para cada opção. A planilha não adivinha a que grupo uma conta pertence pelo nome nem pelo código: ela lê o que diz a coluna do grupo e soma ali. Por isso o passo mais importante ao montar o arquivo é revisar essa coluna linha por linha antes de olhar o resumo.

A separação entre circulante e não circulante é a que mais se erra. A regra prática é simples: circulante é o que se espera transformar em dinheiro, receber ou pagar dentro do ano; não circulante é todo o resto. Um empréstimo pago em parcelas ao longo de vários anos tem uma parte circulante e uma parte não circulante, e na planilha isso se resolve com duas linhas.

A coluna de variação compara com o período anterior

As duas colunas de saldos contam uma história que uma só não conta. O saldo atual diz quanto há hoje; o saldo anterior diz quanto havia no fechamento passado. A variação é a subtração dos dois e se calcula sozinha, de modo que não é preciso digitá-la nem conferi-la.

Essa coluna é a que transforma o balanço numa ferramenta de trabalho e não numa fotografia solta. Um estoque de 2.800.000 não diz nada por si só; o mesmo estoque com uma variação de 400.000 para cima diz que a compra cresceu mais rápido que a venda e que ali há dinheiro parado. Cobrar uma conta que está ficando velha, parar de acumular mercadoria ou entender por que um fornecedor subiu são decisões que saem da leitura da variação e não do saldo.

As contas de natureza contrária se escrevem com sinal de menos

Há contas que vivem dentro de um grupo mas vão contra ele. O caso mais claro é a depreciação acumulada: é uma conta do ativo não circulante, mas não soma, subtrai. Escreve-se com sinal de menos, por exemplo -1.200.000, e o subtotal do grupo a toma com esse sinal.

Escrevê-la em positivo é o erro que desmonta o balanço sem que se note à primeira vista, porque o total do ativo fica inflado por um valor que na verdade já se consumiu. O mesmo vale para outras contas de natureza contrária, como a provisão de contas a receber quando é tratada em separado ou os adiantamentos recebidos dentro do passivo. A regra é a mesma para todas: se a conta subtrai dentro do seu grupo, vai com sinal de menos; se soma, vai em positivo. A planilha não corrige esse sinal sozinha, então revisar esses casos faz parte do trabalho.

O exemplo completo: um balanço que fecha

Com os números do arquivo de exemplo o resumo fica assim. Vale a pena ler tudo antes de preencher o seu, porque mostra como é um balanço terminado e fechado.

Abaixo do resumo fica a linha que diz se o balanço fecha: compara o total do ativo com o total do passivo mais o patrimônio. Aqui os dois são 20.400.000 e a diferença fica em zero, então o balanço fecha. Essa linha é a conferência do formato e não uma opinião: se não der zero, a diferença aparece e o trabalho não está terminado.

Quanto à variação, o caixa vinha de 1.200.000 e sobe 300.000, então fecha em 1.500.000. Esse é o tipo de leitura que a coluna automática deixa à vista: não um dado a mais, mas a explicação da mudança de um período para o outro.

Como montar, passo a passo

1. Copie a lista de contas do plano de contas e apague as que não se movimentam no período.
2. Deixe uma conta por linha e confira que o código é o mesmo do plano de contas.
3. Escolha o grupo de cada conta na lista suspensa; não o escreva à mão.
4. Carregue o saldo anterior com o fechamento do período passado e o saldo atual com o de hoje.
5. Revise as contas de natureza contrária e deixe-as com sinal de menos.
6. Olhe o resumo: o total do ativo deve ser igual ao do passivo mais o patrimônio. Se não coincidir, procure na coluna do grupo antes de procurar nos números.

Erros que se repetem

• Escrever o grupo à mão em vez de escolhê-lo da lista.
• Deixar a depreciação acumulada em positivo.
• Carregar o saldo anterior igual ao atual, com o que a variação fica em zero e não diz nada.
• Classificar como não circulante algo que se recebe ou se paga dentro do ano.
• Somar à mão por cima do resumo: se a planilha fecha, os subtotais já estão tomados.

Fechamento: controle interno e de onde saem as contas

A lista de contas desta planilha sai do plano de contas do negócio. Se você ainda não tem um montado, o texto do blog sobre o plano de contas mostra como construí-lo e como numerá-lo, e o link de download deste modelo fica abaixo. Um plano de contas organizado faz o balanço ser montado em minutos; com contas repetidas ou nomes diferentes para o mesmo fato, a coluna do grupo vira uma dor de cabeça.

Vale repetir, porque é o que dá confiança ao arquivo: este balanço é uma ferramenta de controle interno e de trabalho diário. Não substitui um documento oficial nem uma declaração, e não substitui a assinatura de quem revisa as contas. O seu valor está no controle: mostrar a situação do negócio com clareza e deixar qualquer diferença à vista, em vez de escondê-la.

Um balanço que fecha não é um balanço perfeito; é um balanço terminado. Essa é a diferença que o formato ajuda a manter no dia a dia.