Modelo de plano de manutenção preventiva em Excel

Modelo de plano de manutenção preventiva em Excel

Pergunte ao dono de uma oficina quando foi a última revisão do compressor e dificilmente sai uma data. Sai um "acho que foi antes do Carnaval", uma lembrança do técnico que atendia antes e uma busca na gaveta por uma nota que talvez ainda esteja lá. Pergunte quando é a próxima e a resposta vira palpite.

O que falta quase nunca é a lista de equipamentos: todo mundo sabe de cor o que tem no galpão, onde fica e para que serve. O que falta é o intervalo e a data. Saber qual máquina vence nesta semana, qual já passou do prazo e qual pode esperar o mês mais tranquilo é uma decisão que se toma toda segunda-feira e quase sempre no escuro. Sem essa data, a manutenção preventiva vira corretiva com um nome mais simpático, e a conta chega em forma de hora parada, peça comprada às pressas e cliente que não recebeu.

Esta planilha resolve só essa parte: um calendário por equipamento, com a frequência de cada atividade, a data do último serviço, a data do próximo, os dias que faltam e uma situação que muda de cor sozinha. Ela não programa a produção, não emite ordem de serviço e não controla peça de reposição. É a página que se abre na segunda-feira de manhã para decidir em qual equipamento se mexe primeiro.

O que é o modelo e para quem ele foi feito

É uma planilha com uma linha para cada combinação de equipamento e atividade. Cada linha guarda o mínimo para responder a três perguntas: de quanto em quanto tempo, quando foi a última vez e quando é a próxima. O resto — próximo serviço, dias restantes, situação — a planilha calcula. Você informa nomes, datas e intervalos; a aritmética não é problema seu.

Foi pensada para quem tem entre cinco e cinquenta equipamentos próprios e os mantém com equipe interna ou com um técnico que aparece quando é chamado: oficinas mecânicas, padarias com fornos e masseiras, frotas pequenas de entrega, indústrias de alimentos, lavanderias, consultórios com autoclave, gráficas e depósitos com empilhadeira. Em todos esses lugares o roteiro é o mesmo: se a máquina para sem avisar, a operação para junto.

Ela não substitui o manual do equipamento: traduz o manual para um calendário que dá para revisar e corrigir. Se o fabricante pede a conferência de uma peça a cada tantas horas de uso, essa recomendação vira aqui uma frequência em dias. A planilha não decide por você; só impede que a decisão seja esquecida.

O que o modelo traz

O cabeçalho é a primeira coisa a ajustar: a data de referência e o limite de aviso, ou seja, com quantos dias de antecedência você quer saber. Uma oficina que compra peça sob encomenda vai usar um limite folgado; uma padaria que resolve no mesmo dia vai deixá-lo curto.

Não há bloco escondido nem macro. Se um número não fecha, selecione a célula e veja de onde ele vem.

As colunas, uma por uma

As três colunas calculadas são justamente as que ninguém preenche. No momento em que alguém digita por cima delas, a linha deixa de responder e o rodapé começa a mentir.

A coluna de atividade merece atenção. "Manutenção geral" não é atividade, é intenção. Uma linha que diz "troca de óleo e filtro de ar" pode ser programada, orçada e conferida; uma que diz "revisão geral" termina sempre numa discussão sobre o que foi revisado. Duas rotinas com frequências diferentes vão em duas linhas, mesmo que dividam código e local.

Como o próximo serviço e a situação são calculados

O próximo serviço não se digita: soma-se. A planilha pega a data da coluna de último serviço e acrescenta o número de dias da frequência. Uma data mais um número de dias é outra data, e a fórmula é só isso: conta dias corridos, sem mês de tamanho diferente e sem ano bissexto para lembrar.

Os dias restantes são a subtração que transforma o calendário numa lista de prioridades: tira-se a data de referência do próximo serviço. Resultado positivo quer dizer que faltam aqueles dias; zero quer dizer que o serviço é hoje; negativo quer dizer que o equipamento está exatamente aqueles dias atrasado. O sinal é a informação mais valiosa da folha, porque um atraso de três dias e um de três meses parecem iguais numa lista de datas e muito diferentes num número negativo.

A situação não é opinião, é limite. A planilha compara os dias restantes com a célula de aviso do cabeçalho e separa as linhas em três grupos: vencido quando o número já é negativo, próximo quando sobra pouca margem e em dia quando ainda há folga. Como o limite é uma célula editável, o mesmo arquivo serve para o equipamento crítico que precisa de um mês de antecedência e para o secundário que se resolve na mesma semana.

Vale ler essa tabela de trás para a frente, porque é assim que funciona na prática: no dia em que o serviço é feito o contador começa na frequência e cai um dia a cada dia que passa. Com frequência de 60 dias, passados 45 o contador marca 15 e o equipamento segue em dia; passados 61 ele marca menos um e a situação já virou vencido. Com 365 o mecanismo é idêntico, só mais lento: meses de tranquilidade e depois o alerta. A planilha de exemplo traz cinco equipamentos e quatro frequências diferentes, e é por isso que a mesma conta precisa funcionar bem no intervalo curto e no longo.

Aqui está o detalhe que mantém o modelo útil daqui a dois anos: não há data escrita à mão nem um "hoje" fixo escondido numa célula. A data de referência é um dado do cabeçalho, e toda data do plano nasce de um serviço realmente executado. Quando o técnico termina, você troca a data de último serviço e a linha inteira se reorganiza: o próximo serviço se desloca, o contador volta ao topo e a situação retorna à zona tranquila. Nada envelhece, porque nada foi escrito como se fosse a data de hoje.

O rodapé não conta linhas, conta situações. Soma quantas linhas estão vencidas, quantas próximas e quantas em dia, e mostra o total. A planilha de exemplo tem cinco equipamentos, então as três caixas precisam somar cinco. Se um dia somarem quatro ou seis, há uma situação digitada à mão, uma data errada ou uma frequência em branco — e é aí que se olha primeiro, antes de confiar no resumo.

Passo a passo

1. Abra a planilha e comece pelo cabeçalho: informe a data de referência e o limite de aviso em dias. Sem esses dois dados o semáforo não quer dizer nada.
2. Liste equipamentos e atividades. Uma linha por combinação: um compressor com troca de óleo e troca de filtro são duas linhas, não uma com duas tarefas.
3. Escreva a frequência em dias: do manual, quando existe; da experiência do técnico, quando não; do histórico de falhas, quando houver. Frequência inventada só adia o problema.
4. Escreva a data do último serviço como ela aparece na nota ou no caderno de ocorrências. Se não houver certeza, use a última revisão conhecida e registre isso: uma data aproximada e assumida vale mais do que uma data inventada.
5. Confira se as três colunas calculadas ficaram preenchidas em todas as linhas. Linha sem próximo serviço é linha que nunca vai avisar.
6. Ordene por dias restantes, do menor para o maior. A primeira linha é a que recebe atenção; o resto da ordem é conversa.
7. Depois de cada intervenção, atualize a data de último serviço e o custo real. A linha se reorganiza sozinha e o plano continua vivo sem ser refeito.

Erros comuns

• Informar a frequência em meses quando a coluna pede dias. O plano estica e ninguém entende por que ele nunca avisa.
• Guardar a data em que o serviço foi programado em vez da data em que foi feito. Serviço marcado e não executado empurra o calendário sem ter mantido nada.
• Deixar de fora os equipamentos que "quase não são usados". São exatamente os que ninguém confere e os que quebram no pior dia.
• Digitar por cima da situação para corrigir uma linha. Isso quebra a contagem do rodapé e joga fora a única conferência cruzada do arquivo.
• Descrever atividades tão vagas que não se sabe o que foi feito nem como conferir o serviço terminado.
• Esquecer de avançar a data de referência e confiar numa cor da semana passada. Painel lido com data velha é painel que engana.

Quando vale a pena migrar para um software

A planilha funciona bem até algumas dezenas de equipamentos, com um responsável e um único local. Quando o plano cresce em qualquer uma dessas três direções, começa a custar mais do que entrega: duas pessoas editando o mesmo arquivo terminam com duas verdades, e um equipamento que muda de unidade perde o histórico no caminho.

A migração faz sentido quando é preciso histórico por equipamento — o que foi trocado, quando e com qual peça — e não apenas a próxima data; quando é preciso emitir e encerrar ordem de serviço; quando é preciso saber se a peça está no almoxarifado antes de marcar a parada. Nesse ponto a planilha fica curta por projeto, não por falta de fórmula. O Kardex Tauro cobre essa parte quando a manutenção deixa de ser calendário e passa a ser processo com responsáveis, peças e custos que precisam ser cruzados com o estoque; enquanto o plano couber numa pessoa e numa tela, este modelo dá conta.

Na captura aparece a planilha como ela é entregue: os parâmetros no cabeçalho, as linhas de equipamentos com frequência e último serviço e, à direita, as três colunas que se preenchem sozinhas, com a cor da situação sobre a última. Repare em duas coisas antes de carregar seus dados: se a coluna de dias restantes está do menor para o maior, porque assim a primeira linha é a que precisa de atenção, e se as três caixas do rodapé somam exatamente o número de linhas da tabela. Passando nessas duas conferências, o plano está bem montado e só falta usar.

Plano de manutenção não impede que o equipamento quebre; impede que você descubra tarde. Com frequência registrada, data de último serviço e contador de dias, a conversa de segunda-feira deixa de ser "acho que o compressor está na hora" e passa a ser "faltam quinze dias para o compressor". Repetida toda semana, essa diferença é o que separa a oficina que improvisa da que sustenta a operação.